پیش فاکتور چیست؟
پیشفاکتور سندی است که پیش از صدور فاکتور فروش تنظیم شده و برای ارائه اطلاعات اولیه درباره مبلغ، تعداد و شرایط فروش کالا یا خدمات به مشتری مورد استفاده قرار میگیرد. این سند در واقع یک پیشنهاد قیمت رسمی از سوی فروشنده به خریدار محسوب میشود، اما از نظر حسابداری، ارزش مالی ندارد و هیچ سند مالی برای آن صادر نمیشود. پیشفاکتور به عنوان یک مدرک رسمی در سیستم حسابداری ثبت نمیشود و در دفاتر مالی تاثیری ندارد، اما برای مذاکره با مشتریان، دریافت تاییدیه اولیه و مشخص کردن جزئیات فروش کاربرد دارد. در صورت پذیرش شرایط مندرج در پیشفاکتور از سوی خریدار، فرآیند صدور فاکتور رسمی و نهاییسازی معامله آغاز میشود.
این سند معمولا شامل اطلاعاتی مانند مشخصات کالا یا خدمات، تعداد، قیمت واحد، تخفیفهای احتمالی، مالیات، شرایط پرداخت و زمان تحویل است. پیشفاکتور به فروشندگان امکان میدهد که قبل از انجام معامله، توافقات لازم را با خریدار انجام داده و از صحت شرایط موردنظر اطمینان حاصل کنند.
نحوه ثبت پیش فاکتور در سپیدار
برای ثبت پیشفاکتور در نرمافزار سپیدار، ابتدا باید وارد ماژول مشتریان و فروش شده و از بخش عملیات، گزینه پیشفاکتور جدید را انتخاب کنید. پس از این انتخاب، پنجرهای نمایان میشود که شامل بخشهای مختلف برای وارد کردن اطلاعات موردنیاز است. در مرحله نخست، تکمیل سربرگ پیشفاکتور ضروری است. نام مشتری یا شخصی که پیشفاکتور برای او صادر میشود، در فیلد مربوطه انتخاب شده و نوع فروش مشخص میگردد. سپس سایر اطلاعات مرتبط مانند آدرس، محل تحویل و نام مشتری در فیلدهای مربوطه درج میشود. علاوه بر این، تعیین تاریخ صدور پیشفاکتور و تاریخ اعتبار آن نیز از الزامات این مرحله است. چنانچه معاملات مالی شما با ارزهایی به جز ریال انجام میشود، لازم است ارز موردنظر را انتخاب نمایید، در غیر این صورت، ارز پیشفرض همان ریال باقی خواهد ماند.
پس از تکمیل اطلاعات ابتدایی، نوبت به ثبت اقلام کالا یا خدمات میرسد. برای این منظور، باید به تعداد کالاها یا خدمات موردنظر، ردیفهایی در سیستم ایجاد کرده و در هر ردیف، کالای مربوطه را از فهرست انتخاب نمایید. سپس اطلاعات تکمیلی هر کالا مانند تعداد، قیمت و سایر مشخصات را وارد کنید. در صورتی که نیاز به اعمال تخفیف برای یک یا چند کالا داشته باشید، میتوان با کلیک بر روی ردیف کالای موردنظر، گزینه تخفیف را فعال کرده و میزان تخفیف را تعیین نمود. همچنین، اگر مبلغی به عنوان هزینههای اضافی همچون حملونقل یا سایر هزینهها به پیشفاکتور افزوده شود، میتوان از گزینه اضافات برای ثبت این موارد استفاده کرد. پس از ورود و بررسی تمامی اطلاعات، لازم است صحت دادههای وارد شده را ارزیابی کرده و در صورت اطمینان، پیشفاکتور را ذخیره نمایید. با این کار، پیشفاکتور در سیستم ثبت شده و در هر زمان قابل مشاهده و پیگیری خواهد بود.
مشاهده فهرست و پرینت
چنانچه قصد چاپ یا تهیه نسخه فیزیکی از یک پیشفاکتور را داشته باشید، کافی است در بالای فرم مربوطه، گزینه پرینت یا چاپ را انتخاب نمایید. با کلیک بر روی این گزینه، پنجرهای نمایان میشود که در آن می توان سایز موردنظر را برای خروجی چاپی تعیین نمود. پس از اعمال تنظیمات موردنظر، امکان چاپ پیشفاکتور به شکلی استاندارد فراهم میشود. این قابلیت به ویژه در مواقعی که نیاز به ارائه پیشفاکتور به مشتریان یا نگهداری نسخهای فیزیکی از آن در بایگانی اسناد مالی شرکت وجود دارد، بسیار کاربردی خواهد بود. ضروری است که پیش از چاپ یا ارائه پیشفاکتور، تمامی اطلاعات درجشده در آن را مورد بررسی قرار دهید تا از صحت دادههای ثبتشده، از جمله نام مشتری، نوع فروش، جزئیات کالاها و مبلغ نهایی اطمینان حاصل نمایید. به این ترتیب، از بروز هرگونه مغایرت یا اشتباه در روند صدور فاکتورهای رسمی جلوگیری خواهد شد.
برای مشاهده فهرست پیشفاکتورها در نرمافزار سپیدار، ابتدا لازم است به ماژول مشتریان و فروش مراجعه نمایید. در بخش فهرست، بر روی گزینه پیشفاکتورها کلیک کنید. با انجام این کار، لیستی جامع از تمامی پیشفاکتورهای ثبتشده در سیستم نمایش داده میشود. این فهرست به شما امکان میدهد تا تمامی پیشفاکتورهای صادرشده را بررسی کرده، اطلاعات مربوط به هر یک را مشاهده نمایید و در صورت نیاز، تغییرات لازم را اعمال کنید.
نحوه حذف پیش فاکتور
برای حذف یک پیشفاکتور در نرمافزار سپیدار، ابتدا باید به ماژول مشتریان و فروش مراجعه نمایید. پس از ورود به این بخش، از قسمت فهرست، گزینه پیشفاکتورها را انتخاب کنید. با این کار، لیستی از تمامی پیشفاکتورهای ثبتشده در سیستم نمایش داده میشود که امکان جستجو، بررسی و مدیریت آنها را برای شما فراهم میکند.
پس از یافتن پیشفاکتور موردنظر، کافی است بر روی آن کلیک راست کرده و گزینه حذف را انتخاب نمایید. با انجام این عملیات، سیستم پیغامی مبنی بر تایید حذف نمایش خواهد داد تا از انجام این اقدام اطمینان حاصل شود. در صورت تایید، پیشفاکتور موردنظر به طور کامل از سیستم حذف خواهد شد و دیگر در فهرست اسناد موجود نخواهد بود.