مقدمه
در سیستم‌های حسابداری، گزارش‌های مالی و دفاتر قانونی باید به شکلی منظم و استاندارد ثبت شوند. سند کل در نرم‌افزار سپیدار یکی از مهم‌ترین ابزارهای خلاصه‌سازی اطلاعات مالی شرکت در قالب یک سند حسابداری تجمیعی است.
در این مقاله از حساب تیوب، به بررسی سند کل، انواع آن، نحوه صدور و کاربردهای آن در نرم‌افزار سپیدار خواهیم پرداخت.
سند کل چیست؟
سند کل، یک سند حسابداری خلاصه‌شده است که عملکرد مالی یک شرکت را در یک بازه زمانی مشخص در قالب یک سند حسابداری واحد نمایش می‌دهد. به کمک سند کل، اسناد روزانه و ریز تراکنش‌های مالی شرکت در بازه‌های مشخص، تجمیع و خلاصه‌سازی می‌شوند تا گزارش‌های مالی ساده‌تر و خواناتر باشند.
کاربردهای سند کل در حسابداری
- ایجاد خلاصه‌ای منسجم از عملکرد مالی شرکت
- کاهش تعداد اسناد ثبت‌شده در دفاتر قانونی
- سهولت در تنظیم دفاتر روزنامه و کل برای ارائه به سازمان امور مالیاتی
- مدیریت بهینه اطلاعات مالی و کاهش حجم داده‌های حسابداری
انواع سند کل در نرم‌افزار سپیدار
در نرم‌افزار سپیدار، دو نوع سند کل قابل صدور است:
۱. سند کل روزانه
در این حالت، تمام اسناد حسابداری مربوط به یک روز، در یک سند کل خلاصه می‌شوند. این روش مناسب برای شرکت‌هایی است که می‌خواهند به ازای هر روز، یک سند کل داشته باشند.
ویژگی‌ها:
- تعداد اسناد کل در سال: ۳۶۵ سند (برای هر روز یک سند)
- دقت بالاتر در بررسی اسناد روزانه
- مناسب برای شرکت‌هایی که نیاز به گزارش‌گیری روزانه دارند
۲. سند کل تجمیعی
در این روش، اسناد حسابداری در بازه‌های زمانی دلخواه (مثلاً هفتگی، ماهانه یا فصلی) تجمیع می‌شوند و به‌عنوان یک سند کل واحد ثبت می‌شوند.
ویژگی‌ها:
- انعطاف‌پذیری در انتخاب بازه زمانی
- کاهش تعداد اسناد در سیستم حسابداری
- مناسب برای تحریر دفاتر قانونی و ارائه به سازمان امور مالیاتی
نحوه صدور سند کل در نرم‌افزار سپیدار
۱. ورود به بخش صدور سند کل
برای صدور سند کل، مسیر زیر را طی کنید:
ماژول حسابداری → عملیات → صدور سند کل
پس از ورود، فرم صدور سند کل نمایش داده می‌شود که شامل گزینه‌های مختلفی برای تعیین نوع سند کل است.
۲. انتخاب نوع سند کل
در این مرحله، دو گزینه برای صدور سند کل وجود دارد:
- سند کل روزانه (برای تجمیع اسناد در بازه روزانه)
- سند کل تجمیعی (برای تجمیع اسناد در بازه‌های طولانی‌تر مانند هفتگی، ماهانه یا سالانه)
۳. تعیین بازه زمانی
- در صورت انتخاب سند کل روزانه، کافی است یک روز مشخص را انتخاب کنید.
- در صورت انتخاب سند کل تجمیعی، می‌توانید یک بازه تاریخی دلخواه (مثلاً ماهانه یا فصلی) را مشخص کنید.
۴. صدور سند کل
پس از تعیین نوع سند و بازه زمانی، دکمه “صدور سند کل” را فشار دهید.
۵. بررسی سند کل در فهرست اسناد
برای مشاهده سند کل صادر شده، به مسیر زیر بروید:
ماژول حسابداری → فهرست اسناد کل
در این بخش، می‌توانید جزئیات سند کل را مشاهده کرده و آن را پرینت بگیرید.
نحوه حذف سند کل در نرم‌افزار سپیدار
در صورتی که نیاز به حذف سند کل باشد، مراحل زیر را انجام دهید:
- وارد فهرست اسناد کل شوید.
- سند کل موردنظر را انتخاب کنید.
- دکمه “حذف سند” را فشار دهید.
توجه: در صورت حذف سند کل، اطلاعات مرتبط با آن در سیستم باقی می‌مانند و می‌توان دوباره سند کل جدیدی برای همان بازه صادر کرد.
کاربرد سند کل در تحریر دفاتر قانونی
یکی از مهم‌ترین کاربردهای سند کل، استفاده از آن در تحریر دفاتر روزنامه و کل است.
روش استفاده از سند کل در دفاتر قانونی
- ابتدا سند کل ماهانه را از طریق سپیدار صادر کنید.
- گزارش دفتر کل بر مبنای اسناد کل را تهیه کنید.
- اطلاعات را به دفاتر قانونی پلمپ‌شده منتقل کنید.
نکته: گزارش‌های صادر شده از نرم‌افزار سپیدار را نمی‌توان مستقیماً به‌عنوان دفتر قانونی ارائه داد و باید به‌صورت دستی در دفاتر قانونی ثبت شوند.
مزایای استفاده از سند کل در سپیدار
- کاهش تعداد اسناد حسابداری و افزایش خوانایی گزارش‌ها
- صرفه‌جویی در زمان با خلاصه‌سازی اطلاعات مالی
- مدیریت بهینه داده‌های مالی و جلوگیری از ثبت اطلاعات تکراری
- ایجاد گزارش‌های مالی کاربردی برای ارائه به مدیران و سازمان امور مالیاتی
جمع‌بندی
سند کل یکی از مهم‌ترین ابزارهای حسابداری در نرم‌افزار سپیدار است که امکان تجمیع و خلاصه‌سازی اسناد مالی شرکت را در بازه‌های زمانی مختلف فراهم می‌کند. با استفاده از سند کل روزانه یا تجمیعی، کاربران می‌توانند اطلاعات مالی شرکت را مدیریت کرده و برای تحریر دفاتر قانونی یا ارائه گزارش‌های مالی از آن استفاده کنند.
برای دریافت آموزش‌های تکمیلی، می‌توانید به حساب تیوب مراجعه کنید.
