خروج انبار چیست؟
فرم خروج انبار یکی از اسناد مهم در فرآیند مدیریت انبار است که زمانی مورد استفاده قرار میگیرد که کالایی به هر دلیل نیاز به خروج از انبار داشته باشد. این سند نقش کلیدی در ثبت و مستندسازی تمامی جزئیات مربوط به خروج کالا از انبار ایفا میکند.
خروج کالا از انبار میتواند به دلایل متنوعی انجام شود. به عنوان مثال، ممکن است کالا به فروش رسیده باشد و برای تحویل به مشتری از انبار خارج شود. یا اینکه کالا برای مصرف در فرآیند تولید به خط تولید منتقل گردد. در موارد دیگر، ممکن است کالا به انبار دیگری انتقال یابد، به صورت امانی یا به عنوان هدیه به شخصی داده شود، یا به دلایل خاصی مانند ضایع شدن و غیرقابل استفاده شدن، از انبار خارج گردد.
فرم خروج انبار با هدف ثبت دقیق این دلایل و مشخصات کالای خارجشده طراحی شده است و اطلاعاتی نظیر نوع کالا، مقدار، علت خروج، و تاریخ خروج را در خود جای میدهد. ثبت این اطلاعات به مدیریت دقیق موجودی انبار کمک کرده و شفافیت بیشتری در فرآیندهای انبارداری ایجاد میکند.
نحوه ثبت خروج انبار جدید
برای ثبت خروج انبار جدید در نرمافزار سپیدار، ابتدا وارد ماژول تامینکنندگان و انبار شوید. در این ماژول، از بخش عملیات گزینه خروج انبار جدید را انتخاب کنید. پس از انتخاب این گزینه، فرمی برای ثبت اطلاعات خروج انبار باز میشود که لازم است جزئیات آن به دقت تکمیل گردد.
در ابتدای فرم، باید علت خروج کالا از انبار را مشخص کنید. این بخش شامل گزینههای مختلفی مانند فروش، مصرف، سایر یا انتقال بین انبارها است. بسته به نوع خروج کالا، گزینه مناسب را انتخاب نمایید. سپس انباری که کالا از آن خارج میشود را از فیلد مربوطه تعیین کنید. در ادامه، نام شخص تحویلگیرنده کالا را وارد کرده و در بخش توضیحات، اطلاعات تکمیلی یا توضیحاتی مرتبط با این سند را ثبت نمایید. همچنین، شماره و تاریخ خروج انبار را در فیلدهای مخصوص وارد کنید تا اطلاعات سند کامل شود.
پس از تکمیل اطلاعات سربرگ، به بخش اقلام فرم مراجعه کنید. در این قسمت، به تعداد کالاهایی که قصد خروج آنها از انبار را دارید، ردیفهای جداگانه ایجاد کنید و اطلاعات مربوط به هر کالا را به تفکیک وارد نمایید. جزئیاتی نظیر نام کالا، مقدار، و سایر مشخصات مرتبط با هر ردیف باید بهدقت ثبت شود. در هنگام وارد کردن تعداد کالا، حتما به میزان موجودی هر کالا که در پایین فرم نمایش داده میشود توجه داشته باشید. این نکته بسیار مهم است، چرا که تعداد واردشده نباید از میزان موجودی واقعی کالا در انبار بیشتر باشد.
یکی از قابلیتهای کاربردی نرمافزار سپیدار این است که شما میتوانید به دو روش مختلف عمل کنید: یا از روی خروج انبار، فاکتور فروش صادر نمایید، یا برعکس، ابتدا فاکتور فروش را ثبت کرده و سپس خروج انبار مربوط به آن را ایجاد کنید. این انعطافپذیری در ثبت اطلاعات، امکان مدیریت بهتر فرآیندهای مالی و انبارداری را فراهم کرده و به افزایش دقت و سهولت در عملیات کمک میکند. با تکمیل این مراحل، خروج انبار جدید شما با جزئیات دقیق در سیستم ثبت خواهد شد و این سند میتواند به عنوان مرجع برای تحلیل موجودی انبار و سایر فرآیندهای مالی مرتبط مورد استفاده قرار گیرد.
مشاهده فهرست و پرینت
برای چاپ فرم خروج انبار، پس از ورود به فرم مربوطه، در بالای صفحه گزینه پرینت یا چاپ را انتخاب نمایید. سپس در پنجره بازشده، اندازه دلخواه برای چاپ را انتخاب کنید و در صورت نیاز، نسخه چاپی فرم خروج انبار را تهیه کنید. این امکان به شما این اجازه را میدهد که نسخهای فیزیکی از فرم خروج انبار داشته باشید که میتوان از آن در امور مستندسازی و نگهداری اسناد استفاده کرد.
چنانچه قصد مشاهده فهرست تمامی خروجهای انبار ثبتشده در سیستم را دارید، باید به ماژول تامینکنندگان و انبار مراجعه کنید. در این ماژول، از بخش فهرست گزینه خروج انبار را انتخاب نمایید. با انجام این عمل، لیستی کامل از تمام خروجهای انبار که تاکنون در سیستم ثبت شدهاند، به نمایش درمیآید. این فهرست به شما این امکان را میدهد که به راحتی اطلاعات تمامی خروجهای انبار را مشاهده کرده و جزئیات آنها را بررسی نمایید.
نحوه حذف خروج انبار
برای حذف یک خروج انبار ثبتشده در نرمافزار سپیدار، ابتدا باید به ماژول تامینکنندگان و انبار وارد شوید. پس از دسترسی به این ماژول، از بخش فهرست، گزینه خروج انبار را انتخاب نمایید. این اقدام موجب نمایش لیستی از تمامی خروجهای انبار ثبتشده در سیستم خواهد شد.
در این مرحله، فهرستی از تمامی اسناد خروج انبار برای شما نمایش داده میشود. برای حذف خروج انبار موردنظر، کافی است بر روی آن سند کلیک راست کرده و از منوی باز شده، گزینه حذف را انتخاب کنید. با انجام این کار، سند خروج انبار بهطور کامل از سیستم حذف خواهد شد.