صندوق در سپیدار چیست؟
صندوق در سیستم مالی و حسابداری به عنوان یک واحد فیزیکی شناخته میشود که در آن موجودی نقدی سازمان یا موسسه نگهداری میشود. این صندوق بهطور معمول محل نگهداری پول نقد برای انجام تراکنشهای مختلف مانند دریافتها و پرداختهای نقدی است. هر سازمان، با توجه به نوع و ماهیت فعالیتهای خود، ممکن است نیاز به ثبت و پیگیری دقیق این دریافتها و پرداختها داشته باشد. با تعریف صندوق در سیستمهای حسابداری و مالی، امکان ثبت منظم و دقیق این تراکنشها فراهم میشود و سازمان قادر خواهد بود تا وضعیت موجودی نقد خود را بررسی و مدیریت نماید.
نحوه تعریف صندوق
برای تعریف صندوق جدید در سیستم مالی، ابتدا باید به ماژول مربوط به دریافت و پرداخت مراجعه کرده و در قسمت عملیات، گزینه صندوق جدید را انتخاب نمایید. پس از انتخاب این گزینه، فرم مربوط به ایجاد صندوق جدید برای شما باز میشود. در این فرم، ابتدا باید عنوان صندوق را وارد کنید. بهعنوان مثال، میتوانید عنوان صندوق دفتر مرکزی را برای صندوق جدید خود انتخاب کنید. در ادامه، در قسمت مربوط به ارز، باید ارز اصلی مورد استفاده سازمان خود را تعیین نمایید. بهطور پیشفرض، این ارز معمولا ریال است، اما در صورت نیاز، میتوانید ارزهای دیگری نیز انتخاب کنید و صندوق خود را بهصورت ارزی، بر اساس واحد پولی موردنظر، ایجاد کنید.
در بخش موجودی اولیه، اگر هنگام ایجاد صندوق موجودی نقدی برای آن در نظر گرفتهاید، باید مبلغ موجودی اولیه را وارد کنید. این مقدار نشاندهنده موجودی نقدی صندوق در زمان راهاندازی آن است. همچنین در قسمت تاریخ افتتاح صندوق، باید تاریخ دقیق شروع فعالیت صندوق را وارد نمایید تا تاریخ افتتاح بهدرستی ثبت گردد.
لازم به ذکر است که پس از وارد کردن این اطلاعات، دیگر نیازی به تکمیل فیلدهای اضافی مانند عنوان 2 یا عنوان تفصیل نخواهید داشت؛ زیرا این اطلاعات بهطور خودکار توسط سیستم تکمیل میشود. در نهایت، پس از تکمیل فرم، با کلیک بر روی گزینه ذخیره، صندوق جدید شما ثبت و آماده استفاده خواهد شد.
نحوه حذف صندوق
برای حذف صندوق از سیستم، ابتدا باید به ماژول مربوط به دریافت و پرداخت وارد شوید و سپس در بخش فهرست، گزینه صندوق را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه، پنجرهای باز میشود که در آن فهرستی از تمامی صندوقهای تعریفشده در سیستم نمایش داده میشود.
برای حذف صندوق مورد نظر، کافی است بر روی صندوق مورد نظر کلیک راست کرده و گزینه حذف را از منوی بازشده انتخاب نمایید. در صورتی که صندوق مورد نظر در اسناد مالی و حسابداری استفاده شده باشد یا تراکنشهای مرتبط با آن وجود داشته باشد، سیستم بهطور خودکار اجازه حذف صندوق را نخواهد داد. این اقدام بهمنظور جلوگیری از حذف صندوقهایی است که اطلاعات مرتبط با آنها در اسناد مالی ثبت شده و حذف آنها ممکن است منجر به بروز مشکلات و اختلال در روند حسابداری شود.
بنابراین، پیش از حذف هر صندوق، لازم است اطمینان حاصل کنید که هیچگونه اسناد یا تراکنشی که به آن صندوق مرتبط باشد، در سیستم ثبت نشده است. در غیر این صورت، باید ابتدا اسناد مربوط به آن صندوق را اصلاح یا حذف کنید تا امکان حذف صندوق فراهم شود.
