مقدمه
یکی از امکانات مهم در نرم‌افزار حسابداری سپیدار، مدیریت دسته چک است که برای ثبت، کنترل و استفاده از چک‌های پرداختی در سیستم مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این مقاله از حساب تیوب، به نحوه تعریف دسته چک، کنترل شماره چک‌ها، حذف دسته چک، و نکات مهم در مدیریت آن می‌پردازیم.
مفهوم دسته چک در سپیدار
دسته چک مجموعه‌ای از برگه‌های چک متصل به یک حساب بانکی است که برای انجام پرداخت‌های غیرنقدی به اشخاص، تأمین‌کنندگان و سایر طرف‌های تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. در نرم‌افزار سپیدار، این امکان فراهم شده است که هر دسته چک به‌صورت جداگانه تعریف و کنترل شود.
نحوه تعریف دسته چک در سپیدار
1. ورود به بخش تعریف دسته چک
مسیر:
ماژول دریافت و پرداخت → عملیات → دسته چک جدید
پس از ورود به این بخش، فرم تعریف دسته چک باز می‌شود.
2. وارد کردن اطلاعات دسته چک
در فرم باز شده، اطلاعات زیر باید ثبت شود:
- حساب بانکی مرتبط: مشخص کنید که دسته چک مربوط به کدام حساب بانکی است.
- سریال شروع: شماره سریالی که از بانک دریافت کرده‌اید را وارد کنید.
- تعداد برگه‌های چک: معمولاً 25، 50 یا 100 برگ است.
- قالب چک: در حال حاضر چک‌های صیاد مورد استفاده قرار می‌گیرند، بنابراین این گزینه را انتخاب کنید.
پس از تکمیل اطلاعات، روی ذخیره کلیک کنید تا دسته چک در سیستم ثبت شود.
کنترل شماره چک پرداختی در سپیدار
یکی از ویژگی‌های مهم در سپیدار، کنترل شماره چک‌های پرداختی هنگام استفاده از دسته چک است. این قابلیت باعث می‌شود که هنگام صدور چک، فقط شماره‌هایی که در محدوده تعریف‌شده در دسته چک هستند، قابل استفاده باشند.
فعال‌سازی کنترل شماره چک
برای فعال‌سازی این ویژگی:
- به مسیر تنظیمات → تنظیمات سیستم → تب دریافت و پرداخت بروید.
- گزینه “شماره چک پرداختی با دست چک کنترل شود” را فعال کنید.
- تنظیمات را ذخیره کنید.
مزایای کنترل شماره چک پرداختی
- جلوگیری از استفاده تصادفی از شماره‌های چک نامعتبر
- یکپارچگی سیستم مالی و جلوگیری از مغایرت‌ها
- تسهیل فرآیند ردیابی چک‌های صادرشده
حذف دسته چک در سپیدار
در صورتی که دسته چک به‌اشتباه تعریف شده باشد یا دیگر نیازی به آن نباشد، می‌توان آن را حذف کرد.
نحوه حذف دسته چک
- به مسیر ماژول دریافت و پرداخت → فهرست → دسته چک‌ها بروید.
- دسته چک موردنظر را انتخاب کنید.
- روی کلیک راست → حذف کلیک کنید.
نکته مهم: در صورتی که از یک دسته چک چکی صادر شده باشد، امکان حذف آن وجود ندارد و باید ابتدا چک‌های مرتبط را حذف کنید.
چاپ چک در سپیدار
یکی دیگر از امکانات سپیدار، چاپ مستقیم چک از داخل نرم‌افزار است. این ویژگی باعث می‌شود که چک‌ها با اطلاعات صحیح و بدون نیاز به دست‌نویسی صادر شوند.
نحوه چاپ چک
- به مسیر دریافت و پرداخت → عملیات → اعلامیه پرداخت جدید بروید.
- اطلاعات چک را وارد کنید.
- گزینه چاپ چک را انتخاب کنید.
نکته: برای استفاده از این قابلیت، باید فرمت چک در تنظیمات سپیدار تنظیم شده باشد.
نکات مهم در مدیریت دسته چک در سپیدار
- شماره سریال چک‌ها را دقیق وارد کنید تا هنگام صدور چک با مشکل مواجه نشوید.
- در صورت نیاز، کنترل شماره چک را فعال کنید تا از ثبت شماره‌های اشتباه جلوگیری شود.
- چک‌های صادرشده را در سیستم به‌درستی ثبت کنید تا مغایرت بانکی ایجاد نشود.
- قبل از حذف دسته چک، مطمئن شوید که از آن چکی صادر نشده باشد.
نتیجه‌گیری
مدیریت صحیح دسته چک در نرم‌افزار سپیدار، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا پرداخت‌های غیرنقدی خود را دقیق‌تر و بدون مغایرت انجام دهند. با تعریف دسته چک، فعال‌سازی کنترل شماره چک، و استفاده از قابلیت چاپ چک، می‌توان فرآیندهای مالی را بهبود بخشید. حساب تیوب همواره تلاش می‌کند تا با ارائه آموزش‌های جامع، کاربران را در استفاده بهتر از نرم‌افزار سپیدار راهنمایی کند.
