آموزش شماره گذاری مجدد اسناد در نرم افزار سپیدار

شماره گذاری مجدد اسناد چیست؟

شماره‌گذاری مجدد اسناد یکی از قابلیت‌های کاربردی در نرم‌افزار سپیدار است که به‌منظور نظم‌دهی و ترتیب‌دهی شماره اسناد حسابداری به‌کار می‌رود. با استفاده از این گزینه، اسناد حسابداری به‌صورت خودکار و منظم شماره‌گذاری می‌شوند و این شماره‌گذاری بر اساس تاریخ ثبت هر سند انجام می‌گیرد. به عبارت دیگر، اسناد حسابداری به‌طور مرتب و متوالی طبق تاریخ ثبت‌شده، شماره‌گذاری شده و در سیستم ذخیره می‌شوند. این فرآیند به حسابداران این امکان را می‌دهد که اسناد خود را به‌راحتی پیگیری کرده و در جستجوها و گزارشات خود، از نظم و دقت بالاتری برخوردار باشند.

نحوه انجام شماره گذاری اسناد

برای انجام شماره‌گذاری مجدد اسناد حسابداری، ابتدا وارد ماژول حسابداری شده و در بخش عملیات، گزینه شماره‌گذاری مجدد اسناد را انتخاب کنید. سپس در کادر بازشده، گزینه بله را انتخاب نمایید تا تمامی اسناد حسابداری شما به‌طور خودکار و مرتب بر اساس تاریخ ثبت هر سند چیده شوند. در صورتی که شماره عطف اسناد حسابداری به‌درستی مرتب نشدند، ابتدا به ماژول تنظیمات رفته و در بخش عملیات، گزینه تنظیمات را انتخاب کنید. در تب حسابداری، تیک گزینه مرتب‌سازی شماره عطف در شماره‌گذاری مجدد اسناد را فعال نمایید. پس از انجام این تنظیمات، دوباره گزینه شماره‌گذاری مجدد اسناد را انتخاب کنید تا شماره عطف اسناد نیز به‌درستی شماره‌گذاری و مرتب شوند.

نحوه ادغام اسناد حسابداری

برای انجام ادغام اسناد حسابداری، ابتدا وارد ماژول حسابداری شوید. سپس در بخش عملیات، گزینه ادغام اسناد را انتخاب نمایید. در این مرحله، شما می‌توانید تمامی اسناد حسابداری یا تنها اسناد خاصی که مد نظر دارید را انتخاب کنید. پس از انتخاب اسناد مورد نظر، در کادر بالای صفحه سمت راست، گزینه ادغام اسناد را انتخاب نمایید. با انجام این کار، تمامی اسنادی که در یک تاریخ مشابه ثبت شده‌اند، به‌طور خودکار با یکدیگر ادغام می‌شوند. این فرآیند به شما کمک می‌کند تا اسناد مشابه را به‌صورت یکپارچه مدیریت کرده و از ایجاد اختلالات در روند حسابداری جلوگیری کنید.

نکات بسیار مهم

• قبل از انجام شماره‌گذاری مجدد اسناد حسابداری، توصیه می‌شود که حتما از سیستم خود یک نسخه پشتیبان (بک‌آپ) تهیه کنید. این کار به شما این اطمینان را می‌دهد که در صورت بروز هرگونه مشکل یا خطا در حین فرآیند شماره‌گذاری، می‌توانید سیستم را به آخرین وضعیت سالم بازگردانید.
• باید توجه داشته باشید که شماره‌گذاری مجدد اسناد ممکن است در صورتی که اسناد خود را براساس شماره‌گذاری قبلی اسناد بایگانی کرده‌اید، برای شما مشکلاتی ایجاد کند. در چنین حالتی، اگر اقدام به شماره‌گذاری مجدد اسناد کنید، تمام اسناد حسابداری شما دوباره شماره‌گذاری خواهند شد. این تغییر ممکن است باعث ایجاد دشواری در جستجوی اسناد قبلی و پیدا کردن سند مورد نظر شما شود. بنابراین، پیش از انجام این عملیات، بهتر است از نحوه چیدمان اسناد خود مطمئن شوید تا از هرگونه اختلال در دسترسی به اسناد جلوگیری کنید.