مقدمه
در هر سازمان یا کسب‌وکاری که پرسنل استخدام می‌شود، ثبت اطلاعات آن‌ها در نرم‌افزار حسابداری و حقوق و دستمزد ضروری است. در نرم‌افزار سپیدار، کارمند به‌عنوان یک طرف حساب شناخته می‌شود و اطلاعات او برای انجام محاسبات حقوق، بیمه، مالیات و سایر مزایا باید در سیستم ثبت شود. در این مقاله، نحوه تعریف کارمند در نرم‌افزار سپیدار را به‌صورت گام‌به‌گام بررسی خواهیم کرد.
ورود به بخش طرف حساب‌ها
برای تعریف کارمند در نرم‌افزار سپیدار، برخلاف دیگر فرآیندهای مربوط به حقوق و دستمزد، ابتدا باید وارد ماژول شرکت شد. مسیر انجام این کار به شرح زیر است:
- وارد ماژول شرکت شوید.
- از منوی سمت راست، گزینه طرف حساب‌ها را انتخاب کنید.
- روی طرف حساب جدید کلیک کنید.
تعریف اطلاعات اصلی کارمند
در این مرحله، اطلاعات اولیه کارمند باید ثبت شود:
- نوع شخص: حقیقی
- نام و نام خانوادگی: (مثلاً پدرام بزرگی)
- کد ملی: وارد کردن کد ملی معتبر
- تاریخ تولد: (در صورت تمایل وارد شود)
- تاریخ ازدواج: (اختیاری)
- شماره گذرنامه: (در صورت وجود)
- آدرس و شماره تماس: اطلاعات تماس پرسنل شامل شماره موبایل، تلفن ثابت و نشانی کامل
افزودن اطلاعات مرتبط
افراد مرتبط: در این بخش می‌توان اطلاعات مربوط به نزدیکان کارمند را ثبت کرد که در مواقع اضطراری مورد استفاده قرار گیرد. اطلاعاتی مانند:
- نام و نام خانوادگی: (مثلاً بهرام بزرگی)
- سمت: (پدر، مادر، همسر و …)
- شماره تماس
تکمیل اطلاعات حقوق و دستمزد
پس از تعریف اطلاعات اولیه، باید کارمند را به سیستم حقوق و دستمزد اضافه کنیم:
- وارد تب مشخصات کارمند شوید.
- تیک گزینه کارمند را فعال کنید.
- اطلاعات زیر را تکمیل کنید:
- جنسیت
- وضعیت تأهل
- تاریخ ازدواج
- تعداد فرزندان و افراد تحت تکفل
- مدرک تحصیلی و رشته تحصیلی
- شماره بیمه تأمین اجتماعی
- شماره بیمه تکمیلی (در صورت وجود)
- سابقه بیمه (به روز)
- وضعیت نظام وظیفه
- وضعیت کارمند (عادی، قراردادی و …)
اطلاعات بانکی کارمند
اگر پرداخت حقوق از طریق سیستم بانکی انجام شود، اطلاعات حساب بانکی کارمند نیز باید ثبت شود:
- نام بانک (مثلاً بانک سامان)
- شعبه بانک (مثلاً شعبه ونک)
- نوع حساب (جاری، پس‌انداز و …)
- شماره حساب
- شناسه ارجاع (در صورت نیاز)
ثبت سوابق کاری
یکی دیگر از بخش‌های تکمیلی، ثبت سوابق کاری کارمند است. این اطلاعات برای بخش منابع انسانی و بررسی پیشینه کاری پرسنل مفید خواهد بود.
- نام سازمان قبلی
- سمت در سازمان قبلی
- مدت همکاری
- علت خروج
جمع‌بندی
با طی مراحل فوق، کارمند در سیستم سپیدار ثبت شده و آماده تعریف قرارداد حقوق و مزایا خواهد بود. تعریف صحیح اطلاعات کارمند در سپیدار به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا مدیریت حقوق، بیمه و مالیات پرسنل را به‌درستی انجام دهند. در دوره‌های پیشرفته حساب تیوب، این فرآیندها همراه با مثال‌های عملی و پروژه‌های کاربردی بررسی خواهند شد.
