آموزش تعریف رسید انبار در نرم افزار سپیدار

مقدمه

یکی از مهم‌ترین عملیات‌های انبارداری در نرم‌افزار سپیدار، رسید انبار است. این فرآیند به ثبت ورود کالا به انبار کمک می‌کند و برای مدیریت موجودی و کنترل حسابداری خرید ضروری است. در این مقاله از حساب تیوب، با مفهوم، مراحل ثبت، و نکات مهم مرتبط با رسید انبار آشنا خواهیم شد.

مفهوم رسید انبار

رسید انبار به معنی ورود کالا از درب انبار به داخل انبار است. این فرآیند فقط زمانی انجام می‌شود که کالا به‌صورت فیزیکی دریافت شده و تحویل انبار شده باشد. اگر کالا در مسیر ارسال باشد، نباید رسید انبار برای آن صادر شود.

دلایل مختلفی برای ورود کالا به انبار وجود دارد که بر اساس آن، انواع رسید انبار تعریف می‌شود:

• خرید داخلی: کالا از یک تأمین‌کننده داخلی خریداری شده و وارد انبار شده است.
• خرید وارداتی: کالا از یک تأمین‌کننده خارجی خریداری شده و پس از ترخیص از گمرک وارد انبار شده است.
• تولید: کالا در فرایند تولید ایجاد شده و حالا به انبار منتقل شده است.
• برگشت خروج انبار: کالایی که قبلاً از انبار خارج شده، به هر دلیلی به انبار بازگردانده شده است.
• امانی: کالایی به‌صورت امانی از طرف شخص یا شرکتی دریافت شده است.
• هدیه یا سایر موارد: کالا بدون پرداخت هزینه و به‌عنوان هدیه دریافت شده و نیاز به ثبت در انبار دارد.

مراحل ثبت رسید انبار در سپیدار

1. ورود به فرم رسید انبار

مسیر دسترسی به فرم رسید انبار در نرم‌افزار سپیدار:

سیستم تأمین‌کنندگان و انبار > عملیات > رسید انبار جدید

پس از ورود، فرم رسید انبار نمایش داده می‌شود.

2. انتخاب نوع رسید انبار

در این مرحله باید تعیین شود که کالا به چه دلیلی وارد انبار شده است. گزینه‌های قابل انتخاب شامل موارد زیر هستند:

• خرید داخلی
• خرید وارداتی
• تولید
• برگشت خروج انبار
• سایر موارد

3. تکمیل اطلاعات اولیه

در این بخش، اطلاعات زیر باید ثبت شود:

• انبار مقصد: مشخص‌کردن انباری که کالا وارد آن می‌شود.
• تحویل‌دهنده: نام تأمین‌کننده یا فردی که کالا را تحویل داده است.
• حساب معین: حساب مرتبط با تأمین‌کننده که در ثبت حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد.
• شماره و تاریخ: شماره سند رسید و تاریخ ثبت آن.
• واحد پولی: انتخاب ارز مورد استفاده در معامله.
• سفارش تولید (در صورت نیاز): در صورتی که رسید مربوط به سفارش تولید خاصی باشد، می‌توان سفارش تولید مرتبط را انتخاب کرد.

4. افزودن اقلام کالا

در این قسمت، کالاهایی که وارد انبار شده‌اند، به همراه تعداد و قیمت آن‌ها ثبت می‌شوند. اگر رسید انبار بر اساس فاکتور خرید باشد، اطلاعات کالاها به‌صورت خودکار از فاکتور خرید استخراج خواهد شد.

در این مرحله، اطلاعات زیر برای هر کالا ثبت می‌شود:

• نام کالا
• تعداد ورودی به انبار
• قیمت واحد

5. ثبت هزینه حمل و نقل

اگر کالا دارای هزینه حمل باشد، این هزینه می‌تواند در رسید انبار وارد شود. این هزینه به‌صورت خودکار در قیمت تمام‌شده کالاها سرشکن می‌شود. برای این کار، باید اطلاعات زیر را ثبت کنید:

• مبلغ حمل‌ونقل
• مالیات و عوارض (در صورت وجود)
• واسط حمل (شرکت یا شخص حمل‌کننده)

پس از ثبت هزینه حمل، مبلغ آن به قیمت تمام‌شده کالاها اضافه خواهد شد.

6. ثبت و صدور سند حسابداری

پس از تکمیل اطلاعات، رسید انبار ذخیره می‌شود. با این کار، سند حسابداری رسید انبار نیز به‌صورت خودکار صادر خواهد شد.

نمونه ثبت سند حسابداری رسید انبار:

پرداخت مبلغ خرید از طریق رسید انبار

در فرم رسید انبار، گزینه‌ای تحت عنوان “پرداخت” وجود دارد که امکان صدور اعلامیه پرداخت را فراهم می‌کند. با استفاده از این گزینه، فرم اعلامیه پرداخت باز شده و اطلاعات موردنیاز به‌صورت خودکار تکمیل می‌شود. این ویژگی باعث می‌شود که پرداخت‌های مرتبط با هر رسید انبار به‌راحتی قابل پیگیری باشد.

چاپ و مستندسازی رسید انبار

برای چاپ رسید انبار، گزینه “پرینت” در فرم رسید انبار وجود دارد. سپیدار به‌صورت پیش‌فرض چندین قالب چاپی ارائه می‌دهد، اما اگر نیاز به طراحی یک فرمت اختصاصی داشته باشید، می‌توانید با حساب تیوب تماس بگیرید و قالب‌های سفارشی موردنظر خود را دریافت کنید.

مدیریت و ویرایش رسیدهای انبار

برای مشاهده و مدیریت رسیدهای انبار ثبت‌شده، مسیر زیر را دنبال کنید:

سیستم تأمین‌کنندگان و انبار > فهرست > رسید انبار

در این بخش، امکان مشاهده، ویرایش، حذف و صدور سند برای رسیدهای انبار وجود دارد.

نکته: اگر فرآیند قیمت‌گذاری اسناد انبار یا انبارگردانی انجام شده باشد، برخی عملیات‌های ویرایشی بر روی رسیدهای انبار غیرممکن خواهد شد. در چنین مواردی، باید ابتدا قیمت‌گذاری یا انبارگردانی را لغو کرده و سپس تغییرات را اعمال کنید.

نتیجه‌گیری

رسید انبار یکی از فرم‌های مهم در نرم‌افزار سپیدار است که برای ثبت ورود کالا به انبار استفاده می‌شود. این فرم دارای انواع مختلفی است که بر اساس نوع ورود کالا تعیین می‌شود. ثبت دقیق رسید انبار باعث کنترل بهتر موجودی، ثبت صحیح هزینه‌های خرید، و بهبود مدیریت مالی شرکت می‌شود.

برای آموزش‌های بیشتر درباره سپیدار، می‌توانید از محتوای آموزشی حساب تیوب استفاده کنید.