اعلامیه بدهکار و بستانکار انبار چیست؟
اعلامیه بدهکار و بستانکار یک ابزار مالی است که به ویژه در مواقع تهاتر حسابها به کار میآید. فرض کنید مشتریای به شرکت شما مبلغی بدهکار است و در عین حال یک تامینکننده از شما طلب دارد. در چنین شرایطی، اگر بخواهید که مشتری بدهکار مستقیما مبلغ بدهی خود را به حساب تامینکنندهای که از شما طلبکار است، واریز کند، تا بدینگونه حسابهای مالی شما در هر دو سمت تسویه و از بدهیها و مطالبات کاسته شود، این اعلامیه به عنوان یک راهحل ایدهآل مطرح میشود.
هدف از استفاده از این فرم، ایجاد تسویه حساب میان دو طرف است، بهگونهای که همزمان بدهی شما به تامینکننده و طلب شما از مشتری به صفر برسد، بدون آنکه نیاز به انجام عملیات مالی اضافی و گردش حسابهای متعدد باشد. این فرآیند باعث میشود که مدیریت مالی سادهتر و شفافتر شود و به طور قابل توجهی از حجم گردش حسابها کاسته گردد.
اعلامیه بدهکار و بستانکار در سیستمهای مختلف مالی، به ویژه در ماژولهای تامینکنندگان و انبار، و نیز در ماژولهای مشتریان و فروش قابل استفاده است. این ویژگی به شرکتها این امکان را میدهد که از این فرم در شرایط مختلف استفاده کنند؛ حتی زمانی که تنها یکی از ماژولها در دسترس باشد و دیگری در دسترس نباشد. در واقع، این فرم بهعنوان ابزاری ضروری در هر دو ماژول، امکان تسویه دو طرفه حسابها را فراهم میآورد و یک راهحل کارآمد برای کاهش پیچیدگیها و شفافسازی بیشتر فرآیندهای مالی به حساب میآید.
نحوه ثبت اعلامیه بدهکار و بستانکار در سپیدار
برای ثبت یک اعلامیه بدهکار و بستانکار جدید در سیستم سپیدار، نخست به ماژول تامینکنندگان و انبار وارد میشویم و در قسمت عملیات، گزینه اعلامیه بدهکار و بستانکار جدید را انتخاب مینماییم. پس از این اقدام، پنجرهای جدید برای وارد کردن اطلاعات مورد نظر باز میشود.
در ابتدا، لازم است شماره و تاریخ سند را به دقت وارد کنید. این اطلاعات پایهای برای شناسایی دقیق سند و تطبیق آن با دیگر اسناد مالی هستند. چنانچه نکات توضیحی یا توضیحات اضافی پیرامون این سند دارید، در قسمت شرح میتوانید آنها را وارد نمایید تا فرآیند ثبت با شفافیت بیشتری انجام گیرد. در صورتی که فعالیتهای مالی شما با ارزی به غیر از ریال صورت میگیرد، باید در قسمت ارز آن ارز خاص را وارد کنید؛ در غیر این صورت، اگر معاملات شما به ریال محدود است، میتوانید گزینه پیشفرض، یعنی ریال را بدون تغییر باقی بگذارید.
در مرحله بعد، باید تعداد اقلام مورد نیاز را در قسمت اقلام مشخص کنید. هر ردیف برای وارد کردن اطلاعات مربوط به یک حساب یا طرف حساب خاص ایجاد میشود. در این بخش، در قسمت نوع بدهکار باید نقش طرف حساب خود را تعیین کنید؛ این طرف میتواند مشتری، تامینکننده، واسط یا سایر باشد. پس از انتخاب نوع بدهکار، کد معین بدهکار را وارد خواهید کرد. به عنوان مثال، در صورتی که طرف حساب شما تامینکننده باشد، کد معین مربوط به حسابهای پرداختنی را انتخاب میکنید.
در ادامه، در قسمت کد تفصیل بدهکار، نام فرد یا طرف حساب مورد نظر را از فهرست ثبت شده در طرف حسابها انتخاب نمایید. به همین ترتیب، اطلاعات مربوط به بخش بستانکار را نیز وارد میکنید، شامل تعیین طرف حساب بستانکار و جزئیات مشابه برای آن. پس از تکمیل تمامی فیلدهای مربوطه و بررسی صحت اطلاعات وارد شده، در نهایت با انتخاب گزینه ذخیره، این اعلامیه به سیستم سپیدار اضافه شده و سند مربوطه با موفقیت ثبت خواهد شد.