تبدیل اسناد موقت به دائم چیست؟
تبدیل اسناد موقت به دائم یکی از ویژگیهای مهم در نرمافزارهای حسابداری است که به شما این امکان را میدهد تا اسناد حسابداری خود را تا تاریخ و شماره خاصی به حالت دائم تبدیل کنید. به عبارت دیگر، این عملیات به شما اجازه میدهد تا اسناد را قفل کرده و از هرگونه تغییر یا ویرایش در آینده جلوگیری نمایید. در حالت دائم، اسناد بهطور قطعی ثبت شده و هیچگونه تغییر یا اصلاحی روی آنها قابل انجام نیست. این قابلیت معمولا در مراحل پایانی سال مالی و در هنگام بستن حسابها مورد استفاده قرار میگیرد تا از دقت و صحت اسناد و گزارشات مالی اطمینان حاصل شود. با تبدیل اسناد موقت به دائم، امکان بروز خطاهای حسابداری و تغییرات ناخواسته به حداقل میرسد و روند حسابداری به شکلی منظم و بدون مشکل ادامه مییابد.
نحوه انجام آن به چه شکل است؟
برای تبدیل اسناد موقت به دائم، ابتدا باید وارد ماژول حسابداری شوید و سپس در بخش عملیات، گزینه تبدیل اسناد موقت به دائم را انتخاب کنید. پس از انتخاب این گزینه، پنجرهای باز خواهد شد که در آن دو گزینه اصلی برای انتخاب وجود دارد: تا تاریخ و تا شماره. شما باید یکی از این دو گزینه را انتخاب کنید تا فرآیند تبدیل اسناد موقت به دائم انجام شود. اگر گزینه تا تاریخ را انتخاب نمایید، تمامی اسناد موقت ثبتشده تا تاریخ مشخصشده شما به حالت دائم تبدیل خواهند شد. به این معنی که اسناد از آن تاریخ به بعد دیگر قابل ویرایش یا تغییر نخواهند بود. از سوی دیگر، اگر گزینه تا شماره را انتخاب کنید، اسناد موقت تا شماره خاصی که تعیین کردهاید به حالت دائم تغییر خواهند کرد. این امکان به شما این اجازه را میدهد که بهطور دقیق و بر اساس نیاز خود، اسناد مورد نظر را قفل کرده و از هرگونه تغییرات ناخواسته جلوگیری نمایید.
نکات مهم
- پس از تبدیل اسناد از حالت موقت به دائم، این اسناد بهطور قطعی قفل شده و دیگر هیچگونه امکان ویرایش یا تغییر در آنها وجود ندارد. به عبارت دیگر، پس از انجام این فرآیند، اسناد بهصورت نهایی ثبت میشوند و از این پس نمیتوان هیچ گونه تغییراتی در اطلاعات ثبتشده آنها اعمال کرد.
