مقدمه
در سیستم‌های حسابداری، ثبت صحیح و دقیق اسناد حسابداری اهمیت زیادی دارد. در نرم‌افزار سپیدار، به‌منظور مدیریت و کنترل اسناد اتوماتیک حسابداری، بخشی تحت عنوان “کارتابل صدور سند حسابداری” در نظر گرفته شده است. این بخش به کاربران کمک می‌کند تا از صحت ثبت اسناد اتوماتیک اطمینان حاصل کرده و در صورت نیاز، آن‌ها را به‌صورت دستی صادر کنند. در این مقاله از حساب تیوب، نحوه استفاده از کارتابل صدور سند حسابداری را بررسی می‌کنیم.
کارتابل صدور سند حسابداری چیست؟
در سپیدار، بسیاری از ماژول‌های نرم‌افزار، از جمله فروش، خزانه‌داری و انبارداری، به‌طور خودکار اسناد حسابداری ایجاد می‌کنند. به‌عبارت دیگر، هنگام ثبت یک فاکتور فروش، رسید انبار یا اعلامیه پرداخت، یک سند حسابداری مرتبط نیز در سیستم ثبت یا پیشنهاد می‌شود.
اما گاهی به دلایل مختلف، این اسناد اتوماتیک ثبت نمی‌شوند یا حذف می‌شوند. برای مدیریت این موارد، کارتابل صدور سند حسابداری ایجاد شده تا کاربر بتواند تمامی رویدادهای بدون سند را شناسایی کرده و آن‌ها را به‌صورت دستی ثبت کند.
کاربردهای کارتابل صدور سند حسابداری
- کنترل صحت صدور اسناد حسابداری مرتبط با فاکتورها، رسیدها و پرداخت‌ها
- صدور دستی اسناد حسابداری برای رویدادهای مالی که به‌طور خودکار ثبت نشده‌اند
- جلوگیری از فراموش شدن ثبت اسناد در سیستم حسابداری
- یکپارچه‌سازی اطلاعات مالی در بخش‌های مختلف نرم‌افزار سپیدار
دسترسی به کارتابل صدور سند حسابداری
برای ورود به این بخش، مسیر زیر را دنبال کنید:
ماژول حسابداری → عملیات → کارتابل صدور سند حسابداری
پس از ورود، لیستی از تمامی رویدادهای مالی که سند حسابداری برای آن‌ها صادر نشده است، نمایش داده می‌شود.
مراحل استفاده از کارتابل صدور سند حسابداری
۱. تعیین بازه زمانی
در بالای صفحه، گزینه‌های “از تاریخ” و “تا تاریخ” وجود دارند که امکان مشاهده رویدادهای مالی یک بازه زمانی خاص را فراهم می‌کنند.
۲. بررسی لیست رویدادهای بدون سند حسابداری
پس از تنظیم تاریخ، لیستی از رویدادهای مالی که سند حسابداری برای آن‌ها صادر نشده است، نمایش داده می‌شود. این لیست شامل مواردی مانند:
- فاکتورهای فروش بدون سند حسابداری
- رسیدهای انبار بدون سند حسابداری
- پرداخت‌های خزانه‌داری بدون سند حسابداری
۳. صدور سند حسابداری
برای ثبت سند حسابداری مرتبط با یک رویداد، کافی است:
- رویداد موردنظر را انتخاب کنید.
- دکمه “صدور سند حسابداری” را در بالای صفحه بزنید.
۴. بررسی مجدد پس از ثبت اسناد
پس از صدور سند حسابداری، می‌توان دوباره لیست کارتابل را بررسی کرد تا مطمئن شد که همه اسناد ثبت شده‌اند و هیچ رویداد بدون سندی باقی نمانده است.
تفاوت کارتابل صدور سند حسابداری با ثبت سند جدید
| ویژگی | کارتابل صدور سند حسابداری | ثبت سند حسابداری جدید |
|---|---|---|
| هدف | بررسی و صدور اسناد حسابداری برای رویدادهای ثبت‌شده در سایر ماژول‌ها | ایجاد سند حسابداری دستی برای رویدادهای جدید |
| استفاده از اطلاعات قبلی | بله، اطلاعات از سیستم‌های دیگر مثل فروش و خزانه‌داری دریافت می‌شود | خیر، کاربر باید اطلاعات را به‌صورت دستی وارد کند |
| سرعت پردازش | سریع، چون فقط بررسی و تأیید نیاز دارد | زمان‌بر، چون باید همه جزئیات را از ابتدا وارد کرد |
دلایل ثبت نشدن اسناد در سیستم حسابداری
در برخی موارد، ممکن است اسناد حسابداری به‌صورت خودکار ثبت نشوند. دلایل آن می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- غیرفعال بودن گزینه “صدور خودکار سند حسابداری” در تنظیمات ماژول‌های دیگر
- پاک شدن دستی اسناد حسابداری توسط کاربر
- خطا در تنظیمات حساب‌های مرتبط در سپیدار
- مشکلات نرم‌افزاری و باگ‌های احتمالی
مزایای استفاده از کارتابل صدور سند حسابداری
- افزایش دقت و کاهش خطا در ثبت اسناد حسابداری
- صرفه‌جویی در زمان با بررسی سریع تمامی رویدادهای بدون سند
- یکپارچگی اطلاعات مالی در بخش‌های مختلف نرم‌افزار
- امکان ثبت سریع و ساده اسناد حسابداری در صورت عدم صدور خودکار
جمع‌بندی
کارتابل صدور سند حسابداری یکی از ابزارهای کنترلی در نرم‌افزار سپیدار است که برای بررسی و مدیریت اسناد حسابداری مرتبط با رویدادهای مالی استفاده می‌شود. این بخش به کاربران کمک می‌کند تا از ثبت صحیح تمامی اسناد اطمینان حاصل کنند و در صورت نیاز، آن‌ها را به‌صورت دستی ثبت نمایند.
برای آشنایی بیشتر با قابلیت‌های نرم‌افزار سپیدار و دریافت آموزش‌های کامل، می‌توانید به حساب تیوب مراجعه کنید.
