مقدمه
پیش فاکتور یکی از اسناد مهم در فرآیند فروش است که قبل از صدور فاکتور فروش برای مشتری صادر می‌شود. این سند از نظر حسابداری هیچ ارزش مالی ندارد و سند حسابداری برای آن صادر نمی‌شود، اما در فرآیندهای تجاری بسیار کاربردی است. در این مقاله که توسط حساب تیوب تهیه شده است، نحوه ثبت، مدیریت و استفاده از پیش فاکتور در نرم‌افزار سپیدار را بررسی خواهیم کرد.
نحوه ثبت پیش فاکتور در سپیدار
برای ثبت یک پیش فاکتور در نرم‌افزار سپیدار، مسیر زیر را دنبال کنید:
- ورود به ماژول مشتریان و فروش
- مراجعه به بخش عملیات و انتخاب گزینه پیش فاکتور جدید
- تکمیل اطلاعات مربوط به مشتری، نوع فروش و سایر جزئیات
- افزودن کالا یا خدمات مورد نظر
- تعیین قیمت، مقدار و اعمال تخفیفات یا اضافات در صورت نیاز
- ذخیره و صدور پیش فاکتور
تکمیل اطلاعات پیش فاکتور
در هنگام ثبت پیش فاکتور، برخی از فیلدهای مهم شامل موارد زیر هستند:
- مشتری: انتخاب مشتری از لیست تعریف‌شده در سیستم
- نوع فروش: تعیین نوع فروش (عادی، عمده، اقساطی و غیره)
- تاریخ پیش فاکتور: می‌توان تاریخ مدنظر را تغییر داد
- تاریخ اعتبار: مشخص کردن مدت اعتبار پیش فاکتور
- ارز: انتخاب نوع ارز (ریال، دلار، یورو و غیره)
افزودن اقلام به پیش فاکتور
پس از تکمیل اطلاعات سربرگ، کالاها و خدمات مورد نظر باید به پیش فاکتور اضافه شوند. مراحل به این صورت است:
- انتخاب کالا یا خدمات از لیست موجود
- تعیین تعداد و واحد اندازه‌گیری
- انتخاب انبار (در صورت نیاز)
- وارد کردن قیمت واحد کالا یا خدمت
- اعمال تخفیفات و اضافات در صورت نیاز
اعمال تخفیف و مالیات
در سپیدار، امکان اعمال تخفیف و اضافات به دو صورت وجود دارد:
- تخفیف روی اقلام مشخص: می‌توان برای هر کالا یا خدمت به‌صورت جداگانه تخفیف تعیین کرد.
- تخفیف کلی: می‌توان تخفیف را به کل فاکتور اعمال کرد.
همچنین، اگر کالا یا خدمت مورد نظر شامل مالیات و ارزش افزوده باشد، این مقدار به‌صورت خودکار محاسبه و اضافه خواهد شد.
تبدیل پیش فاکتور به فاکتور فروش
در صورتی که مشتری پیش فاکتور را تأیید کند، می‌توان آن را به فاکتور فروش تبدیل کرد. این کار با استفاده از دکمه صدور فاکتور فروش انجام می‌شود. در این مرحله، اطلاعات از پیش فاکتور به فاکتور منتقل می‌شود و سیستم به‌صورت خودکار سند حسابداری را صادر می‌کند.
مدیریت و گزارش‌گیری پیش فاکتورها
برای مشاهده لیست پیش فاکتورهای ثبت‌شده، می‌توان به بخش فهرست پیش فاکتورها در ماژول مشتریان و فروش مراجعه کرد. از این بخش می‌توان:
- پیش فاکتورهای صادرشده را مشاهده کرد.
- پیش فاکتورهای قدیمی را ویرایش یا حذف کرد.
- پرینت پیش فاکتور را دریافت کرد.
- از پیش فاکتورهای موجود، نسخه کپی تهیه کرد.
- پیش فاکتورهای صادرشده را به فاکتور فروش تبدیل کرد.
پرینت و ارسال پیش فاکتور
نرم‌افزار سپیدار چندین قالب مختلف برای پرینت پیش فاکتور ارائه می‌دهد که از طریق گزینه چاپ قابل دسترسی هستند. کاربران همچنین می‌توانند برای تغییر قالب پیش فاکتور و طراحی قالب اختصاصی، از خدمات حساب تیوب استفاده کنند.
خاتمه دادن یا بازیابی پیش فاکتور
در صورتی که یک پیش فاکتور دیگر معتبر نباشد، می‌توان آن را خاتمه داد تا از سیستم خارج شود. همچنین، در صورت نیاز می‌توان برگشت از خاتمه را انتخاب کرد تا مجدداً قابلیت تبدیل به فاکتور را پیدا کند.
نتیجه‌گیری
پیش فاکتور یکی از اسناد مهم در فرآیند فروش است که به کمک آن می‌توان اطلاعات دقیق کالاها، خدمات و شرایط فروش را قبل از نهایی شدن معامله به مشتری ارائه داد. نرم‌افزار سپیدار امکان مدیریت و ثبت پیش فاکتورها را به شکلی ساده و کاربردی فراهم کرده است. برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد سفارشی‌سازی گزارشات و طراحی فرم‌های اختصاصی در سپیدار، می‌توانید با حساب تیوب در ارتباط باشید.
