نحوه اصلاح اشتباهات

نحوه اصلاح انواع اشتباهات در حسابداری

با درود به کاربران عزیز سایت حساب تیوب، در قسمت دوازدهم از فصل چهارم آموزش حسابداری مقدماتی قرار داریم، در این قسمت به نحوه اصلاح اشتباهات در حسابداری می پردازیم.

تقسیم بندی اشتباهات

• اشتباهات در ثبت ها
• اشتباهات در گزارش گیری

اگر در تهیه گزارشات اشتباه کنیم باید چی کار کنیم؟

پاسخ: باید گزارشات را مجدد بر اساس اطلاعات درست اصلاح کنیم.

انواع اشتباهات در ثبت های حسابداری

• اشتباه در ثبت سند حسابداری
• اشتباه در سایر ثبت های سیستمی (فاکتور فروش، تسویه حساب، محاسبات و…)
• اشتباه در تحریر دفتر روزنامه
• اشتباه در تحریر دفتر کل

اشتباه در ثبت سند حسابداری

مثال : موسسه بامداد در تاریخ 1402/08/12 یک عدد ماشین حمل بستنی به قیمت 1/200/000 ریال از محل صندوق خریداری کرد.

اگر به عنوان حسابدار سند حسابداری مثال بالا را اشتباه بزنیم، برای درست کردن اشتباه یک ثبت اصلاحی بزنیم، یعنی در ثبت اصلاحی دقیقا عکس سند قبلی را میزنیم که تاثیر سند را صفر می کند. در نهایت سند حسابداری صحیح را نیز ثبت می کنیم.

مثال (برای راه حل دوم): موسسه حامی در تاریخ 1402/08/04 مبلغ 500/000 ریال از طلب قبلی خود را در محل بانک سامان 824 از خانم معصومی دریافت نمود.

در مثال بالا مبلغ 500/000 ریال به اشتباه در سند حسابداری 5/000/000 ریال ثبت شده است می توانید مبلغ 4/500/000 ریال باقی مانده مبلغ که اشتباه ثبت شده است را در یک سند اصلاحی به صورت عکس سند قبلی بزنید.

انواع ثبت ها در نرم افزار حسابداری

• پیش فاکتور
• فاکتور فروش
• فاکتور خرید
• رسید دریافت
• رسید پرداخت
• خروج انار
• رسید انبار
• محاسبات حقوق
• ثبت قرارداد های پیمانکاری
• صورت وضعیت
• صورت هزینه
• ضرائب پیمان
• دریافت و پرداخت چک
• وصول و واخواست چک
• سفارش خرید خارجی
• انتقال بین انبار
• تعریف فرمول های تولید
• ثبت سفارش تولید
• خرید دارایی
• فروش دارایی
• اسقاط دارایی

اشتباه در سایر ثبت های سیستمی

اگر در نرم افزار های حسابداری سند حسابداری ای را اشتباه ثبت کردیم فقط کافی است نرم افزار را باز کنیم و سند اشتباه را ویرایش و تصحیح کنیم.

اشتباه در تحریر دفتر روزنامه

در ثبت سند اشتباه در دفتر روزنامه یکسری از اشتباهات قابل جبران شدن نیستند، مانند دیر کرد در سفارش دفتر روزنامه، شروع نشدن دفتر روزنامه از عدد یک، مانده منفی بانک و صندوق در دفتر روزنامه یا دفتر کل که در جلسات قبلی به این موضوع پرداختیم. همچنین می توانید آیین نامه تحریر دفاتر را مطالعه کنید که بدانید چه چیزهایی باعث رد دفاتر می شود. اما یکسری از اشتباهات در تحریر دفتر روزنامه قابل جبران هستند مانند مثال زیر:

ترجیحا با خودکار قرمز روی عدد اشتباه یک خط می کشیم و عدد صحیح را بالای آن می نویسیم. تا 3 خطا مورد قبول است.

اشتباه در تحریر دفتر کل

در تحریر دفتر کل نیز مانند دفتر روزنامه تا 3 خطا قابل جبران است مثلا در مثال زیر مانده ردیف دوم اشتباه است پس با خودکار قرمز روی آن یک خط می کشیم و مبلغ درست را بالای آن می نویسیم.

با توجه به اینکه تحریر دفاتر روزنامه باید هر هفت روز و تحریر دفاتر کل باید تا پانزدهم ماه آینده انجام شود، ممکن است بعضی اشتباهات حسابداری در آن تاریخ کشف نشوند و عدم کشف آن ها باعث ایجاد اشتباهاتی در تحریر دفاتر می شود، در این شرایط باید چه کار کنیم؟ آیا مشکلی در تحریر دفاتر پیش می آید؟

در صورتی که بعضی اشتباهات در ماه های آینده کشف و اصلاح شوند، اگر دفاتر ماه گذشته نوشته شده باشد، نباید سند های تحریر شده در دفاتر را ویرایش نمود؛ حتما باید در سیستم حسابداری برای آن رویداد ها سند اصلاحی ثبت کرد تا سند اصلاحی به دفتر روزنامه و کل منتقل شوند و مانده روزنامه و کل نیز اصلاح شود.

با توجه به اینکه ما حداکثر تا سه خطا در دفتر کل و روزنامه می توانیم انجام دهیم، از طرفی دفتر روزنامه هر هفت روز و دفتر کل تا پانزدهم ماه قبل نوشته شوند، کنترل و کشف اشتباهات سخت است و احتمال بروز خطا بالاست، شرکت ها در این رابطه چه راه کاری دارند؟

در قوانین ما حتما باید دفتر روزنامه و دفتر کل را طبق موعد های تعیین شده تحریر کنیم؛ اگر حسابرس سازمان امور مالیاتی سر زده به ما مراجعه و درخواست دفاتر کند، دفاتر باید تکمیل شده تا تاریخ مقرر به ممیز تحویل دهند. اما در واقعیت، ممیز سازمان امور مالیاتی خیلی بعید است سر زده مراجعه و درخواست دفاتر کند. (مگر در شرایط خاص) معمولا شرکت ها برای جلوگیری از بروز اشتباه در تحریر دفاتر، تحریر دفتر کل و دفتر روزنامه را در آخرین روزهای سال زمانی که تمامی مغایرت گیری ها و کنترل های لازم انجام و ثبت های اصلاحی صادر و اسناد به حالت دائم تبدیل شده باشند، انجام می شود.