مقدمه
نرم‌افزار سپیدار یکی از نرم‌افزارهای حسابداری ماژولار است که دارای سیستم‌های مختلفی برای مدیریت امور مالی و تجاری کسب‌وکارها می‌باشد. یکی از این سیستم‌ها، سیستم مشتریان و فروش است که برای مدیریت فروش، پیش‌فاکتورها، فاکتورها، برگشت از فروش، دریافت‌ها و سایر عملیات مرتبط با فروش استفاده می‌شود.
در این مقاله از حساب تیوب، با جزئیات سیستم مشتریان و فروش در سپیدار آشنا می‌شویم، ساختار آن را بررسی کرده و نحوه استفاده از آن را توضیح خواهیم داد.
معرفی سیستم مشتریان و فروش
سیستم مشتریان و فروش در سپیدار به کاربران امکان می‌دهد تا تمامی فرآیندهای مرتبط با فروش را به طور یکپارچه مدیریت کنند. این سیستم شامل بخش‌های مختلفی است که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم.
ماژول‌های اصلی سیستم مشتریان و فروش
سیستم مشتریان و فروش شامل دو بخش اصلی عملیات و فهرست می‌باشد:
بخش عملیات
در این قسمت، کاربران می‌توانند اسناد جدید مربوط به فرآیند فروش را ثبت کنند، از جمله:
- پیش‌فاکتور جدید: ایجاد یک پیشنهاد قیمت برای مشتری قبل از صدور فاکتور رسمی.
- فاکتور فروش جدید: ثبت نهایی فروش کالا یا خدمات به مشتری.
- فاکتور برگشت از فروش: ثبت بازگشت کالا از مشتری به انبار.
- رسید دریافت: ثبت دریافت وجه از مشتری.
- خروج انبار: ثبت خروج کالا از انبار جهت تحویل به مشتری.
- اعلامیه بدهکار و بستانکار: برای مدیریت تهاتر حساب‌ها با مشتریان.
- تعریف نوع فروش: امکان تفکیک فروش‌های مختلف (مانند عمده‌فروشی و خرده‌فروشی).
- تعریف اعلامیه قیمت: تعیین قیمت‌های مصوب برای کالاها و خدمات.
بخش فهرست
در این بخش، کاربران می‌توانند گزارشات و لیست‌های مربوط به عملیات‌های انجام‌شده را مشاهده کنند:
- فهرست پیش‌فاکتورها: مشاهده و مدیریت تمامی پیش‌فاکتورهای صادر شده.
- فهرست فاکتورهای فروش: دسترسی به لیست فاکتورهای فروش ثبت‌شده.
- فهرست فاکتورهای برگشتی: مشاهده تمامی اسناد برگشت از فروش.
- مرور فروش: بررسی و تحلیل داده‌های فروش برای تصمیم‌گیری بهتر.
- مرور جامع طرف حساب: مشاهده وضعیت حساب مشتریان.
- مرور پورسانت: بررسی پورسانت‌های پرداختی به بازاریابان (در صورت استفاده از ماژول فروش پیشرفته).
فلوچارت سیستم مشتریان و فروش
فرآیندهای سیستم مشتریان و فروش را می‌توان در قالب یک فلوچارت کلی دسته‌بندی کرد:
- تعریف اطلاعات پایه
- تعریف کالاها و خدمات
- تعریف مشتریان
- تنظیم اعلامیه قیمت (اختیاری)
- ثبت پیش‌فاکتور (اختیاری)
- ارائه پیشنهاد قیمت به مشتری
- امکان تبدیل به فاکتور فروش
- ثبت فاکتور فروش
- فاکتور فروش رسمی ثبت می‌شود
- تعیین نوع فروش (عمده، خرده و …)
- اعمال تخفیف و مالیات
- پرداخت و دریافت وجه
- دریافت مبلغ از مشتری
- ثبت رسید دریافت
- امکان تهاتر حساب
- تحویل کالا و خروج انبار
- صدور خروج انبار جهت ارسال کالا
- ثبت اطلاعات تحویل کالا به مشتری
- برگشت از فروش (در صورت نیاز)
- ثبت فاکتور برگشت از فروش
- صدور سند برگشت خروج انبار
- بازپرداخت وجه به مشتری در صورت نیاز
نقش نوع فروش در سیستم مشتریان و فروش
یکی از ویژگی‌های مهم در سپیدار، امکان تفکیک انواع فروش است. هر نوع فروش می‌تواند شامل ویژگی‌های زیر باشد:
- نوع فروش عادی: فروش مستقیم کالا یا خدمات بدون شرایط خاص.
- فروش عمده: فروش به کسب‌وکارهای دیگر با قیمت و شرایط متفاوت.
- فروش اقساطی: شرایط پرداخت خاص برای مشتریان.
- فروش ویژه: فروش با تخفیف‌ها و شرایط خاص.
نوع فروش در زمان ثبت فاکتور مشخص می‌شود و تأثیر مستقیمی بر گزارش‌های فروش دارد.
گزارشات سیستم مشتریان و فروش
یکی از مزایای اصلی استفاده از سپیدار، ارائه گزارشات دقیق و کاربردی است که به مدیران کمک می‌کند تا وضعیت فروش را به‌خوبی مدیریت کنند. برخی از گزارشات مهم عبارتند از:
- مرور فروش: بررسی میزان فروش در بازه‌های زمانی مختلف.
- مرور طرف حساب: مشاهده وضعیت حساب مشتریان و میزان بدهکاری و بستانکاری.
- مرور پورسانت: مشاهده پورسانت‌های پرداخت‌شده به فروشندگان و بازاریابان.
- گزارش فاکتورهای ثبت‌شده: مشاهده لیست فاکتورهای فروش و برگشتی.
نتیجه‌گیری
سیستم مشتریان و فروش در سپیدار یکی از مهم‌ترین بخش‌های این نرم‌افزار است که برای کسب‌وکارها امکان مدیریت بهینه فروش و مشتریان را فراهم می‌کند. این سیستم دارای امکاناتی نظیر مدیریت پیش‌فاکتور، فاکتور، برگشت از فروش، دریافت‌ها، پرداخت‌ها، خروج انبار و گزارشات تحلیلی است.
در حساب تیوب، شما می‌توانید مشاوره رایگان دریافت کرده و در صورت نیاز، این سیستم را به نرم‌افزار سپیدار خود اضافه کنید. همچنین، برای مشاهده ویدیوهای آموزشی مرتبط، می‌توانید به کانال یوتیوب حساب تیوب مراجعه کنید.
