سیستم یا ماژول دریافت و پرداخت سپیدار چیست؟
سیستم دریافت و پرداخت در نرمافزار سپیدار به عنوان ابزاری جامع برای مدیریت و ثبت کلیه وجوه دریافتی و پرداختی سازمان طراحی شده است. این وجوه میتوانند به طرق مختلفی همچون از طریق حسابهای بانکی، صندوقها، تنخواه، پرداختهای نقدی، چکها و سایر روشها صورت گیرند. بهطور کلی، ماژول دریافت و پرداخت سپیدار شامل ابزارهایی است که کلیه عملیات مالی مرتبط با دریافت و پرداخت وجوه را در یک محیط یکپارچه انجام میدهد.
آشنایی با فرم های گوناگون ماژول دریافت و پرداخت
ماژول دریافت و پرداخت در نرمافزار سپیدار به دو بخش اصلی تقسیم میشود: عملیات و فهرست.
- بخش عملیات: در این بخش، کاربران میتوانند اسناد جدید دریافت و پرداخت را ثبت کنند. این اسناد شامل کلیه اطلاعات مرتبط با تراکنشهای مالی هستند و در سیستم ذخیره میشوند تا بتوان از آنها برای پیگیریهای بعدی استفاده کرد.
- بخش فهرست: در این بخش، اسناد ثبتشده قبلی نمایش داده میشوند. کاربران میتوانند از این اسناد برای تهیه گزارشها و بررسی تراکنشها در تاریخهای مختلف استفاده کنند.
فرآیند دریافت و پرداخت
در فرآیند دریافت و پرداخت، ابتدا نیاز است که برخی اطلاعات پایهای در سیستم تعریف شوند. این اطلاعات عبارتند از: تنخواهدار، حساب بانکی، صندوق و کارتخوان. پس از تعریف این موارد، میتوان فرآیند ثبت دریافت و پرداخت را آغاز کرد.
رسید دریافت
تمام وجوه دریافتی از هر طریقی که باشد، در فرم رسید دریافت ثبت میشود. این فرم به سازمانها کمک میکند تا کلیه وجوه ورودی به سیستم را بهطور دقیق و شفاف ثبت نمایند.
اعلامیه پرداخت
تمام وجوه پرداختی که به هر شکل انجام میشود، در فرم اعلامیه پرداخت ثبت میگردد. این فرم شامل جزئیات پرداختها و مبلغهای مربوط به هر تراکنش است.
عملیات بانکی چک دریافتنی
هنگامی که یک چک دریافت میشود، ابتدا از طریق فرم رسید دریافت آن را ثبت میکنیم. پس از آن، عملیات مختلف مرتبط با چک از جمله واگذاری به بانک، وصول چک، واخواست چک، برگشت چک و نقد کردن چک از طریق این فرم انجام میشود.
تسویه حساب طرف مقابل
این ابزار در سیستم سپیدار به شما این امکان را میدهد که دریافتیها و فاکتورهایی که برای یک شخص انجام شده است را به یکدیگر ارتباط دهید. سیستم بهطور خودکار این اطلاعات را مرتبسازی کرده و فرآیند تسویه را تسهیل میکند.
استرداد چک
در صورتی که بخواهید چکی را بازپسگیری (استرداد) کنید یا شخص دیگری چک را به شما بازگرداند، برای انجام این فرآیند لازم است از فرم مخصوص استرداد چک استفاده نمایید. این فرم به شما این امکان را میدهد که مراحل اداری مربوط به استرداد چک را به درستی و با رعایت اصول مورد نظر انجام دهید.
وصول چک پرداختنی
در صورتی که سازمان شما چکی را به نام شخص دیگری صادر کرده باشد و آن چک برای شما و یا سازمانتان وصول شده باشد، از فرم مخصوص وصول چک پرداختنی باید استفاده گردد. این فرم بهطور خاص برای ثبت و مستندسازی وصول چکهای صادره طراحی شده است تا فرآیند مالی مربوطه بهصورت دقیق و شفاف انجام شود و همه امور مالی مرتبط با آن به درستی ثبت و پیگیری گردد.
جستجو چک
این ابزار گزارشی است که به شما اجازه میدهد چکهای دریافتی و پرداختی را بر اساس مشخصات وارد شده تفکیک کرده و وضعیت آنها را مشاهده نمایید.
تسویه کارتخوان
اگر از دستگاه کارتخوان برای انجام تراکنشها استفاده میکنید، وجوه بهصورت فوری به حساب شما واریز نمی شوند. در این حالت، سپیدار این امکان را فراهم میکند که وجوه دریافتشده از طریق کارتخوان به یک حساب موقت به نام تسویه کارتخوان منتقل شوند و سپس با استفاده از این حساب، مبلغ به حساب بانکی شما منتقل گردد. این ویژگی بهویژه در مواقعی که زمان تسویه با تاخیر انجام میشود، بسیار مفید است.
صورت حساب بانکی و مغایرت بانکی
یکی از قابلیتهای کاربردی سپیدار این است که میتوانید صورتحسابهای بانکی خود را از بانک دریافت کرده و آنها را بهصورت فایل اکسل به سیستم وارد کنید. سپس با استفاده از این اطلاعات، میتوانید مغایرتگیری خودکار بین گردشهای بانکی و اطلاعات موجود در سیستم سپیدار را انجام دهید.
صندوق جدید
برای انجام تراکنشهای نقدی در سیستم سپیدار، ابتدا باید صندوقها را در سیستم تعریف کنید. پس از تعریف صندوق، میتوانید تمامی دریافتها و پرداختهای نقدی را بهطور دقیق و سازمانیافته ثبت کنید.
