مقدمه
بکاپ‌گیری از اطلاعات مالی در نرم‌افزارهای حسابداری یکی از مهم‌ترین اقداماتی است که هر حسابدار یا مدیر مالی باید انجام دهد. در نرم‌افزار سپیدار، اطلاعات مالی در یک پایگاه داده ذخیره می‌شود که در صورت بروز مشکلاتی مانند حملات باج‌افزاری، خرابی سخت‌افزار یا مشکلات نرم‌افزاری، ممکن است از بین برود. بنابراین، آشنایی با روش‌های بکاپ‌گیری و بازیابی اطلاعات در سپیدار از اهمیت بالایی برخوردار است.
نحوه بکاپ‌گیری از اطلاعات در نرم‌افزار سپیدار
در نرم‌افزار سپیدار امکان بکاپ‌گیری به دو روش دستی و خودکار وجود دارد که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم.
بکاپ‌گیری دستی
در روش بکاپ‌گیری دستی، کاربر باید به‌صورت دوره‌ای از اطلاعات نرم‌افزار نسخه پشتیبان تهیه کند. برای انجام این کار مراحل زیر را دنبال کنید:
- وارد نرم‌افزار سپیدار شوید.
- از منوی تنظیمات به بخش عملیات تهیه نسخه پشتیبان بروید.
- در قسمت مسیر فایل بر روی سرور، مسیر ذخیره فایل پشتیبان را مشخص کنید.
- دکمه ایجاد نسخه پشتیبان را بزنید.
- پس از اتمام فرایند، فایل بکاپ در مسیر مشخص‌شده ذخیره خواهد شد.
بکاپ‌گیری خودکار
نرم‌افزار سپیدار این امکان را دارد که به‌صورت خودکار در زمان‌های مشخص نسخه پشتیبان از اطلاعات تهیه کند. برای فعال‌سازی این قابلیت:
- وارد تنظیمات نرم‌افزار شوید.
- گزینه تنظیم تهیه پشتیبان خودکار را انتخاب کنید.
- مسیر ذخیره فایل بکاپ را مشخص کنید.
- فاصله زمانی برای تهیه نسخه پشتیبان را تنظیم کنید (مثلاً هر روز یا هر هفته).
- ساعت اجرای عملیات بکاپ‌گیری را تعیین کنید.
- دکمه ذخیره را بزنید تا تنظیمات اعمال شود.
با این کار، نرم‌افزار در ساعت و تاریخ مشخص‌شده، به‌طور خودکار از اطلاعات بکاپ‌گیری می‌کند.
نکات مهم در نگهداری فایل‌های بکاپ
تهیه بکاپ تنها بخشی از فرایند حفاظت از اطلاعات است. برای جلوگیری از مشکلات احتمالی، رعایت نکات زیر توصیه می‌شود:
محل ذخیره فایل‌های بکاپ
- نگهداری بکاپ در فضای ذخیره‌سازی جداگانه: فایل‌های بکاپ را در هارد اکسترنال یا سرورهای ابری ذخیره کنید تا در صورت خرابی سیستم اصلی، نسخه پشتیبان همچنان در دسترس باشد.
- استفاده از فضای ابری: برخی از شرکت‌ها از سرویس‌های ابری برای ذخیره‌سازی اطلاعات استفاده می‌کنند که گزینه‌ای ایمن برای محافظت از داده‌ها محسوب می‌شود.
- عدم ذخیره در همان سیستم اصلی: اگر فایل‌های بکاپ در همان سیستمی ذخیره شوند که نرم‌افزار روی آن اجرا می‌شود، در صورت بروز مشکلاتی مانند ویروسی شدن سیستم، این فایل‌ها نیز ممکن است آسیب ببینند.
دوره‌های بکاپ‌گیری
- برای شرکت‌هایی که حجم بالای اطلاعات دارند، بکاپ‌گیری روزانه توصیه می‌شود.
- در شرکت‌های کوچک‌تر، بکاپ‌گیری هفتگی یا ماهانه ممکن است کافی باشد.
- بهتر است چندین نسخه از بکاپ‌ها نگهداری شود تا در صورت خراب شدن یک فایل بکاپ، نسخه‌های قبلی قابل بازیابی باشند.
بررسی صحت فایل‌های بکاپ
- به‌صورت دوره‌ای، یکی از فایل‌های بکاپ را روی سیستم تست کنید تا مطمئن شوید که اطلاعات به‌درستی ذخیره شده‌اند.
- از نرم‌افزارهای تشخیص سلامت فایل استفاده کنید تا بررسی شود که فایل بکاپ بدون مشکل ذخیره شده است.
بازگردانی اطلاعات از فایل بکاپ
در صورتی که اطلاعات نرم‌افزار سپیدار از بین برود یا نیاز به بازگردانی اطلاعات گذشته داشته باشید، می‌توانید فایل بکاپ را بازیابی کنید. برای این کار:
- وارد نرم‌افزار سپیدار شوید.
- از بخش تنظیمات گزینه بازیابی نسخه پشتیبان را انتخاب کنید.
- فایل بکاپ موردنظر را از مسیر ذخیره‌سازی انتخاب کنید.
- روی دکمه بازیابی اطلاعات کلیک کنید.
- پس از تکمیل فرآیند، اطلاعات شما به آخرین نسخه بکاپ برمی‌گردد.
اهمیت بکاپ‌گیری در کسب‌وکارها
در بسیاری از شرکت‌ها، از بین رفتن اطلاعات مالی می‌تواند خسارات جبران‌ناپذیری به همراه داشته باشد. برخی از مهم‌ترین دلایل اهمیت بکاپ‌گیری عبارتند از:
- حفاظت در برابر حملات سایبری: باج‌افزارها و ویروس‌های مخرب می‌توانند فایل‌های نرم‌افزار حسابداری را رمزنگاری یا حذف کنند. داشتن بکاپ به شما این امکان را می‌دهد که اطلاعات خود را بازیابی کنید.
- جلوگیری از از دست رفتن اطلاعات به دلیل خطای انسانی: ممکن است اطلاعات به‌اشتباه حذف شوند. داشتن بکاپ از این مشکل جلوگیری می‌کند.
- امکان بازگشت به اطلاعات قبلی: گاهی لازم است که به داده‌های گذشته دسترسی داشته باشید. فایل‌های بکاپ این امکان را فراهم می‌کنند.
خدمات حساب تیوب برای امنیت اطلاعات
در حساب تیوب، علاوه بر ارائه آموزش‌های نرم‌افزار سپیدار، خدماتی نیز برای ایمن‌سازی اطلاعات ارائه می‌شود. یکی از این خدمات، اتصال فایل‌های بکاپ به فضای ابری است. در این روش، بکاپ‌های تهیه‌شده به‌صورت خودکار در یک فضای ابری ایمن ذخیره می‌شوند تا در صورت بروز مشکل، امکان بازیابی اطلاعات وجود داشته باشد.
همچنین، در حساب تیوب پیشنهاد می‌شود که کاربران از ترکیب فضای ابری و هارد اکسترنال برای نگهداری بکاپ‌ها استفاده کنند. به این ترتیب، حتی در صورت از بین رفتن یکی از نسخه‌های بکاپ، همچنان یک نسخه دیگر در دسترس خواهد بود.
نتیجه‌گیری
بکاپ‌گیری منظم از اطلاعات نرم‌افزار سپیدار یکی از ضروری‌ترین اقدامات برای جلوگیری از از بین رفتن داده‌های مالی است. استفاده از روش‌های بکاپ‌گیری دستی و خودکار، نگهداری فایل‌های بکاپ در چند محل مختلف و بررسی صحت بکاپ‌ها از جمله نکات مهمی است که باید موردتوجه قرار گیرد. همچنین، با استفاده از فضای ابری و هارد اکسترنال می‌توان احتمال از بین رفتن اطلاعات را به حداقل رساند.
برای آشنایی بیشتر با روش‌های بکاپ‌گیری و سایر نکات مهم در استفاده از نرم‌افزار سپیدار، می‌توانید از آموزش‌های حساب تیوب بهره ببرید.
