آموزش صدور سند حسابداری در نرم افزار سپیدار

انواع سند حسابداری در سپیدار

• سند حسابداری دستی
• سند حسابداری اتوماتیک

نحوه صدور سند حسابداری دستی

برای صدور یک سند حسابداری دستی در نرم‌افزار سپیدار، ابتدا باید وارد ماژول حسابداری شوید. پس از ورود به این بخش، گزینه سند حسابداری جدید را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه، کادر مربوط به ایجاد سند حسابداری برای شما نمایش داده خواهد شد که در آن می‌توانید تمامی اطلاعات مربوط به سند جدید را وارد کنید.

در فیلد شماره سند، سیستم به‌طور خودکار اسناد حسابداری را شماره‌گذاری می‌کند. این شماره‌گذاری به ترتیب از عدد 1 آغاز شده و برای هر سند جدید به‌طور پیوسته افزایش می‌یابد. این روند برای تمام اسناد حسابداری، چه اسناد صادر شده به‌صورت دستی و چه اسناد صادر شده به‌صورت اتوماتیک، اعمال می‌شود.

در فیلد تاریخ، شما می‌توانید تاریخ مورد نظر برای سند حسابداری را وارد کنید. این تاریخ قابل تغییر است و شما می‌توانید به دلخواه تاریخ روز جاری، تاریخ روز قبل یا هر تاریخ دیگری که نیاز دارید را ثبت کنید. این انعطاف به شما کمک می‌کند تا سند را برای تاریخ‌های مختلف تنظیم کرده و آن را به‌درستی در سیستم ثبت کنید.

فیلد شماره فرعی اختیاری است و در صورتی که بخواهید به سند خود شماره یا شناسه خاصی اختصاص دهید، می‌توانید این فیلد را پر کنید. این شناسه می‌تواند برای دسترسی سریع‌تر و راحت‌تر به سند مورد نظر در آینده استفاده شود.

در فیلد شماره عطف، مشابه شماره سند، شماره‌گذاری به‌طور خودکار از عدد 1 آغاز می‌شود. با این حال، تفاوت اصلی آن در این است که شماره عطف قابل تغییر یا ویرایش نیست. فیلد شماره عطف ادغامی تنها در شرایطی که بخواهید اسناد خود را تجمیع کرده و از ویژگی ادغام اسناد استفاده کنید، به کار می‌آید.

فیلد توضیحات به شما این امکان را می‌دهد که اطلاعات اضافی یا شرحی درباره سند حسابداری وارد کنید. این توضیحات می‌توانند شامل جزئیات مربوط به تراکنش، علت صدور سند یا هر اطلاعات دیگری باشند که به روشن‌تر شدن ماهیت سند کمک می‌کند.

فیلد شماره روزانه به‌طور خودکار برای هر روز از عدد 1 شروع می‌شود و در روز بعدی دوباره از عدد 1 آغاز خواهد شد. این شماره‌گذاری به ترتیب در هر روز ثبت می‌شود و برای تمایز بین اسناد صادر شده در روزهای مختلف به کار می‌آید.

پس از وارد کردن تمامی اطلاعات لازم در کادرهای مربوطه، برای ثبت سند حسابداری باید بر روی علامت مثبت در پایین صفحه کلیک کنید و سپس در آرتیکل های مورد نظر اطلاعات خود را وارد کنید و سپس آن را ذخیره کنید. با این اقدام، سند حسابداری شما ثبت و ذخیره خواهد شد. این فرآیند به شما این امکان را می‌دهد که اسناد حسابداری خود را به‌طور دقیق و منظم در سیستم ثبت کنید.

نحوه صدور سند حسابداری اتوماتیک

سند حسابداری اتوماتیک به طور خودکار توسط سایر ماژول‌ها و بخش‌های نرم‌افزاری صادر می‌شود. به عنوان مثال، زمانی که در ماژول مشتریان و فروش، فاکتور فروش ثبت می‌شود، یک سند حسابداری به صورت خودکار به بخش حسابداری منتقل می‌گردد و در سیستم ثبت می‌شود. این فرآیند نه تنها برای ماژول مشتریان و فروش، بلکه برای سایر بخش‌ها مانند ماژول تامین‌کنندگان و انبار نیز اعمال می‌شود. به این ترتیب، تمامی اسناد مالی مرتبط به صورت خودکار و بدون نیاز به انجام دستی عملیات حسابداری، به بخش مربوطه ارسال می‌شود. این قابلیت به افزایش دقت، سرعت و کاهش خطاهای انسانی در فرآیندهای مالی کمک شایانی می‌نماید.

نحوه مشاهده لیست اسناد و پرینت آن ها

برای مشاهده لیست اسناد حسابداری و پرینت آن‌ها، ابتدا به ماژول حسابداری مراجعه کنید. سپس در قسمت فهرست، گزینه اسناد حسابداری را انتخاب نمایید. پس از ورود به لیست اسناد حسابداری ثبت‌شده، سند مورد نظر خود را از بین اسناد موجود انتخاب کنید. در بخش پایین صفحه، گزینه چاپ یا به عبارتی پرینتر را انتخاب کنید. در این مرحله، فرمت‌های مختلف سند حسابداری در اختیار شما قرار می‌گیرد و شما می‌توانید فرمت دلخواه خود را انتخاب کرده و آن را چاپ نمایید. در صورتی که نیاز به گزارش خاصی دارید که در بین فرمت‌های موجود یافت نمی‌شود، می‌توانید با تیم پشتیبانی حساب تیوب تماس بگیرید و ما درخواست شما را پیگیری کرده و گزارش مورد نظر را برایتان تهیه خواهیم کرد.

نحوه حذف کردن اسناد حسابداری

برای حذف یا ویرایش یک سند حسابداری، ابتدا به ماژول حسابداری مراجعه کرده و در قسمت فهرست، گزینه اسناد حسابداری را انتخاب نمایید. پس از وارد شدن به لیست اسناد حسابداری ثبت‌شده، سند مورد نظر خود را پیدا کرده و روی آن کلیک راست کنید. در منوی نمایش داده‌شده، گزینه‌های حذف یا ویرایش را انتخاب کنید تا عملیات مورد نظر انجام شود. لازم به ذکر است که اگر این اسناد از ماژول‌های دیگر به غیر از ماژول حسابداری، مانند ماژول مشتریان و فروش، صادر شده باشند، امکان حذف یا ویرایش مستقیم سند حسابداری وجود ندارد. در این صورت، ابتدا باید فاکتور فروش مربوطه ویرایش یا حذف گردد تا تغییرات به سند حسابداری اعمال شود.