مقدمه
یکی از روش‌های دریافت وجه از مشتریان در کسب‌وکارها، دستگاه‌های کارتخوان (POS) است. در نرم‌افزار سپیدار، این امکان وجود دارد که دستگاه‌های کارتخوان به‌طور دقیق تعریف و مدیریت شوند تا تراکنش‌های مالی مرتبط با این دستگاه‌ها در حسابداری به‌درستی ثبت گردد. در این مقاله از حساب تیوب، به نحوه تعریف، مدیریت و حذف دستگاه کارتخوان در سپیدار می‌پردازیم.
دستگاه کارتخوان در سپیدار چیست؟
دستگاه کارتخوان یک پایانه فروش الکترونیکی است که برای دریافت وجه از مشتریان و انتقال مستقیم آن به حساب بانکی صاحب کسب‌وکار استفاده می‌شود. در نرم‌افزار سپیدار، امکان ثبت و کنترل چندین کارتخوان برای حساب‌های مختلف وجود دارد.
نحوه تعریف دستگاه کارتخوان در سپیدار
1. ورود به بخش دستگاه کارتخوان
مسیر:
ماژول دریافت و پرداخت → عملیات → دستگاه کارتخوان جدید
با ورود به این بخش، فرم مربوط به ثبت دستگاه کارتخوان باز می‌شود.
2. وارد کردن اطلاعات دستگاه کارتخوان
در فرم باز شده، اطلاعات زیر باید ثبت شود:
- انتخاب حساب بانکی: حسابی که مبالغ تراکنش‌های دستگاه کارتخوان به آن واریز می‌شود.
- شماره ترمینال (پایانه): شماره اختصاصی دستگاه کارتخوان که توسط شرکت ارائه‌دهنده تعیین شده است.
پس از وارد کردن این اطلاعات، روی ذخیره کلیک کنید.
ثبت چندین کارتخوان برای یک حساب بانکی
در صورتی که یک شرکت یا فروشگاه دارای چندین دستگاه کارتخوان متصل به یک حساب بانکی باشد، می‌توان چند کارتخوان مختلف با شماره‌های ترمینال متفاوت در سپیدار ثبت کرد.
مثال:
فرض کنید کسب‌وکار شما دو دستگاه کارتخوان متصل به حساب بانک سامان دارد. برای ثبت آنها:
- مسیر “دستگاه کارتخوان جدید” را طی کنید.
- حساب بانکی سامان را انتخاب کنید.
- شماره ترمینال دستگاه اول را وارد کنید و ذخیره کنید.
- برای دستگاه دوم، مجدداً مسیر بالا را طی کرده و شماره ترمینال متفاوتی وارد کنید.
پس از انجام این مراحل، در فهرست دستگاه‌های کارتخوان، هر دو دستگاه کارتخوان به همراه اطلاعات مربوطه نمایش داده می‌شوند.
مشاهده و ویرایش دستگاه‌های کارتخوان
برای مشاهده لیست دستگاه‌های کارتخوان ثبت‌شده در نرم‌افزار:
- به مسیر ماژول دریافت و پرداخت → فهرست → دستگاه‌های کارتخوان بروید.
- لیست تمامی کارتخوان‌های ثبت‌شده نمایش داده می‌شود.
- برای ویرایش اطلاعات یک کارتخوان، روی آن دابل کلیک کنید.
حذف دستگاه کارتخوان در سپیدار
در صورتی که یک دستگاه کارتخوان دیگر مورد استفاده قرار نگیرد، می‌توان آن را حذف کرد.
شرایط حذف:
- دستگاه کارتخوان نباید گردش مالی داشته باشد.
- در صورت وجود تراکنش، ابتدا باید تمام تراکنش‌های مرتبط حذف شوند.
مراحل حذف:
- به مسیر فهرست دستگاه‌های کارتخوان بروید.
- روی دستگاه کارتخوان موردنظر کلیک راست کنید.
- گزینه “حذف” را انتخاب کنید.
پس از تأیید، دستگاه کارتخوان از سیستم حذف خواهد شد.
نکات مهم در مدیریت دستگاه‌های کارتخوان در سپیدار
- ثبت صحیح شماره ترمینال بسیار مهم است، زیرا در گزارش‌گیری‌های مالی استفاده خواهد شد.
- چندین دستگاه کارتخوان را می‌توان برای یک حساب بانکی ثبت کرد.
- حذف دستگاه کارتخوان فقط در صورتی امکان‌پذیر است که هیچ تراکنش مالی مرتبط با آن وجود نداشته باشد.
نتیجه‌گیری
مدیریت دقیق دستگاه‌های کارتخوان در نرم‌افزار سپیدار، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا پرداخت‌های الکترونیکی خود را دقیق‌تر ثبت کنند و مغایرت‌های بانکی را کاهش دهند. با استفاده از این قابلیت، امکان ثبت و بررسی تراکنش‌های انجام‌شده از طریق کارتخوان‌ها فراهم می‌شود. حساب تیوب تلاش دارد با ارائه آموزش‌های دقیق، کاربران را در استفاده صحیح از امکانات سپیدار یاری کند.
