مقدمه
یکی از مهم‌ترین عملیات‌های حسابداری، ثبت اسناد مالی در نرم‌افزارهای حسابداری است. در نرم‌افزار سپیدار، کاربران می‌توانند اسناد حسابداری را به دو صورت دستی و اتوماتیک ثبت کنند. این مقاله از حساب تیوب، به بررسی انواع اسناد حسابداری، نحوه ثبت سند دستی و خودکار، و نحوه مدیریت آن‌ها در سپیدار می‌پردازد.
انواع اسناد حسابداری در سپیدار
سند حسابداری دستی
در این روش، کاربران باید اطلاعات سند را به‌صورت دستی در سیستم وارد کنند. این روش برای ثبت اطلاعات خاص یا اصلاح برخی موارد حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد.
سند حسابداری اتوماتیک
این نوع سند توسط سیستم به‌صورت خودکار بر اساس عملیات‌های ثبت‌شده در سایر ماژول‌های سپیدار (مانند فروش، انبار، دریافت و پرداخت) ایجاد می‌شود. این اسناد معمولاً از طریق فرآیندهای داخلی نرم‌افزار و بدون دخالت مستقیم کاربر ثبت می‌شوند.
نحوه صدور سند حسابداری دستی در سپیدار
- ورود به ماژول حسابداری
- انتخاب گزینه “صدور سند حسابداری جدید” از بخش عملیات
- تکمیل اطلاعات سند
- شماره سند (در صورت خالی گذاشتن، سیستم به‌صورت خودکار شماره اختصاص می‌دهد)
- شماره عطف (شماره‌ای که سیستم به‌صورت متوالی اختصاص می‌دهد و غیرقابل تغییر است)
- تاریخ سند (کاربر می‌تواند هر تاریخی در بازه سال مالی جاری را انتخاب کند)
- شرح سند (توضیح کوتاهی درباره موضوع سند)
- انتخاب حساب‌های بدهکار و بستانکار
- تعیین مبلغ بدهکار و بستانکار برای هر حساب
- ذخیره سند
نحوه مشاهده لیست اسناد و پرینت آن‌ها
برای مشاهده لیست اسناد حسابداری:
- ورود به بخش “فهرست اسناد حسابداری”
- انتخاب سند مورد نظر
- امکان ویرایش یا حذف سند (در صورت مجاز بودن)
- چاپ سند از طریق گزینه “چاپ” در بالای صفحه
نحوه حذف و ویرایش اسناد
ویرایش سند
- اسنادی که به‌صورت دستی ثبت شده‌اند، قابل ویرایش هستند.
- اسنادی که از سیستم‌های دیگر (مانند فروش و انبار) صادر شده‌اند، فقط از طریق همان سیستم قابل تغییر هستند و در حسابداری امکان ویرایش ندارند.
حذف سند
- در صورتی که سند به‌صورت دستی ثبت شده باشد، امکان حذف آن وجود دارد.
- برای حذف اسناد خودکار، ابتدا باید منبع آن (مانند فاکتور فروش) را ویرایش یا حذف کرد.
نکات مهم در ثبت اسناد حسابداری
- تهیه نسخه پشتیبان: قبل از انجام تغییرات مهم، توصیه می‌شود از سیستم نسخه پشتیبان تهیه شود.
- ثبت دقیق تاریخ سند: رعایت ترتیب زمانی اسناد باعث کاهش خطاها در گزارش‌های مالی می‌شود.
- کنترل شماره‌گذاری اسناد: سیستم سپیدار قابلیت شماره‌گذاری مجدد اسناد را دارد که در صورت به‌هم‌ریختگی شماره‌ها می‌توان از آن استفاده کرد.
- استفاده از شرح استاندارد: در ثبت اسناد، داشتن الگوی ثابت برای توضیحات باعث بهبود جستجو و دسته‌بندی اطلاعات می‌شود.
نتیجه‌گیری
ثبت اسناد حسابداری در نرم‌افزار سپیدار یکی از مهم‌ترین وظایف حسابداران است که نیازمند دقت و نظم است. امکان ثبت اسناد دستی و اتوماتیک، مشاهده و پرینت اسناد، و مدیریت ویرایش و حذف آن‌ها از جمله قابلیت‌های مهم این نرم‌افزار است. در حساب تیوب، تلاش می‌کنیم تا با ارائه آموزش‌های جامع، کاربران را در استفاده از نرم‌افزار سپیدار راهنمایی کنیم. برای یادگیری بیشتر، ویدیوهای آموزشی ما را دنبال کنید.
