مقدمه
یکی از بخش‌های مهم در سیستم مشتریان و فروش نرم‌افزار سپیدار، گزارش مرور جامع طرف حساب است. این گزارش به کاربران کمک می‌کند تا وضعیت حساب مشتریان و تأمین‌کنندگان را بررسی کرده و اطلاعات دقیق‌تری درباره تراکنش‌های مالی مرتبط با آن‌ها داشته باشند. در این مقاله به بررسی کامل این گزارش و نحوه استفاده از آن می‌پردازیم.
نحوه دسترسی به گزارش مرور جامع طرف حساب
برای مشاهده این گزارش در نرم‌افزار سپیدار، ابتدا باید وارد سیستم مشتریان و فروش شوید و سپس از بخش عملیات، گزینه مرور جامع طرف حساب را انتخاب کنید. این گزارش در برخی نسخه‌های سپیدار به عنوان گزینه آخر و در برخی دیگر، گزینه یک مانده به آخر نمایش داده می‌شود.
فیلترگذاری بر روی بازه زمانی گزارش
در قسمت بالای این گزارش، یک فیلتر بازه زمانی قرار دارد که به صورت پیش‌فرض از اولین روز دوره مالی تا آخرین روز دوره مالی را نشان می‌دهد. کاربران می‌توانند بازه زمانی موردنظر خود را تغییر داده و گزارش را بر اساس ماه، سه‌ماهه، شش‌ماهه یا هر بازه دلخواه دیگری تنظیم کنند.
بخش‌های مختلف گزارش
گزارش مرور جامع طرف حساب شامل سه تب اصلی است که هر کدام اطلاعات متفاوتی را نمایش می‌دهند:
1. تب طرف حساب
در این بخش تمامی طرف حساب‌های سیستم نمایش داده می‌شوند. هر طرف حساب ممکن است مشتری، تأمین‌کننده یا سایر نقش‌ها را داشته باشد. اطلاعاتی که در این بخش نمایش داده می‌شود شامل:
- نام طرف حساب
- مانده حساب مشتری
- مانده حساب تأمین‌کننده
- سایر مانده‌های مربوط به طرف حساب
- مانده کل طرف حساب
برای مثال، اگر یک طرف حساب هم مشتری باشد و هم تأمین‌کننده، سیستم مانده هر دو نقش را جداگانه نمایش می‌دهد و در نهایت مانده کل را محاسبه می‌کند.
2. تب اسناد طرف حساب
این بخش تمامی رویدادهای مالی مرتبط با یک طرف حساب را نمایش می‌دهد. کاربر می‌تواند با دابل کلیک روی نام طرف حساب، وارد این بخش شده و تمامی اسناد مالی مربوط به آن را مشاهده کند. اطلاعاتی که در این تب نمایش داده می‌شود شامل:
- کد و نام طرف حساب
- نقش طرف حساب در هر تراکنش
- نوع سند (فاکتور فروش، فاکتور برگشتی، سند حسابداری، رسید دریافت و…)
- مبلغ کل سند
- جزئیات مرتبط با هر سند
این بخش به کاربران کمک می‌کند تا تاریخچه تراکنش‌های هر طرف حساب را بررسی کرده و در صورت وجود خطا یا ابهام، آن را اصلاح کنند.
3. تب اقلام طرف حساب
در این تب، جزئیات مربوط به هر سند نمایش داده می‌شود. به عنوان مثال، اگر یک فاکتور فروش شامل چندین قلم کالا یا خدمت باشد، در این بخش تمامی این اقلام نمایش داده می‌شوند. کاربران می‌توانند از این تب برای بررسی دقیق‌تر محتوای اسناد استفاده کنند.
بررسی مانده طرف حساب‌ها و مقایرت‌گیری
یکی از نکات مهم در استفاده از گزارش مرور جامع طرف حساب، مقایرت‌گیری با گزارش مرور حساب‌ها در سیستم حسابداری است. در صورتی که مانده‌های نمایش داده شده در این دو گزارش با هم مطابقت نداشته باشند، ممکن است اشتباهی در ثبت اسناد مالی رخ داده باشد که باید بررسی و اصلاح شود.
برای انجام این مقایرت:
- مقدار مانده کل در گزارش مرور جامع طرف حساب را یادداشت کنید.
- به بخش مرور حساب‌ها در ماژول حسابداری مراجعه کنید.
- طرف حساب موردنظر را فیلتر کرده و مانده آن را بررسی کنید.
- در صورتی که مقادیر متفاوت بودند، باید علت این اختلاف را بررسی کنید.
نکات مهم هنگام استفاده از گزارش مرور جامع طرف حساب
- در صورت وجود مغایرت بین گزارش مرور حساب‌ها و مرور جامع طرف حساب، ممکن است یکی از اسناد به اشتباه ثبت شده باشد.
- برخی از تراکنش‌ها ممکن است به اشتباه در دسته‌بندی‌های مختلف قرار گرفته باشند، بنابراین همیشه اطلاعات را بررسی کنید.
- در صورتی که گزارش مرور حساب‌ها و مرور جامع طرف حساب برابر باشند، این به معنای صحت همه اطلاعات نیست؛ ممکن است اسنادی به اشتباه ثبت شده باشند که همچنان در گزارشات صحیح نمایش داده می‌شوند.
نتیجه‌گیری
گزارش مرور جامع طرف حساب در نرم‌افزار سپیدار، یکی از ابزارهای کلیدی برای بررسی وضعیت مالی مشتریان و تأمین‌کنندگان است. با استفاده صحیح از این گزارش، کاربران می‌توانند حساب‌های مالی خود را دقیق‌تر مدیریت کرده و از صحت تراکنش‌های ثبت شده اطمینان حاصل کنند. همچنین، استفاده از این گزارش به همراه مرور حساب‌ها می‌تواند به شناسایی و اصلاح مغایرت‌های احتمالی کمک کند.
برای اطلاعات بیشتر و دریافت آموزش‌های پیشرفته‌تر، می‌توانید به سایت حساب تیوب مراجعه کنید و همچنین در کانال یوتیوب و گروه تلگرام حساب تیوب عضو شوید.
