فاکتور فروش چیست؟
فاکتور فروش، سندی رسمی و تجاری است که در معاملات بین فروشنده و خریدار صادر میشود و نقش مهمی در فرآیندهای مالی و حسابداری ایفا میکند. هنگامی که یک شرکت قصد فروش کالا یا ارائه خدمات به شخص حقیقی یا حقوقی دیگری را دارد، صدور فاکتور فروش بهعنوان گواهی این معامله الزامی است.
در این سند، اطلاعات کاملی از جمله مشخصات فروشنده و خریدار، شرح دقیق کالاها یا خدمات ارائهشده، تعداد، قیمت واحد، مبلغ کل، میزان مالیات و سایر جزئیات مرتبط ثبت میشود. فاکتور فروش علاوه بر آنکه مبنای محاسبه و ثبت درآمد برای فروشنده است، به خریدار نیز امکان میدهد تا هزینههای خود را مدیریت و مستندات لازم را برای امور مالیاتی و حسابداری فراهم کند.
نحوه ثبت فاکتور فروش در سپیدار
برای ثبت فاکتور فروش، ابتدا باید به ماژول مشتریان و فروش مراجعه کنید. در این بخش، از قسمت عملیات گزینه فاکتور فروش جدید را انتخاب نمایید. پس از انتخاب این گزینه، فرم مخصوص ثبت فاکتور فروش نمایش داده میشود که از نظر ساختار و جزئیات، شباهت زیادی به فرم پیشفاکتور دارد.
در فرم بازشده، اولین گام، تکمیل سر برگ فاکتور است. اگر فاکتور فروش بر اساس یک پیشفاکتور صادر شده باشد، کافی است پیشفاکتور مربوطه را از فیلد پیش فاکتور انتخاب کنید. با این کار، اطلاعات درجشده در پیشفاکتور بهصورت خودکار به فاکتور فروش منتقل خواهد شد. اما در صورتی که فاکتور فروش مستقل از پیشفاکتور باشد، لازم است کلیه اطلاعات مرتبط را بهصورت دستی وارد نمایید. اطلاعاتی که در این بخش تکمیل میشوند شامل مشخصات مشتری، تاریخ فاکتور، شماره فاکتور و سایر جزئیات مربوط به فروش است.
پس از تکمیل اطلاعات سر برگ، نوبت به ثبت اقلام فاکتور میرسد. در این بخش، برای هر کالای فروختهشده یک ردیف مجزا ایجاد کرده و مشخصات آن را در فاکتور ثبت میکنید. اطلاعاتی که باید برای هر کالا درج شود شامل نام کالا، تعداد، قیمت واحد، نام انبار مرتبط، و توضیحات تکمیلی است. در قسمت انتهایی فرم، امکان افزودن مواردی مانند تخفیف، هزینههای اضافی، مالیات و عوارض فراهم شده است. در صورت نیاز، این مقادیر را متناسب با شرایط معامله در فاکتور اعمال کنید. پس از تکمیل کلیه اطلاعات و ذخیره کردن فاکتور، فاکتور فروش در سیستم ثبت شده و آماده استفاده برای پیگیریهای مالی و ارسال به مشتری خواهد بود.
مشاهده فهرست و پرینت
برای مشاهده فهرست فاکتورهای فروش ثبتشده در سیستم، ابتدا باید به ماژول مشتریان و فروش مراجعه کنید. در این بخش، از قسمت فهرستها گزینه فاکتورهای فروش را انتخاب نمایید. پس از انتخاب این گزینه، لیستی از تمامی فاکتورهای فروش صادرشده نمایش داده میشود که میتوان بر اساس شماره فاکتور، تاریخ، نام مشتری، مبلغ فاکتور و سایر جزئیات آنها را مرتبسازی و جستجو کرد. این قابلیت به کاربران کمک میکند تا سوابق مالی مربوط به فروش را بهصورت دقیق بررسی کرده و در صورت لزوم، اصلاحات لازم را اعمال نمایند.
برای تهیه نسخه چاپی از یک فاکتور فروش، کافی است ابتدا فاکتور موردنظر را در سیستم باز کرده و سپس گزینه پرینت یا چاپ را که در قسمت بالای فرم قرار دارد، انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه، چندین فرمت چاپی مختلف با اندازههای متنوع به شما نمایش داده میشود. در این مرحله، لازم است فرمت دلخواه را بر اساس نیاز خود انتخاب کرده و سپس فرآیند چاپ را اجرا نمایید.
نحوه حذف فاکتور فروش
برای حذف یک فاکتور فروش، ابتدا باید به ماژول مشتریان و فروش مراجعه کنید. پس از ورود به این بخش، از قسمت فهرستها گزینه فاکتورهای فروش را انتخاب نمایید. در این قسمت، فهرستی از تمامی فاکتورهای ثبتشده در سیستم نمایش داده میشود که میتوان بر اساس شماره فاکتور، تاریخ، نام مشتری یا سایر مشخصات موردنظر، فاکتور مربوطه را جستجو و پیدا کرد.
پس از یافتن فاکتور مدنظر، کافی است روی آن کلیک راست کنید تا گزینههای مختلفی برای مدیریت آن نمایش داده شود. در این مرحله، بسته به نیاز خود، میتوانید یکی از گزینههای زیر را انتخاب نمایید:
- ویرایش فاکتور: در صورتی که تنها بخشی از اطلاعات ثبتشده نیاز به اصلاح داشته باشد، میتوانید از گزینه ویرایش استفاده کنید. با این کار، فرم فاکتور باز شده و امکان اصلاح اطلاعات مربوط به مشتری، کالاها، قیمتها و سایر جزئیات فراهم خواهد شد.
- حذف فاکتور: در صورتی که نیاز به حذف کامل فاکتور از سیستم باشد، گزینه حذف را انتخاب کنید. با کلیک روی این گزینه، پیامی مبنی بر تایید حذف فاکتور نمایش داده میشود. در این مرحله، کاربر باید تایید کند که قصد حذف فاکتور را دارد، زیرا پس از حذف، امکان بازیابی آن بهصورت مستقیم وجود نخواهد داشت.