مقدمه
در هر سازمان یا کسب‌وکاری، مدیریت وجوه نقد اهمیت زیادی دارد. یکی از بخش‌های مهم در نرم‌افزار سپیدار، صندوق است که برای نگهداری موجودی نقدی شرکت استفاده می‌شود. در این مقاله از حساب تیوب، نحوه تعریف، ویرایش و حذف صندوق در سپیدار را بررسی می‌کنیم.
صندوق در سپیدار چیست؟
در نرم‌افزار سپیدار، صندوق به محلی گفته می‌شود که وجوه نقدی شرکت در آن نگهداری و مدیریت می‌شود. این محل می‌تواند کشو، گاوصندوق یا هر جای فیزیکی دیگری باشد که شرکت برای ذخیره پول نقد استفاده می‌کند.
برخی از شرکت‌ها ممکن است چندین صندوق مختلف داشته باشند. برای مثال:
- دفتر مرکزی
- فروشگاه
- شعبه‌های مختلف
- انبار یا خط تولید
سپیدار به کاربران اجازه می‌دهد به تعداد موردنیاز صندوق تعریف کنند و برای هر صندوق، مشخصات جداگانه‌ای تعیین کنند.
مراحل تعریف صندوق در سپیدار
1. ورود به بخش صندوق
مسیر:
ماژول دریافت و پرداخت → عملیات → صندوق جدید
با ورود به این بخش، فرم ثبت صندوق جدید باز می‌شود.
2. تکمیل اطلاعات صندوق
در این فرم، فیلدهای زیر را تکمیل کنید:
- عنوان: نام صندوق را مشخص کنید، برای مثال: صندوق دفتر مرکزی.
- ارز: در صورت فعال بودن سیستم چند ارزی، می‌توانید نوع ارز را مشخص کنید (ریال، دلار و…).
- موجودی اولیه: اگر اولین سال مالی استفاده از سپیدار باشد، می‌توانید مقدار وجه نقد موجود در صندوق را ثبت کنید.
- تاریخ افتتاح: تاریخ تأسیس صندوق را تعیین کنید. اگر صندوق از سال مالی قبل موجود بوده است، تاریخ پایان سال مالی قبل را انتخاب کنید.
3. ذخیره اطلاعات
پس از تکمیل اطلاعات، گزینه ذخیره را بزنید تا صندوق در سیستم ثبت شود.
مشاهده و ویرایش صندوق‌ها
مشاهده لیست صندوق‌ها
برای مشاهده فهرست صندوق‌های ثبت‌شده:
- به ماژول دریافت و پرداخت → فهرست → صندوق‌ها بروید.
- لیست تمامی صندوق‌های تعریف‌شده نمایش داده خواهد شد.
ویرایش صندوق
- برای ویرایش اطلاعات یک صندوق، در فهرست صندوق‌ها روی آن دابل کلیک کنید و تغییرات لازم را اعمال کنید.
حذف صندوق در سپیدار
شرایط حذف صندوق
- اگر صندوق در اسناد حسابداری یا تراکنش‌های مالی (رسید دریافت، اعلامیه پرداخت و…) استفاده شده باشد، امکان حذف آن وجود ندارد.
- اگر گردش مالی نداشته باشد، می‌توان آن را به‌راحتی حذف کرد.
مراحل حذف صندوق
- به مسیر فهرست صندوق‌ها بروید.
- روی صندوق موردنظر کلیک راست → حذف را انتخاب کنید.
- در صورت عدم وجود گردش مالی، صندوق حذف خواهد شد.
غیرفعال کردن صندوق
در صورتی که امکان حذف صندوق وجود ندارد ولی دیگر نیازی به آن ندارید، می‌توانید آن را غیرفعال کنید:
- در فهرست صندوق‌ها، تیک “فعال” را بردارید.
- با این کار، صندوق دیگر در فرم‌ها نمایش داده نخواهد شد، اما تراکنش‌های قبلی مرتبط با آن حفظ می‌شوند.
تفاوت بین صندوق و تنخواه در سپیدار
گاهی اوقات صندوق با تنخواه‌گردان اشتباه گرفته می‌شود. اما این دو مفهوم تفاوت دارند:
| ویژگی | صندوق | تنخواه‌گردان |
|---|---|---|
| محل نگهداری | داخل شرکت یا سازمان | در اختیار یک فرد مشخص |
| نوع پرداخت‌ها | دریافت و پرداخت‌های نقدی روزانه | پرداخت هزینه‌های جزئی و جاری شرکت |
| کنترل و نظارت | به‌صورت مستقیم توسط شرکت | نیاز به تسویه حساب دوره‌ای با شرکت دارد |
نکته:
اگر می‌خواهید تنخواه‌گردان را در سپیدار مدیریت کنید، باید ماژول تنخواه‌گردان فعال باشد. در صورت نیاز، می‌توانید با حساب تیوب تماس بگیرید تا این ماژول به سیستم شما اضافه شود.
نتیجه‌گیری
مدیریت صندوق در نرم‌افزار سپیدار به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا وجوه نقد خود را به‌درستی کنترل و ثبت کنند. در این مقاله، نحوه تعریف، ویرایش و حذف صندوق در سپیدار را بررسی کردیم. برای آموزش‌های بیشتر، همراه حساب تیوب باشید.
