رسید انبار چیست؟
رسید انبار یکی از اسناد کلیدی در مدیریت موجودی و فرآیندهای انبارداری است که به‌منظور ثبت ورود کالاها به انبار مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سند به‌عنوان یک گواهی رسمی، تمامی اطلاعات مربوط به کالاهای واردشده به انبار را ثبت و مستندسازی می‌کند.
ورود کالا به انبار می‌تواند به دلایل و رویدادهای مختلفی انجام شود، از جمله خرید کالا، انتقال کالا بین انبارها، دریافت کالاهای امانی، تولید محصولات جدید و سایر موارد مشابه. برای هر یک از این رویدادها، نوعی خاص از رسید انبار تنظیم و ثبت می‌گردد تا فرآیندهای انبارداری با دقت و نظم بیشتری انجام شوند.
شایان ذکر است که ثبت رسید انبار تنها زمانی مجاز است که کالا به‌طور کامل وارد انبار شده باشد. به‌عبارت دیگر، اگر کالایی توسط فرستنده ارسال شده اما هنوز به انبار تحویل داده نشده است، صدور رسید انبار برای آن کالا غیرمجاز خواهد بود. این نکته از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا ثبت نادرست یا زودهنگام رسید انبار ممکن است موجب بروز مشکلاتی در مدیریت موجودی و محاسبات مالی گردد.
نحوه ثبت رسید انبار جدید
برای ثبت یک رسید انبار جدید، نخست باید به ماژول تأمین‌کنندگان و انبار مراجعه کنید. پس از ورود به این بخش، از قسمت عملیات، گزینه رسید انبار جدید را انتخاب نمایید. با کلیک بر روی این گزینه، فرم مربوط به ثبت رسید انبار باز می‌شود و می‌توانید اطلاعات مورد نیاز را به‌ترتیب و با دقت وارد کنید.
در گام نخست، نوع رسید انبار را تعیین کنید. این نوع رسید بسته به رویداد مرتبط با ورود کالا به انبار، می‌تواند یکی از موارد زیر باشد: خرید داخلی، خرید وارداتی، تولید، سایر یا موجودی انبار. انتخاب نوع رسید انبار اهمیت بسیاری دارد، زیرا اطلاعات مربوط به ورود کالاها در سیستم، بر اساس این انتخاب به‌طور دقیق ثبت و پردازش می‌شود.
سپس باید انباری را که کالا به آن وارد می‌شود، از لیست انبارهای موجود انتخاب کنید. در ادامه، شخص یا نهادی که کالا را تحویل داده است، در فیلد تحویل‌دهنده کالا مشخص نمایید. چنانچه رسید انبار مرتبط با یک فاکتور خرید باشد، می‌توانید آن فاکتور را از فیلد فاکتور خرید انتخاب کنید. با انجام این کار، بسیاری از اطلاعات کالاها به‌صورت خودکار از فاکتور خرید به فرم رسید انبار منتقل می‌شود و نیازی به وارد کردن مجدد اطلاعات نخواهد بود. اما اگر رسید انبار مستقیما و بدون ارتباط با فاکتور خرید ثبت می‌شود، باید تمامی اطلاعات مورد نیاز را به‌صورت دستی وارد نمایید.
در بخش واسط حمل، لازم است مشخص کنید که کالا توسط چه شخص یا شرکتی به انبار شما حمل شده است. این موضوع به‌ویژه در مواردی که هزینه حمل کالا وجود دارد، از اهمیت بالایی برخوردار است. اطلاعات مربوط به هزینه حمل و سایر جزئیات مرتبط با آن را می‌توانید در بخش اطلاعات حمل وارد کنید و سپس با کلیک بر روی گزینه تایید، این مرحله را به پایان برسانید.
تاریخ دقیق ورود کالا به انبار را در فیلد تاریخ رسید انبار ثبت کنید تا تمامی فرآیندها به‌صورت زمان‌بندی‌شده و دقیق ثبت شود. در ادامه، حساب معین مرتبط با عملیات انبارداری را در فیلد حساب معین وارد نمایید. همچنین، در بخش توضیحات می‌توانید شرحی مختصر از جزئیات عملیات را برای مستندسازی بهتر وارد کنید.
در مرحله بعد، برای هر کالایی که به انبار وارد می‌شود، یک ردیف جداگانه در فرم ایجاد کرده و اطلاعات دقیق آن را ثبت کنید. این اطلاعات شامل نام کالا، تعداد، قیمت، و سایر مشخصات مرتبط است. تکمیل دقیق این بخش به شما کمک می‌کند که موجودی انبار به‌صورت شفاف و بی‌نقص مدیریت شود. در نهایت، پس از اطمینان از صحت و کامل بودن اطلاعات وارد شده، فرم رسید انبار را ذخیره کنید. این اقدام موجب می‌شود که ورود کالاها به انبار به‌طور رسمی ثبت شود و موجودی انبار به‌روزرسانی گردد.
مشاهده فهرست و پرینت
برای پرینت گرفتن از رسید انبار، ابتدا باید وارد فرم مربوط به رسید انبار شوید. در بخش بالایی فرم، گزینه‌ای با عنوان پرینت یا چاپ وجود دارد. با کلیک بر روی این گزینه، سیستم به شما امکان انتخاب از میان سایزهای مختلف چاپ را ارائه می‌دهد. شما می‌توانید سایز مورد نظر خود را بر اساس نیاز انتخاب کرده و پس از تنظیمات لازم، نسخه چاپی رسید انبار را دریافت نمایید.
علاوه بر این، برای مشاهده فهرست کامل رسیدهای انبار ثبت‌شده در سیستم، باید به ماژول تامین‌کنندگان و انبار مراجعه کنید. پس از ورود به این ماژول، از بخش فهرست، گزینه رسید انبار را انتخاب نمایید. با انتخاب این گزینه، صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که در آن تمامی رسیدهای انبار ثبت‌شده در سیستم به صورت فهرست‌وار قابل مشاهده هستند. این فهرست به شما امکان می‌دهد که به راحتی اطلاعات مربوط به هر رسید انبار را مشاهده کرده و در صورت نیاز، اقدامات مختلفی از جمله ویرایش، چاپ یا حتی بررسی جزئیات آن را انجام دهید.
نحوه حذف رسید انبار
برای حذف یک رسید انبار، ابتدا باید به ماژول تامین‌کنندگان و انبار در نرم‌افزار سپیدار وارد شوید. پس از ورود به این ماژول، از بخش فهرست، گزینه رسید انبار را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه، صفحه‌ای باز می‌شود که تمامی رسیدهای انبار ثبت‌شده در سیستم را به‌صورت فهرست‌وار نمایش می‌دهد. این فهرست به شما امکان می‌دهد تا تمامی رسیدهای انبار را مشاهده کرده و مورد بررسی قرار دهید.
برای حذف یک رسید انبار خاص، کافی است در این فهرست، رسید مورد نظر را پیدا کنید. پس از یافتن رسید مدنظر، روی آن کلیک راست کرده و از منوی بازشده، گزینه حذف را انتخاب نمایید. سیستم به‌منظور جلوگیری از حذف ناخواسته یا اشتباه، معمولا از شما درخواست تایید نهایی می‌کند. با تایید این مرحله، رسید انبار انتخاب‌شده به‌طور کامل از سیستم حذف خواهد شد.
