سیستم یا ماژول مشتریان و فروش سپیدار چیست؟
سیستم مشتریان و فروش سپیدار یکی از ابزارها برای شرکتهایی است که در زمینه خرید و فروش کالا فعالیت میکنند. این سیستم با طراحی دقیق و امکانات متنوع، به کاربران امکان میدهد تا فرآیندهای مرتبط با مدیریت مشتریان، کالاها، و تراکنشهای مالی خود را مدیریت کنند.
از جمله قابلیتهای اصلی این سیستم، امکان ثبت و نگهداری اطلاعات مرتبط با کالاها و مشتریان است. شرکتها میتوانند با استفاده از این قابلیت، فهرستی از کالاها و مشتریان خود تهیه کرده و آن را بهعنوان مرجع اصلی فعالیتهای خود به کار گیرند.
همچنین، این سیستم به کاربران اجازه میدهد تا فاکتورهای خرید و فروش را ثبت و مدیریت کنند. ثبت فاکتورها به صورت سیستمی، نه تنها از بروز خطاهای احتمالی جلوگیری میکند، بلکه امکان دسترسی سریع به اطلاعات مالی را نیز فراهم میسازد. در مجموع، سیستم مشتریان و فروش سپیدار ابزاری برای شرکتهایی است که به دنبال ساماندهی فعالیتهای مرتبط با خرید، فروش و مدیریت مالی هستند. این سیستم با ارائه امکانات پیشرفته، موجب بهبود دقت، سرعت، و کارایی فرآیندهای کسبوکار می شود.
آشنایی با فرم های گوناگون ماژول مشتریان و فروش
ماژول مشتریان و فروش در نرمافزار سپیدار، یکی از ابزارهای کلیدی برای مدیریت جامع عملیات مرتبط با مشتریان و فروش کالا محسوب میشود. این ماژول با هدف تسهیل در استفاده و ساماندهی بهتر اطلاعات، به دو بخش اصلی تقسیم شده است: بخش عملیات و بخش فهرست.
بخش عملیات:
این بخش به کاربران امکان میدهد تا بهصورت مستقیم اسناد جدیدی را در زمینه مدیریت مشتریان و فروش کالا ثبت کنند. از جمله این اسناد میتوان به پیش فاکتور، فاکتور فروش کالا، فاکتور برگشتی و سایر عملیات مرتبط با جریان فروش کالا اشاره کرد.
بخش فهرست:
بخش فهرست بهعنوان یک پایگاه داده جامع، دسترسی به اسناد و فاکتورهای ثبتشده قبلی را امکانپذیر میسازد. در این بخش، کاربران میتوانند اسناد موجود را مشاهده کرده و از آنها برای تهیه گزارشهای مدیریتی، بررسی سوابق عملیات، و تحلیل دادهها در بازههای زمانی مختلف بهرهبرداری کنند.
فرآیند فروش در ماژول مشتریان و فروش در سپیدار
برای آغاز کار در این ماژول، ابتدا لازم است که کالاها در سیستم تعریف و ثبت شوند. این مرحله به شما امکان میدهد تا فهرست کاملی از کالاهای قابل ارائه به مشتریان داشته باشید. پس از آن، باید اقدام به تعریف مشتریان کنید که این کار از طریق فرم طرف حساب انجام میشود. با تعریف مشتریان، اطلاعات ضروری هر مشتری در سیستم ثبت شده و بهعنوان مرجعی برای فعالیتهای فروش مورد استفاده قرار میگیرد.
در ادامه، میتوانید برای کالاهای ثبتشده، اعلامیه قیمت صادر کرده و قیمت هر کالا را مشخص نمایید. اگرچه ثبت اعلامیه قیمت الزامی نیست، اما استفاده از آن باعث ایجاد شفافیت بیشتر در قیمتگذاری و تسهیل فرآیند فروش میشود. با تکمیل این سه مرحله (تعریف کالا، تعریف مشتری، و تنظیم قیمت کالاها)، سیستم آماده انجام عملیات فروش خواهد بود.
فرآیند فروش در سپیدار میتواند بر اساس رویههای مختلف شرکتها اجرا شود. بهعنوان مثال، برخی از شرکتها پیش از صدور فاکتور اصلی، اقدام به ثبت پیشفاکتور میکنند. این پیشفاکتور پس از تایید مشتری به فاکتور فروش تبدیل میشود. پس از صدور فاکتور و پرداخت مبلغ توسط مشتری، از فرم رسید دریافت برای ثبت دریافت مبلغ استفاده میشود. در نهایت، با تحویل کالا به مشتری، عملیات خروج از انبار نیز در سیستم ثبت خواهد شد.
البته این فرآیند ممکن است بر اساس توافق میان شرکت و مشتری تغییر کند. برای مثال، برخی مشتریان نیازی به دریافت پیشفاکتور ندارند و در این صورت، شرکت میتواند بهطور مستقیم فاکتور فروش را صادر کند و سپس مراحل بعدی شامل دریافت مبلغ و ثبت خروج کالا از انبار را انجام دهد. در مواردی نیز ممکن است مشتری ابتدا کالا و فاکتور را دریافت کرده و پرداخت را در زمان دیگری انجام دهد. تمامی این موارد بستگی به شرایط و توافقات میان طرفین دارد.
در شرایطی که مشتری تصمیم به بازگشت کالا بگیرد به هر دلیلی مانند نقص در کالا یا تغییر نظر، میتوان از فرم فاکتور برگشتی استفاده کرد. این فرم به شما امکان میدهد تا بازگشت کالا را در سیستم ثبت کرده و اطلاعات مربوط به آن را مدیریت کنید. علاوه بر این، ماژول مشتریان و فروش سپیدار شامل قابلیتی برای صدور و مدیریت صورتحسابها نیز هست. این قابلیت زمانی مورد استفاده قرار میگیرد که بخواهید حساب خود را با مشتری بررسی کرده یا صورتحسابی برای او ارسال کنید.