اطلاعات ماهانه در سپیدار چیست؟
در نرم‌افزار سپیدار، اطلاعات ماهانه به مجموعه داده‌هایی اطلاق می‌شود که کارکرد ماهانه کارمندان را در طول یک دوره مالی (یک ماه) ثبت و مدیریت می‌کند. این اطلاعات امکان نظارت بر میزان فعالیت و حضور کارکنان را فراهم کرده و مبنای محاسبات حقوق و مزایا قرار می‌گیرد.
در سیستم سپیدار، حقوق و مزایای کارکنان بر اساس ۳۰ روز کاری استاندارد تنظیم می‌شود. با این حال، در طول ماه ممکن است تغییراتی در کارکرد هر کارمند رخ دهد که لازم است به‌طور دقیق در سامانه ثبت شود. این تغییرات شامل موارد زیر است:
- غیبت‌های کارکنان و تاثیر آن بر میزان حقوق
- اضافه‌کاری‌ها و محاسبه میزان افزایش حقوق بر اساس ساعات اضافه‌کاری
- مرخصی‌های استحقاقی یا بدون حقوق
- دریافت مساعده از سوی کارمند و تاثیر آن بر میزان پرداختی‌ها
- ماموریت‌های کاری و محاسبات مربوط به آن
- سایر تغییرات مرتبط با وضعیت شغلی و حقوقی کارمندان که ممکن است در یک ماه رخ دهد
از آنجایی که این اطلاعات در هر ماه متفاوت از ماه‌های قبل خواهد بود، لازم است که به‌طور منظم در سیستم به‌روزرسانی شده و در بخش اطلاعات ماهانه ثبت گردد. این فرآیند تضمین می‌کند که محاسبات حقوق و دستمزد مطابق با عملکرد واقعی هر کارمند و بر اساس ضوابط قانونی و سازمانی انجام شود.
ثبت دقیق و منظم اطلاعات ماهانه از اهمیت بالایی برخوردار است، چرا که این داده‌ها نه‌تنها مبنای محاسبه صحیح حقوق و دستمزد هستند، بلکه برای گزارش‌دهی‌های قانونی، محاسبات مالیاتی، بیمه و سایر الزامات حقوقی نیز کاربرد دارند. بدین ترتیب، لازم است مدیران منابع انسانی و حسابداران شرکت، در پایان هر ماه اطلاعات کارکرد کارکنان را به‌طور دقیق بررسی و در سیستم ثبت نمایند.
نحوه وارد نمودن تردد کارکنان
برای ثبت و مدیریت اطلاعات ماهانه و تردد کارکنان در نرم‌افزار سپیدار، ابتدا باید وارد ماژول حقوق و دستمزد شوید. سپس از بخش عملیات، گزینه اطلاعات ماهانه را انتخاب نمایید. در نخستین گام، باید دوره زمانی موردنظر را مشخص کنید. در فیلد ماه، بازه زمانی مرتبط را انتخاب کرده و سپس گزینه نمایش کارمندان را بزنید. با این کار، لیست تمامی کارکنان شرکت برای آن ماه به نمایش درمی‌آید. پس از نمایش فهرست کارکنان، لازم است که اطلاعات مربوط به کارکرد ماهانه هر فرد را به‌دقت ثبت نمایید. در این بخش، برای هر کارمند، اطلاعات هر ردیف باید تکمیل گردد. این اطلاعات شامل موارد زیر است:
- پاداش نقدی: مبالغ پرداختی اضافی به‌عنوان تشویق یا پاداش
- مساعده: وجوهی که کارمند به‌عنوان پیش‌پرداخت از حقوق خود دریافت کرده است
- سایر کسور: هرگونه کسورات قانونی و قراردادی
- کارکرد روزانه: تعداد روزهای کاری که کارمند در ماه حضور داشته است
- غیبت: تعداد روزهایی که کارمند بدون ارائه مرخصی یا مجوز، غیبت داشته است
- کارکرد اضافه‌کاری: میزان ساعات اضافه‌کاری انجام‌شده و تأثیر آن بر حقوق
- کارکرد مأموریت روزانه: روزهایی که کارمند در مأموریت کاری بوده است
- مالیات دستی: اصلاح یا اعمال مالیات به‌صورت دستی
- مرخصی: تعداد روزهای مرخصی استحقاقی یا بدون حقوق
ثبت دقیق این اطلاعات ضروری است، زیرا مبنای اصلی محاسبه صحیح حقوق و دستمزد کارکنان در سیستم محسوب می‌شود. در صورتی که هر یک از این داده‌ها به‌درستی ثبت نشود، ممکن است منجر به اختلال در محاسبات حقوقی و بروز خطاهای مالی در سیستم گردد.
فرآیند ثبت و مدیریت تردد کارکنان در نرم‌افزار سپیدار، یکی از مهم‌ترین مراحل در مدیریت منابع انسانی و محاسبه حقوق و دستمزد محسوب می‌شود. این اطلاعات نه‌تنها برای پرداخت‌های منظم و بدون خطا به کارکنان اهمیت دارد، بلکه در گزارش‌دهی‌های مالیاتی، بیمه‌ای و قانونی نیز تأثیر مستقیم دارد. بنابراین، لازم است مدیران و حسابداران در پایان هر ماه، اطلاعات مربوطه را با دقت بررسی، تکمیل و در سیستم ثبت نمایند تا تمامی حقوق و مزایای پرسنل مطابق با ضوابط قانونی و سیاست‌های سازمانی به‌درستی محاسبه گردد.
