مقدمه
در نرم‌افزار سپیدار، کالاها و خدمات باید به‌درستی تعریف شوند تا فرآیندهای خرید، فروش و انبارداری به‌صورت دقیق انجام شوند. این مقاله از حساب تیوب، به بررسی نحوه تعریف کالا و خدمت، تنظیمات مربوطه و چگونگی حذف آن‌ها در سپیدار می‌پردازد.
مراحل تعریف کالا در سپیدار
1. ورود به فرم تعریف کالا و خدمت
مسیر دسترسی:
سیستم تأمین‌کنندگان و انبار > عملیات > کالا و خدمت جدید
پس از ورود، فرم ایجاد کالا یا خدمت باز خواهد شد.
2. انتخاب نوع آیتم
در این مرحله، باید مشخص شود که آیتم جدید از نوع کالا است یا خدمت. گزینه دارایی ثابت نیز در این بخش وجود دارد که مرتبط با سیستم دارایی‌های ثابت بوده و در این مقاله بررسی نمی‌شود.
3. تکمیل اطلاعات کالا
- کد کالا: یک کد منحصر‌به‌فرد برای شناسایی کالا در سیستم ثبت می‌شود.
- عنوان کالا: نام کامل کالا را باید وارد کنید (مثلاً “لیوان قرمز”).
- نرخ مالیات و عوارض: اگر کالا مشمول مالیات بر ارزش افزوده باشد، درصد آن را مشخص کنید.
- بارکد و ایران‌کد: در صورت داشتن این کدها، اطلاعات مربوطه را ثبت کنید.
- واحد سنجش: مشخص کردن واحد اصلی (مثلاً عدد، کیلوگرم، بسته).
- واحد فرعی: در صورت نیاز، می‌توان واحد فرعی تعریف کرد (مثلاً هر کارتن شامل 24 عدد است).
4. تنظیمات کنترل موجودی
در بخش کنترل موجودی می‌توان حداقل و حداکثر موجودی کالا را تعیین کرد:
- حداقل موجودی (نقطه سفارش): اگر مقدار کالا از این عدد کمتر شود، سیستم هشدار خواهد داد.
- حداکثر موجودی (سقف سفارش): اگر موجودی کالا از این عدد بیشتر شود، سیستم هشدار خواهد داد.
5. تعیین انبار مرتبط
کالاهای تعریف‌شده باید به انبارهای مربوطه اختصاص داده شوند. در این مرحله، باید حداقل یک انبار را انتخاب کنید تا کالا بتواند در آن گردش داشته باشد.
6. ثبت و ذخیره کالا
پس از تکمیل اطلاعات، کالا را ذخیره کنید تا در سیستم سپیدار ثبت شود.
تعریف خدمت در سپیدار
1. ورود به فرم تعریف خدمت
برای تعریف خدمت، همان مسیر تعریف کالا را طی کرده و گزینه خدمت را انتخاب کنید.
2. تکمیل اطلاعات خدمت
- کد خدمت: یک کد منحصر‌به‌فرد برای شناسایی خدمت تعیین کنید.
- عنوان خدمت: نام خدمت را وارد کنید (مثلاً “تعمیر ماشین لباسشویی”).
- نرخ مالیات و عوارض: در صورت مشمول بودن، مقدار مالیات و عوارض را مشخص کنید.
- واحد سنجش: معمولاً برای خدمات، واحدهایی مانند “ساعت” یا “جلسه” استفاده می‌شود.
- حساب معین هزینه: برای خدماتی که در فاکتور خرید ثبت می‌شوند، باید یک حساب معین برای شناسایی هزینه مشخص شود (مثلاً هزینه مشاوره حقوقی).
3. ذخیره خدمت
پس از ورود اطلاعات، خدمت را ذخیره کنید تا در سیستم ثبت شود.
مدیریت کالاها و خدمات
1. مشاهده لیست کالاها و خدمات
برای مشاهده فهرست کالاها و خدمات ثبت‌شده، مسیر زیر را طی کنید:
سیستم تأمین‌کنندگان و انبار > فهرست > کالا و خدمت
در این بخش، لیست کالاها و خدمات موجود نمایش داده می‌شود.
2. ویرایش کالا یا خدمت
با کلیک بر روی هر کالا یا خدمت، می‌توان اطلاعات آن را ویرایش کرد.
3. حذف کالا یا خدمت
- اگر کالا یا خدمت هنوز در هیچ سندی استفاده نشده باشد، قابل حذف است.
- در صورتی که کالا یا خدمت در فاکتور خرید، فروش، رسید انبار یا خروج انبار گردش داشته باشد، امکان حذف آن وجود ندارد.
نکات مهم درباره تعریف کالا و خدمت در سپیدار
- تعیین واحدهای سنجش مناسب، باعث دقت بیشتر در مدیریت موجودی می‌شود.
- انتخاب صحیح حساب معین برای خدمات، ثبت هزینه‌ها را بهینه‌تر می‌کند.
- کالاهای دارای بارکد دو بعدی، می‌توانند اطلاعات دقیق‌تری مانند وزن و قیمت را هنگام اسکن نمایش دهند.
- برای گزارش‌گیری بهتر، می‌توان کالاها و خدمات را در گروه‌های مختلف دسته‌بندی کرد.
نتیجه‌گیری
تعریف صحیح کالاها و خدمات در نرم‌افزار سپیدار، نقش مهمی در مدیریت دقیق خرید، فروش و انبارداری دارد. در این مقاله از حساب تیوب، مراحل ایجاد، ویرایش و حذف کالا و خدمات بررسی شد. اگر نیاز به یادگیری بیشتر دارید، می‌توانید از ویدیوهای آموزشی حساب تیوب استفاده کنید.
