 |
شماره: قسمت سوم |
 |
مدرس: بهنام رجبی |
 |
زمان: 10 دقیقه |
 |
دسته بندی: نرم افزار حسابداری |
نیاز سنجی قبل خرید سیستم حسابداری
برای حمایت از ما ویدئو ها را در یوتیوب تماشا کنید
قبل از خريد نرم افزار حسابداري، من کي هستم و چه نيازهايي دارم
انتخاب نرم افزار حسابداري يک تصميم فني و استراتژيک است. پيش از مقايسه برندها، تصوير روشن از نيازهاي خود بسازيد. اين راهنما کمک ميکند سريع، دقيق و عملي پيش برويد.
پروفايل کسب و کار من
چند پرسش کوتاه اما سرنوشت ساز. پاسخ ها را يادداشت کنيد.
اندازه شرکت
- ☐ خرد (کمتر از 5 کاربر)
- ☐ کوچک (5 تا 20 کاربر)
- ☐ متوسط (20 تا 100 کاربر)
- ☐ بزرگ و چند شعبه (بيش از 100 کاربر)
نوع فعاليت
- ☐ بازرگاني
- ☐ توليدي
- ☐ پيمانکاري
- ☐ خدماتي
تعداد کاربران استفاده کننده
- ☐ يک کاربر
- ☐ 2 تا 5 کاربر
- ☐ 6 تا 20 کاربر
- ☐ بيش از 20 کاربر همزمان
ساختار کاربران و نقش ها
- ☐ مدير مالي
- ☐ حسابدار فروش
- ☐ حسابدار خريد و تامين
- ☐ خزانه داري و صندوق
- ☐ انبار
- ☐ حقوق و دستمزد
- ☐ مدير عامل يا گزارش بيني مديريتي
محدوده بودجه
- ☐ خريد يکباره اقتصادي
- ☐ اشتراک ماهانه يا ساليانه
- ☐ ماژولي و مرحله اي
نکته: فقط قيمت نرم افزار را نبينيد. جمع کل هزينه مالکيت را بسنجيد: آموزش، مهاجرت داده، يکپارچه سازي، پشتيباني، توسعه هاي بعدي.
اگر از سيستم فعلي مهاجرت ميکنم
چرا ميخواهم مهاجرت کنم
- ☐ کندي و خطاهاي تکراري
- ☐ محدوديت گزارش ساز و تحليل
- ☐ نداشتن ماژول مورد نياز
- ☐ عدم پوشش شعب يا کاربر همزمان
- ☐ ضعف پشتيباني يا به روز رساني
- ☐ نياز به اتصال فروشگاه و CRM
- ☐ الزامات امنيت و حقوق دسترسي دقيق
جدول ثبت چالش هاي سيستم فعلي
| چالش | شدت (1 تا 5) | اثر بر کار | راهکار مورد نياز | اولويت |
|---|---|---|---|---|
آيا سيستم جديد اين چالش ها را حل ميکند
براي هر چالش يک سناريو تست بسازيد. در دمو همان سناريو را اجرا کنيد. بدون سناريو، دمو فقط يک نمايش عمومي است.
نيازهاي خريد من از نرم افزار حسابداري
وظيفه هاي اصلي
- ☐ خريد و فروش و برگشت ها
- ☐ انبار و موجودي لحظه اي
- ☐ خزانه داري، صندوق، بانک، چک
- ☐ حقوق و دستمزد
- ☐ دفاتر و صورت هاي مالي
- ☐ ماليات و ارزش افزوده
گزارش گيري و تحليل
- ☐ گزارش ساز پويا
- ☐ سود و زيان کالا و فاکتور
- ☐ مراکز هزينه و پروژه
- ☐ داشبورد مديريتي
اجرا و دسترسي
- ☐ ويندوزي
- ☐ تحت وب
- ☐ ابري
- ☐ موبايل
امنيت و کنترل داخلي
- ☐ نقش ها و سطوح دسترسي دقيق
- ☐ تاييد چند مرحله اي اسناد
- ☐ ثبت ردپا و لاگ کامل
- ☐ پشتيبان گيري خودکار و بازيابي
يکپارچه سازي و توسعه پذيري
- ☐ API يا وب سرويس
- ☐ اتصال به فروشگاه اينترنتي و CRM
- ☐ افزونه و ماژول هاي قابل افزودن
ماتريس تصميم سريع
به هر بعد وزن بدهيد. سپس به هر نرم افزار نمره بدهيد. حاصل ضرب وزن و نمره، جمع ميشود و رتبه ميدهد.
| بعد | وزن (1 تا 5) | نمره نرم افزار A (1 تا 5) | نمره نرم افزار B (1 تا 5) | نمره نرم افزار C (1 تا 5) |
|---|---|---|---|---|
| پوشش مدل فعاليت | ||||
| محيط اجرا و دسترسي | ||||
| گزارش ساز و تحليل | ||||
| سطوح دسترسي و کنترل | ||||
| توسعه پذيري و API | ||||
| هزينه کل مالکيت | ||||
| پشتيباني و زمان پاسخ |
ريسك هاي رايج و راهکار سريع
- فقط به قيمت نگاه ميکنم: TCO را محاسبه کنيد.
- دمو بدون سناريو: سناريوي واقعي خود را اجرا کنيد.
- ناديده گرفتن آموزش و مهاجرت داده: در قرارداد قيد کنيد.
- عدم توجه به رشد آتي: توسعه پذيري را خط قرمز بگذاريد.
- ابهام در پشتيباني: سطح خدمت و زمان پاسخ را مکتوب کنيد.
جمع بندي و گام بعدي
- چک ليست بالا را پر کنيد و چالش ها را ثبت کنيد.
- ماتريس تصميم را وزن دهي و نمره دهي کنيد.
- براي 2 گزينه برتر، دمو با سناريوي خود بگيريد و نتيجه را مقايسه کنيد.
هدف، خريد نرم افزار نيست. هدف، حل مساله مالي و مديريت شفاف است.
50 دیدگاه. ارسال دیدگاه جدید
سلام من یه تجربه بد داشتم موقع خرید همه چیز خوب بود ولی بعد گفتن آموزش جداست و پشتیبانی هم محدود. تو نیازسنجی چطور از اول این موارد رو روشن کنیم؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام کیوان عزیز
از همان اول هزینه آموزش، تعداد جلسات، مدت پشتیبانی رایگان و هزینه تمدید سالانه را کتبی بخواهید.
به نظرم بدون شفاف شدن اینها اصلا وارد مرحله خرید نشید.
سپاس از همراهی شما
من یه کم نگران امنیت اطلاعاتم. تو نیازسنجی برای نرم افزار تحت وب باید دقیقا چی بپرسیم؟ بعضی ها فقط میگن امن هست و تمام.
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام فرشته عزیز
در نیازسنجی حتما درباره بکاپ گیری منظم، امکان دریافت فایل پشتیبان توسط شما، سطح دسترسی کاربران و لاگ تغییرات سوال کنید.
اگر جواب ها شفاف نبود، همونجا یه علامت سوال جدی بذارید.
سپاس از همراهی شما
سلام وقت بخیر
قبل خرید نرم افزار باید از اول مشخص کنیم چند نفر همزمان کار میکنن؟ چون ما الان دو نفر هستیم ولی ممکنه سال بعد ۴ نفر بشیم.
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام نگین عزیز
بله حتما، تعداد کاربران الان و پیش بینی رشد رو بنویسید چون روی انتخاب نسخه و هزینه خیلی تاثیر داره.
حتی بهتره بپرسید اضافه کردن کاربر در آینده چه هزینه و محدودیتی دارد.
سپاس از همراهی شما
سلام ما یه بار نرم افزار خریدیم، بعد فهمیدیم گزارش سود و زیانش بر اساس ثبت های ناقص در میاد و باید کلی کار دستی کنیم. تو نیازسنجی چطور مطمئن بشیم سود و زیان واقعا درست درمیاد؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام حسین عزیز
حتما سناریو واقعی خودتون رو آماده کنید (چندتا درآمد، چندتا هزینه، یه دریافت و پرداخت) و از فروشنده بخواهید همان را در دمو ثبت کند و گزارش سود و زیان را نشان بدهد.
اگر صرفا گزارش نمونه چاپی نشان دادند، کافی نیست.
سپاس از همراهی شما
سلام وقت بخیر
ما یه شرکت خدماتی کوچیکیم و بیشتر هزینه هامون پروژه ایه
تو نیازسنجی قبل خرید نرم افزار، چه چیزهایی رو حتما باید مشخص کنیم که بعدا گزارش سود هر پروژه رو درست بده؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام علیرضا عزیز
برای خدمات پروژه ای، حتما از اول تکلیف “مرکز هزینه/پروژه” و روش ثبت هزینه ها (حقوق، پیمانکار، ایاب و ذهاب) رو مشخص کنید.
بعدش هم در دمو بخواهید گزارش سود و زیان به تفکیک پروژه رو واقعی اجرا کنن.
سپاس از همراهی شما
ما توی کارمون زیاد مرجوعی داریم و بعضی وقت ها تخفیف آخر فاکتور هم میدیم. نرم افزار قبلی گزارش سود رو خراب میکرد چون مرجوعی رو درست لحاظ نمیکرد. این مورد رو چطور دقیق مطرح کنم؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام سمیه عزیز
حتما سناریوی واقعی خودتون رو بنویسید: فروش، تخفیف، مرجوعی کامل یا جزئی، و تاثیرش روی موجودی و سود.
در دمو هم از فروشنده بخواهید همین سناریو را اجرا کند و گزارش سود و زیان و گزارش فروش را بعدش نشان بدهد تا مطمئن شوید درست محاسبه میشود.
سپاس از همراهی شما
راستش من دو به شکم نرم افزارتهیه کنم یا نه
چون چند بار دیدم اولش همه چیز خوبه ولی بعدش دیتابیس سنگین میشه و کند میشه. سرعت و پایداری رو چطور میشه قبلش دونست؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام کاظم عزیز
بهتره از فروشنده درباره تعداد رکورد قابل پشتیبانی، تجربه مشتری های مشابه و حداقل سخت افزار/اینترنت مورد نیاز سوال کنید.
همچنین اگر ممکنه، دمو را روی حجم نزدیک به واقعیت شما تست کنید یا حداقل نمونه گزارش روی دیتای زیاد را ببینید.
سپاس از همراهی شما
سلام ما فروش نقدی و چکی با هم داریم و تعداد چک ها زیاد شده نرم افزار فعلی فقط یه یادداشت ساده داره و پیگیری سررسیدها سخت شده برای نیازسنجی بخش چک و خزانه داری چه مواردی رو باید بگیم؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام الهام عزیز
برای چک ها باید چرخه کامل داشته باشید: ثبت دریافت/پرداخت، وضعیت ها (پاس شده، برگشتی، خرج شده)، یادآوری سررسید و گزارش ریز.
در نیازسنجی تعداد چک های ماهانه، نیاز به پیامک/هشدار، و گزارش سررسید هفتگی یا ماهانه را دقیق ذکر کنید.
سپاس از همراهی شما
ما انبارمون یه جای دیگه است و گاهی رسید و حواله با تاخیر ثبت میشه و بعد موجودی ها نمیخونه
آیا نرم افزاری هست که بشه با موبایل هم ورود و خروج انبار رو ثبت کرد؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام سینا عزیز
بله، خیلی از سیستم ها نسخه موبایل یا وب دارند که برای ثبت انبار کاربردی است، ولی باید دقیق بررسی شود.
در نیازسنجی بنویسید انبار خارج از دفتر است و نیاز به ثبت لحظه ای یا حداقل همان روز دارید، و حتما دمو را با گوشی تست کنید.
سپاس از همراهی شما
سلام من ی انتقادی دارم خیلی از شرکت ها هزینه های تمدید و آپدیت رو واضح نمیگن و آخر سال شوکه میشیم توی نیازسنجی چه جوری از همون اول همه هزینه ها رو شفاف کنیم؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام نگار عزیز
حق با شماست، باید “هزینه کل مالکیت” را بپرسید نه فقط قیمت خرید.
در نیازسنجی حتما هزینه تمدید سالانه، پشتیبانی، آموزش اولیه، آپدیت نسخه، افزایش کاربر و هر افزونه احتمالی را جداگانه و کتبی درخواست کنید.
سپاس از همراهی شما
یه سوال ما کارمون خدماتیه و کالا نداریم، ولی هزینه ها و قراردادها زیادن بعضی نرم افزارها خیلی فروشگاهی هستن و انگار فقط برای فاکتور و انباره برا خرید نرم افزار برای شرکت خدماتی باید روی چی تاکید کنیم؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام هومن عزیز
برای خدماتی ها معمولا مهم ترین بخش، مدیریت درآمد و هزینه به تفکیک پروژه/قرارداد و گزارش سود هر قرارداد است.
در نیازسنجی روی مراکز هزینه، ثبت قرارداد، صورت وضعیت یا فاکتور خدمات، و گزارش های تحلیلی ماهانه تاکید کنید.
سپاس از همراهی شما
ما با بانک زیاد کار داریم و تعداد تراکنش ها بالاست. لازمه نرم افزار امکان دریافت گردش بانک و تطبیق اتومات داشته باشه؟ یا بیشتر برای شرکتای بزرگه؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام پیمان عزیز
اگر تعداد تراکنش ها بالاست، امکان ورود خروجی بانک و تطبیق میتونه زمان شما رو خیلی کم کنه و خطا رو پایین بیاره.
در نیازسنجی بنویسید چند تراکنش ماهانه دارید و آیا “خزانه داری/بانک” برایتان حیاتی است یا خیر تا گزینه مناسب پیشنهاد شود.
سپاس از همراهی شما
یه موضوع مهم برای ما کنترل دسترسیه مدیرمون میگه صندوقدار نباید بتونه قیمت پایه رو عوض کنه یا گزارش سود رو ببینه باید دقیق چی بپرسیم که بعدا نگن این امکان تو نسخه شما نیست؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام آرمین عزیز
باید نقش ها رو جدا کنید: فروش/صندوق، انبار، حسابداری، مدیر و برای هر نقش “اجازه دیدن، ثبت، ویرایش، حذف” را مشخص کنید.
در دمو هم حتما همین سناریو را تست کنید تا مطمئن شوید این سطح بندی واقعی است.
سپاس از همراهی شما
سلام من حسابدار تازه کارم و میترسم نرم افزارهای بزرگ گیجم کنه ولی از اون طرف هم نمیخوام چیزی بگیرم که بعدا بگن به درد رشد شرکت نمیخوره
سطح پیچیدگی نرم افزار رو چطور میشه سنجید؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام لیلا عزیز
بهترین معیار اینه که چند فرایند روزمره (ثبت خرید، ثبت هزینه، صدور فاکتور، دریافت و پرداخت) رو خودتون با دمو انجام بدید و ببینید چقدر روان هست.
در نیازسنجی هم مشخص کنید چه کسانی کاربر سیستم هستند و سطح مهارتشان چقدر است تا نسخه مناسب همان انتخاب شود.
سپاس از همراهی شما
سلام خسته نباشین ما توی شرکت قبلیمون یه نرم افزار گرفتیم که ظاهرش خیلی شیک بود ولی موقع گزارش گیری هرچی میخواستیم میگفت باید سفارش گزارش بدید الان میخوام قبل خرید دقیق بفهمم گزارش های آماده چی داره و چی نداره
چه سوال هایی ازشون بپرسم که سرم کلاه نره؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام نادر عزیز
حتما لیست گزارش های حیاتی خودتون رو از قبل بنویسید و از فروشنده بخواهید همان ها را در دمو جلوی شما اجرا کند.
همچنین سوال کنید گزارش ساز داخلی دارد یا هر تغییر کوچیک نیاز به هزینه و زمان جداگانه دارد.
سپاس از همراهی شما
سلام ما یک شرکت کوچیکیم ولی احتمال رشد داریم میترسم الان یه سیستم خیلی ساده بگیریم و یک سال دیگه مجبور بشیم دوباره عوض کنیم تو نیازسنجی چطور آینده رو هم لحاظ کنیم؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام سروش عزیز
در نیازسنجی علاوه بر نیازهای امروز، سناریوی رشد ۱۲ تا ۲۴ ماه آینده را هم بنویسید: افزایش کاربر، افزایش حجم اسناد، اضافه شدن شعبه یا فروش آنلاین.
موقع انتخاب، ببینید نرم افزار امکان ارتقا نسخه/ماژول یا توسعه گزارش را دارد یا نه تا مجبور به مهاجرت پرهزینه نشوید.
سپاس از همراهی شما
سلام اکثر معرفی ها فقط اسم نرم افزارهاست ولی کسی نمیگه برای چه نیازهایی مناسب نیستن توی نیازسنجی میشه یک بخش هم درباره خط قرمزها گذاشت؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام مینا عزیز
نکته درستی گفتید، نوشتن نامناسب برای چه شرایطی جلوی اشتباهات را میگیرد.
در نیازسنجی بهتر است خط قرمزها را مشخص کنید مثل نبود گزارش سود پروژه، نبود دسترسی نقش ها، یا نداشتن خروجی استاندارد برای مالیات/بیمه.
سپاس از همراهی شما
سلام وقت بخیر برا من مهمه اطلاعات از نرم افزار قبلی منتقل بشه چون چند سال سند داریم. چه نوع نرم افزاری این قابلیت رو داره
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام پویا عزیز
حتما نوع اطلاعاتی که میخواهید مهاجرت بدید رو لیست کنید: سرفصل ها، طرف حساب ها، کالا/خدمت، مانده ها، اسناد سنوات قبل، فاکتورها و…
همچنین بپرسید انتقال اطلاعات توسط خود شرکت انجام میشه یا شما، و خروجی استاندارد دارند یا خیر.
سپاس از همراهی شما
من تو شرکت قبلی دیدم هر کسی کالا یا خدمت رو یه جور تعریف میکرد و بعد گزارشها بهم میریخت. این موضوع بیشتر مدیریتیه یا از نرم افزار هم باید انتظار کنترل داشته باشیم؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام رضوان عزیز
ترکیبیه؛ نظم داخلی خیلی مهمه ولی نرم افزار هم باید امکان محدود کردن دسترسی به تعریف/ویرایش آیتم ها رو داشته باشه.
در نیازسنجی مشخص کنید چه کسی اجازه تعریف سرفصل، کالا، خدمت و تغییر قیمت پایه را دارد تا گزارشها یکدست بماند.
سپاس از همراهی شما
سلام ما میخوایم دو نفر همزمان فاکتور بزنن و حسابدار هم همون لحظه سندها رو ببینه. بعضی نرم افزارها میگن کاربر همزمان پولیه. این مورد تو نیازسنجی خیلی مهمه؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام بهاره عزیز
بله خیلی مهمه، چون بعدا هزینه های پنهان ایجاد میکند و کارتون قفل میشه.
در نیازسنجی تعداد کاربران همزمان، سطح دسترسی هر نقش (فروش، انبار، حسابداری) و هزینه افزایش کاربر را دقیق مشخص کنید.
سپاس از همراهی شما
سلام خسته نباشین
من تجربه بد از پشتیبانی دارم. همه موقع فروش خیلی خوبن، بعدش جواب نمیدن. تو نیازسنجی پشتیبانی رو چطور بسنجیم که فقط حرف نباشه؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام یاسر عزیز
در نیازسنجی حتما SLA یا تعهد زمان پاسخ را بپرسید (مثلا چند ساعت/چند روز) و اینکه پشتیبانی شامل چه چیزهایی هست.
بهتره قبل خرید، یک تماس یا تیکت آزمایشی هم بزنید و ببینید واقعا چطور پاسخ میدن.
سپاس از همراهی شما
ما الان نرم افزار داریم ولی مشکل اینه که گزارش سود و زیانش با واقعیت نمیخونه. چه سوالی از فروشنده باید بپرسم که بفهمم گزارشاش قابل اعتماده؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام فرشاد عزیز
حتما از فروشنده بخواهید یک سناریوی واقعی شما را دمو کند: ثبت خرید، ثبت هزینه ها، ثبت فروش و سپس گزارش سود و زیان همان ماه.
همچنین بپرسید روش محاسبه بهای تمام شده چیست و آیا امکان کنترل دستی و گزارش ریز سود به تفکیک کالا/خدمت وجود دارد یا خیر.
سپاس از همراهی شما
سلام وقت بخیر
برای شرکت کوچیک ما لازم هست حتما ماژول حقوق و دستمزد هم بخریم؟ یا میشه جدا با اکسل بزنیم و فقط حسابداری رو داشته باشیم؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام هانیه عزیز
این کاملا به حجم پرسنل و حساسیت شما روی دقت لیست حقوق بستگی دارد.
اگر نفرات کم هستند اکسل میتواند موقت جواب بدهد، اما در نیازسنجی حتما بررسی کنید آیا خروجی بیمه/مالیات و سند حسابداری حقوق برایتان مهم است یا نه.
سپاس از همراهی شما
سلام ما شرکت خدماتی هستیم و پروژه ای کار میکنیم تو نیازسنجی دقیقا باید چه چیزهایی رو بنویسیم که بعدا گزارش سود هر پروژه رو درست دربیاریم؟ چون الان همه هزینه ها قاطی میشه و آخر ماه هیچی معلوم نیست
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام مهدیار عزیز
برای سود پروژه، حتما باید از روز اول تکلیف «مرکز هزینه/پروژه»، نحوه ثبت قرارداد، و ثبت هزینه های مستقیم و غیرمستقیم مشخص شود.
در نیازسنجی بنویسید گزارش مورد انتظار شما چیست (سود پروژه، مانده دریافتنی هر قرارداد، هزینه هر تیم/کارمند روی پروژه).
سپاس از همراهی شما
من الان بین نرم افزار تحت وب و ویندوزی گیر کردم از ی طرف دوست دارم هرجا بودم با گوشی هم بتونم ی گزارش بگیرم، از ی طرف میترسم اگر اینترنت قطع شد کارم لنگ بمونه برای نیازسنجی این مورد رو چطور باید تصمیم بگیریم؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام آرزو عزیز
بهترین کار اینه که اول میزان وابستگی کارتون به اینترنت رو مشخص کنید و سناریوی قطعی رو بنویسید (چند ساعت در ماه قطعی دارید و چه کارهایی باید حتما انجام بشه).
اگر قطعی زیاد دارید، یا باید راهکار آفلاین/کش آفلاین نرم افزار تحت وب رو بررسی کنید یا نسخه لوکال رو انتخاب کنید.
سپاس از همراهی شما