عملیات چک چیست؟
عملیات چک در نرمافزار سپیدار به فرآیندهایی اطلاق میشود که در آنها چکها یا دریافت میشوند یا پرداخت. به این معنا که زمانی که چک دریافت میشود، ابتدا باید این اقدام از طریق فرم رسید دریافت ثبت گردد تا مبلغ آن به درستی در سیستم ثبت و تایید شود. از سوی دیگر، در صورت پرداخت چک، باید پرداخت آن از طریق اعلامیه پرداخت وارد سیستم گردد تا سوابق مالی بهدرستی بروزرسانی شود و تمامی مراحل بهطور شفاف و دقیق ثبت شوند.
واگذار چک با بانک
واگذاری چک به بانک یک فرآیند مهم در مدیریت مالی است که نیازمند ثبت صحیح اطلاعات در نرمافزار سپیدار میباشد. زمانی که یک چک را از شخص یا سازمانی دریافت میکنیم، ابتدا باید این چک را در بخش رسید دریافت ثبت کنیم تا اطلاعات مربوط به آن در سیستم ذخیره گردد. پس از این مرحله، در صورتی که بخواهیم چک را به بانک واگذار کنیم، باید از طریق ماژول دریافت و پرداخت و در بخش عملیات، گزینه عملیات بانکی چک دریافتنی را انتخاب نماییم.
در پنجرهای که باز میشود، در فیلد نوع، گزینه واگذار به بانک را انتخاب کرده و سپس تاریخ مربوط به واگذاری چک را وارد میکنیم. علاوه بر این، باید حساب بانکی خود را که قرار است چک به آن منتقل شود، در بخش مربوطه انتخاب کنیم. در مرحله بعد، در بخش پایینتر فرم، یک ردیف جدید ایجاد کرده و چک مورد نظر را از لیست موجود انتخاب مینماییم. در نهایت، پس از بررسی تمامی اطلاعات وارد شده، فرم را ذخیره کرده و عملیات واگذاری چک به بانک بهدرستی ثبت میشود.
وصول و واخواست چک
فرآیند وصول و واخواست چکهای دریافتنی در نرمافزار سپیدار یکی از مراحل در مدیریت چکها و رسیدگی به وضعیت آنهاست. برای ثبت عملیات وصول و واخواست چک، باید از طریق فرم عملیات بانکی چک دریافتنی اقدام کنیم. پس از انجام عملیات واگذاری چک به بانک، گزینه وصول و واخواست را انتخاب مینماییم تا وارد بخش مربوطه شویم.
در این مرحله، ابتدا تاریخ مورد نظر برای ثبت عملیات وصول یا واخواست چک را وارد میکنیم. سپس در قسمت پایینتر فرم، یک ردیف جدید ایجاد میکنیم که در آن لیستی از چکهایی که پیشتر به بانک واگذار شدهاند، نمایش داده میشود. در این لیست، میتوانیم چک مورد نظر را انتخاب کرده و وضعیت آن را طبق نیاز خود ثبت کنیم. در ردیف ایجاد شده، با توجه به وضعیت چک و نوع عملیاتی که میخواهیم انجام دهیم، میتوانیم وضعیت چک را روی یکی از دو گزینه وصول یا واخواست قرار دهیم. پس از اطمینان از صحت اطلاعات وارد شده و تعیین وضعیت دقیق چک، فرم را ذخیره میکنیم.
نقد کردن چک
فرآیند نقد کردن چک دریافتی در نرمافزار سپیدار برای مواقعی است که بخواهیم مبلغ چک را بهصورت نقدی دریافت کنیم. در این حالت، نیازی به انجام عملیات واگذاری چک به بانک نیست. پس از آنکه چک دریافتی را در بخش رسید دریافت ثبت کردیم، برای نقد کردن آن باید به بخش عملیات بانکی چک دریافتنی مراجعه کرده و گزینه نقد کردن را انتخاب نماییم.
در این مرحله، در فیلد صندوق، باید صندوق مورد نظر خود را انتخاب کنیم، زیرا مبالغ دریافتی از بانک بهصورت نقدی می باشد و باید به صندوق مورد نظر انتقال پیدا کند. پس از انتخاب صندوق، در بخش پایین فرم، یک ردیف جدید ایجاد میکنیم. سپس در این ردیف، چک مورد نظر را از میان چکهای دریافتی انتخاب کرده و اطلاعات مربوطه را وارد مینماییم. در نهایت، پس از اطمینان از صحت اطلاعات وارد شده و انتخاب چک مورد نظر، فرم را ذخیره میکنیم تا فرآیند نقد کردن چک بهطور صحیح و دقیق در سیستم ثبت شود. این فرآیند بهطور کامل وضعیت دریافت وجه نقدی از چک را پیگیری کرده و آن را در سیستم مالی ثبت میکند.
استرداد چک دریافتی
عملیات استرداد چک دریافتی به زمانی اطلاق میشود که چکی که قبلا از شخص یا سازمانی دریافت کردهایم، به هر دلیلی باید به همان شخص بازگردانده شود. این فرآیند بهعنوان استرداد چک دریافتنی شناخته میشود و در نرمافزار سپیدار با استفاده از ماژول دریافت و پرداخت انجام میشود.
برای ثبت استرداد چک دریافتی در نرمافزار سپیدار، ابتدا باید به قسمت عملیات در ماژول دریافت و پرداخت مراجعه کرده و گزینه استرداد چک جدید را انتخاب کنیم. پس از باز شدن پنجره مربوطه، در فیلد نوع، گزینه استرداد چک دریافتنی را انتخاب مینماییم تا سیستم بداند که چک دریافتی قرار است به صاحب خود بازگردانده شود.
در ادامه، باید تاریخ دقیق استرداد چک را وارد کرده و شرح کاملی از دلایل استرداد یا هر توضیح دیگری که مرتبط با این عملیات است، وارد کنیم. همچنین در این بخش، باید طرف حساب مربوطه را که همان شخص یا سازمانی است که چک را به ما ارائه داده، انتخاب کنیم تا ارتباط مالی بهطور دقیق در سیستم ثبت شود. پس از انجام این مراحل، در قسمت پایین فرم، یک ردیف جدید ایجاد میکنیم و چک مورد نظر را از لیست چکهای دریافتی انتخاب مینماییم. با اتمام مراحل و وارد کردن تمامی اطلاعات لازم، فرم را ذخیره میکنیم.
استرداد چک پرداختی
عملیات استرداد چک پرداختی زمانی انجام میشود که یک چک را به شخص یا سازمانی پرداخت کردهایم و آن شخص یا سازمان به دلایلی تصمیم میگیرد که چک را به ما بازگرداند. این فرآیند بهعنوان استرداد چک پرداختنی شناخته میشود و در نرمافزار سپیدار برای ثبت آن باید مراحل آن را طی کنیم.
برای ثبت عملیات استرداد چک پرداختی، ابتدا باید به ماژول دریافت و پرداخت در نرمافزار سپیدار مراجعه کرده و گزینه استرداد چک جدید را انتخاب کنیم. پس از انتخاب این گزینه، در پنجرهای که باز میشود، در فیلد نوع، گزینه استرداد چک پرداختنی را از میان گزینههای موجود انتخاب میکنیم تا سیستم بداند که فرآیند مربوط به چک پرداختی است که به صاحب خود بازگردانده میشود.
در ادامه، تاریخ دقیق استرداد چک را وارد کرده و شرح کاملی از دلیل استرداد چک یا توضیحات مرتبط با این عملیات درج میکنیم. همچنین در فیلد طرف مقابل، باید شخص یا سازمانی که چک را به ما باز میگرداند را انتخاب نماییم تا مشخص شود که این عمل استرداد مربوط به چه شخصی است. پس از تکمیل این بخشها، در قسمت پایین فرم، یک ردیف جدید ایجاد میکنیم و چک مورد نظر را از لیست چکهای پرداختی انتخاب مینماییم. پس از بررسی اطلاعات وارد شده و اطمینان از صحت آنها، فرم را ذخیره میکنیم تا عملیات استرداد چک پرداختی بهطور دقیق در سیستم ثبت شود.
برگشت چک خرج شده
عملیات برگشت چک خرج شده زمانی رخ میدهد که یک چک را از شخصی دریافت کردهایم و آن را به شخص دیگری پرداخت نمودهایم. در صورتی که شخص دوم که چک را از ما دریافت کرده، به هر دلیلی بخواهد چک را دوباره به ما بازگرداند، این فرآیند بهعنوان برگشت چک خرج شده شناخته میشود. برای ثبت این نوع عملیات در نرمافزار سپیدار، باید مراحل مشخصی را طی کنیم.
برای انجام این فرآیند، ابتدا به ماژول دریافت و پرداخت در نرمافزار سپیدار مراجعه میکنیم و سپس گزینه استرداد چک جدید را انتخاب مینماییم. پس از باز شدن پنجره مربوطه، در فیلد نوع، گزینه برگشت چک خرج شده را انتخاب میکنیم. این انتخاب به سیستم نشان میدهد که چک دریافتی که پیشتر به شخص دیگری پرداخت کردهایم، قرار است بهدلیل خاصی به ما بازگردانده شود.
در ادامه، باید اطلاعات لازم را در فرم وارد کنیم که شامل تاریخ دقیق برگشت چک، شرحی از دلایل برگشت چک و سایر توضیحات مرتبط است. همچنین در فیلد طرف مقابل، شخص یا سازمانی که چک را به ما باز میگرداند، باید انتخاب شود تا تمام جزئیات مرتبط با این تراکنش بهطور دقیق در سیستم ثبت گردد. پس از وارد کردن تمامی اطلاعات مورد نیاز، در قسمت پایین فرم یک ردیف جدید ایجاد میکنیم و چک مورد نظر را از میان چکهای خرج شده انتخاب میکنیم. پس از اطمینان از صحت تمامی اطلاعات وارد شده و انتخاب دقیق چک، فرم را ذخیره میکنیم.