مقدمه
یکی از قابلیت‌های مهم در نرم‌افزار سپیدار، امکان شماره‌گذاری مجدد و ادغام اسناد حسابداری است. این قابلیت به کاربران کمک می‌کند تا اسناد خود را به‌طور منظم شماره‌گذاری کرده و از ایجاد فاصله‌های نامنظم بین شماره اسناد جلوگیری کنند. علاوه بر آن، امکان ادغام اسناد مرتبط نیز وجود دارد که موجب کاهش حجم اسناد چاپی و افزایش نظم در بایگانی حسابداری می‌شود. در این مقاله از حساب تیوب، به بررسی این دو ویژگی و نکات مهم مرتبط با آن‌ها خواهیم پرداخت.
شماره‌گذاری مجدد اسناد حسابداری
دلیل نیاز به شماره‌گذاری مجدد
گاهی اوقات شماره‌های اسناد حسابداری به‌صورت نامنظم ثبت می‌شوند. این بی‌نظمی می‌تواند دلایل مختلفی داشته باشد، از جمله:
- ثبت دستی و پراکنده اسناد
- حذف برخی اسناد و باقی ماندن فاصله بین شماره‌ها
- عدم رعایت ترتیب زمانی در ثبت اسناد
برای اصلاح این مشکل، می‌توان از قابلیت شماره‌گذاری مجدد استفاده کرد که اسناد را بر اساس تاریخ و ترتیب ثبت، مجدداً شماره‌گذاری می‌کند.
نحوه شماره‌گذاری مجدد در سپیدار
برای اجرای شماره‌گذاری مجدد، مراحل زیر را انجام دهید:
- ورود به بخش حسابداری
- انتخاب گزینه “فهرست اسناد حسابداری”
- انتخاب گزینه “شماره‌گذاری مجدد اسناد” از منو
- تأیید درخواست نرم‌افزار برای انجام عملیات
پس از اجرای این عملیات، نرم‌افزار سپیدار شماره اسناد را به‌صورت متوالی و بر اساس تاریخ مرتب می‌کند.
تنظیمات تکمیلی برای شماره‌گذاری مجدد
در صورتی که بخواهید شماره عطف نیز هم‌زمان مرتب شود، باید تنظیمات زیر را انجام دهید:
- ورود به منوی “تنظیمات”
- فعال‌سازی گزینه “مرتب‌سازی شماره عطف در شماره‌گذاری مجدد”
- ذخیره تغییرات
در صورت فعال بودن این گزینه، شماره عطف اسناد نیز در هنگام شماره‌گذاری مجدد، مرتب خواهد شد.
ادغام اسناد حسابداری
در برخی شرایط، اسناد مربوط به یک تاریخ ممکن است به‌صورت جداگانه ثبت شوند. این موضوع موجب افزایش تعداد اسناد، پیچیدگی در بایگانی و افزایش حجم اسناد چاپی می‌شود. قابلیت ادغام اسناد در سپیدار به شما امکان می‌دهد اسناد مرتبط را با هم ترکیب کرده و تعداد کلی اسناد را کاهش دهید.
نحوه ادغام اسناد در سپیدار
برای ادغام اسناد مراحل زیر را دنبال کنید:
- ورود به منوی “حسابداری”
- انتخاب گزینه “فهرست اسناد حسابداری”
- انتخاب اسناد مورد نظر برای ادغام
- انتخاب گزینه “ادغام اسناد” از منو
- تأیید عملیات ادغام
پس از انجام این عملیات، اسناد مرتبط با یک تاریخ مشخص، در یک سند واحد ترکیب شده و شماره جدیدی به آن اختصاص داده می‌شود.
نکات مهم در شماره‌گذاری مجدد و ادغام اسناد
گرفتن نسخه پشتیبان قبل از انجام عملیات
قبل از اجرای عملیات شماره‌گذاری مجدد یا ادغام اسناد، توصیه می‌شود که از اطلاعات نرم‌افزار نسخه پشتیبان تهیه کنید. برای این کار:
- به بخش تنظیمات مراجعه کنید
- گزینه “تهیه نسخه پشتیبان جدید” را انتخاب کنید
- فایل پشتیبان را ذخیره کنید
این کار باعث می‌شود در صورت بروز مشکل، بتوانید اطلاعات را به حالت اولیه بازگردانید.
تأثیر شماره‌گذاری مجدد بر بایگانی اسناد
اگر اسناد بایگانی شده باشند و در آن‌ها از شماره‌های قدیمی استفاده شده باشد، پس از انجام شماره‌گذاری مجدد، شماره‌های جدید با بایگانی قبلی مطابقت نخواهند داشت. در این شرایط پیشنهاد می‌شود که فقط شماره سندها را مرتب کنید و از مرتب‌سازی شماره عطف خودداری نمایید.
نتیجه‌گیری
قابلیت شماره‌گذاری مجدد و ادغام اسناد در نرم‌افزار سپیدار باعث افزایش دقت و نظم در ثبت اسناد حسابداری می‌شود. شماره‌گذاری مجدد به رفع بی‌نظمی‌های موجود در شماره‌های اسناد کمک می‌کند، در حالی که ادغام اسناد موجب کاهش تعداد اسناد و بهینه‌سازی بایگانی می‌شود. در حساب تیوب، تلاش می‌کنیم تا با ارائه آموزش‌های جامع، کاربران را در استفاده صحیح از امکانات سپیدار راهنمایی کنیم. برای یادگیری بیشتر، ویدیوهای آموزشی ما را دنبال کنید.
