مقدمه
کدینگ حسابداری یکی از مفاهیم اساسی در نرم‌افزارهای مالی و حسابداری است که برای سازماندهی حساب‌ها و اطلاعات مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد. در نرم‌افزار سپیدار، کدینگ حسابداری به صورت استاندارد یا دستی قابل تعریف است. در این مقاله، به بررسی نحوه تعریف و مدیریت کدینگ حسابداری در نرم‌افزار سپیدار پرداخته خواهد شد.
کدینگ حسابداری چیست؟
کدینگ حسابداری یک سیستم طبقه‌بندی برای حساب‌های مالی است که امکان مدیریت بهتر اطلاعات مالی را فراهم می‌کند. این کدینگ شامل گروه‌های حساب، حساب‌های کل، معین و تفصیلی است که به صورت سلسله‌مراتبی سازماندهی شده‌اند.
انواع سطوح حساب در سپیدار
نرم‌افزار سپیدار دارای چهار سطح اصلی برای کدینگ حسابداری است:
- گروه حساب: سطح کلی و بالاترین سطح حسابداری که دسته‌بندی‌های کلی مانند دارایی‌ها، بدهی‌ها، درآمدها و هزینه‌ها را شامل می‌شود.
- حساب کل: زیرمجموعه گروه حساب که حساب‌های کلی مانند بانک‌ها، دریافتنی‌ها و پرداختنی‌ها را مشخص می‌کند.
- حساب معین: حساب‌های دقیق‌تری که جزئیات حساب کل را مشخص می‌کنند.
- حساب تفصیلی: جزئی‌ترین سطح حسابداری که برای ردیابی اطلاعات خاص مانند مشتریان، تأمین‌کنندگان و حساب‌های بانکی استفاده می‌شود.
نحوه تعریف کدینگ حسابداری در سپیدار
استفاده از کدینگ پیش‌فرض
نرم‌افزار سپیدار دارای کدینگ‌های از پیش تعریف‌شده برای انواع کسب‌وکارها مانند بازرگانی، خدماتی، تولیدی و پیمانکاری است. برای استفاده از این کدینگ‌ها:
- وارد منوی حسابداری شوید.
- گزینه درختواره حساب‌ها را انتخاب کنید.
- روی گوی سپیدار کلیک کنید و گزینه درج حساب‌های پیش‌فرض را انتخاب کنید.
- نوع کدینگ موردنظر (مانند بازرگانی، خدماتی یا تولیدی) را انتخاب کنید.
- تغییرات را تأیید کنید تا کدینگ پیش‌فرض اضافه شود.
تعریف دستی کدینگ حسابداری
در صورتی که بخواهید یک کدینگ سفارشی ایجاد کنید:
- وارد منوی حسابداری شوید و به بخش درختواره حساب‌ها بروید.
- روی جدید کلیک کنید و یک گروه حساب جدید ایجاد کنید.
- نام و کد گروه حساب را وارد کنید و ذخیره کنید.
- برای تعریف حساب کل، روی گروه حساب کلیک راست کرده و حساب کل جدید را ایجاد کنید.
- برای تعریف حساب معین، روی حساب کل کلیک راست کرده و حساب معین جدید را ایجاد کنید.
- در صورت نیاز، می‌توانید حساب تفصیلی را نیز از طریق منوی حساب‌های تفصیلی ایجاد کنید.
ویرایش و حذف حساب‌ها
- در صورت نیاز به ویرایش حساب‌ها، روی آن‌ها کلیک راست کرده و گزینه ویرایش را انتخاب کنید.
- برای حذف حساب‌ها، روی آن‌ها کلیک راست کنید و حذف را انتخاب کنید. توجه داشته باشید که اگر حساب دارای سند حسابداری باشد، حذف آن امکان‌پذیر نخواهد بود.
ویژگی‌های حساب‌ها در سپیدار
هر حساب در نرم‌افزار سپیدار دارای ویژگی‌هایی است که در زمان تعریف باید به آن‌ها توجه کرد:
- ماهیت حساب: تعیین می‌کند که حساب بدهکار یا بستانکار است.
- کنترل ماهیت طی دوره: بررسی می‌کند که حساب در طول دوره مالی خلاف ماهیت خود ثبت نشده باشد.
- ارزی بودن حساب: برای حساب‌هایی که دارای موجودی ارزی هستند، امکان ثبت مقادیر ارزی را فراهم می‌کند.
- تأثیرپذیری از تسعیر ارز: مشخص می‌کند که حساب باید در محاسبات تسعیر ارز لحاظ شود یا خیر.
- تفصیل‌پذیری: تعیین می‌کند که آیا حساب نیاز به جزئیات بیشتری مانند نام مشتریان یا تأمین‌کنندگان دارد یا خیر.
- امکان پیگیری: فعال کردن این گزینه امکان ثبت شماره پیگیری و تاریخ پیگیری برای تراکنش‌های مالی را فراهم می‌کند.
تغییرات در کدینگ پس از ثبت سند حسابداری
بعد از ثبت سند حسابداری، تغییر در کدینگ حسابداری محدود می‌شود. برای تغییرات اساسی در حساب‌ها پس از ثبت اسناد، باید از طریق پشتیبانی نرم‌افزار یا تغییرات پایگاه داده اقدام شود. حساب تیوب می‌تواند در این زمینه راهنمایی و پشتیبانی لازم را ارائه دهد.
جمع‌بندی
کدینگ حسابداری در نرم‌افزار سپیدار به کاربران کمک می‌کند تا اطلاعات مالی خود را به صورت منظم و استاندارد ثبت کنند. استفاده از کدینگ پیش‌فرض یا تعریف دستی کدینگ، بستگی به نیازهای کسب‌وکار دارد. همچنین، توجه به ویژگی‌های حساب‌ها و تنظیمات مناسب در هنگام تعریف کدینگ، می‌تواند از مشکلات احتمالی در آینده جلوگیری کند.
اگر نیاز به راهنمایی بیشتری در مورد کدینگ حسابداری در سپیدار دارید، می‌توانید از محتوای آموزشی حساب تیوب استفاده کنید.
