انبارگردانی چیست؟
انبارگردانی به فرآیند شمارش دقیق موجودی کالاها در انبار اطلاق میشود که طی آن، موجودی فیزیکی کالاها با موجودی ثبتشده در سیستم انبارداری مقایسه میگردد. این فرآیند یکی از مهمترین اقدامات در مدیریت انبار است و هدف آن شناسایی و رفع مغایرتهای احتمالی بین موجودی واقعی انبار و دادههای سیستم میباشد.
وجود مغایرت میان موجودی انبار و سیستم میتواند ناشی از عوامل گوناگونی باشد. برای مثال، ممکن است برخی کالاها بهدلایل مختلفی مانند سرقت، مفقودی، آسیبدیدگی یا شکستگی از موجودی واقعی کسر شوند، بدون آنکه این تغییرات بهدرستی در سیستم ثبت شده باشند. همچنین، خطاهای انسانی یا نقص در فرآیند ثبت اطلاعات میتوانند از دیگر علل این تفاوتها باشند.
اهمیت انبارگردانی در این است که با شناسایی دقیق این مغایرتها، امکان بررسی و تحلیل علل بروز آنها فراهم میشود و در نهایت میتوان موجودی ثبتشده در سیستم را با شرایط واقعی انبار تطبیق داد. این اقدام نهتنها شفافیت بیشتری در مدیریت انبار ایجاد میکند، بلکه به بهبود فرآیندهای مالی و تصمیمگیریهای مدیریتی نیز کمک شایانی مینماید.
در نرمافزار سپیدار، فرم انبارگردانی بهعنوان ابزاری کاربردی طراحی شده است که مدیران را قادر میسازد تا بهراحتی و با دقت بالا، عملیات انبارگردانی را انجام داده و مغایرتهای موجود را اصلاح نمایند. این ابزار امکان بررسی موجودیهای ثبتشده و واقعی را فراهم کرده و بستری مناسب برای مدیریت دقیقتر موجودی کالاها فراهم میآورد.
نحوه انجام انبارگردانی در سپیدار
برای انجام فرآیند انبارگردانی، ابتدا به ماژول تامینکنندگان و انبار در نرمافزار سپیدار وارد شوید. سپس از بخش عملیات، گزینه انبارگردانی جدید را انتخاب نمایید. با انتخاب این گزینه، کادری برای ثبت اطلاعات مربوط به انبارگردانی باز میشود. در کادر بازشده، ابتدا انباری را که قصد انجام انبارگردانی برای آن دارید، انتخاب نمایید. سپس، نام فردی که مسئولیت شمارش کالاها را بر عهده دارد (انباردار یا مسئول انبارگردانی) تعیین کنید. در صورت نیاز، توضیحات تکمیلی یا اطلاعات خاص مرتبط با این فرآیند را در قسمت شرح وارد کنید. همچنین، تاریخ انبارگردانی را در فیلد مربوطه ثبت نمایید تا سند انبارگردانی بهدرستی در سیستم ثبت گردد. در بخش اقلام فرم انبارگردانی، به ازای هر کالای موجود در انبار، یک ردیف جداگانه ایجاد کنید. سپس، نام کالاها را به همراه مشخصات موردنیاز وارد نمایید و پس از تکمیل اطلاعات، فرم را ذخیره کنید.
پس از تکمیل اطلاعات اقلام، گزینه تگ انبار را انتخاب نمایید. این گزینه باعث صدور لیستی از کالاهای موجود در انبار میشود که بهعنوان مرجع برای شمارش دقیق کالاها توسط مسئول انبارگردانی مورد استفاده قرار میگیرد. در این مرحله، امکان استفاده از گزینه چاپ نیز وجود دارد تا بتوانید لیست کالاها را بهصورت چاپی تهیه و در فرآیند شمارش بهکار ببرید.
پس از صدور تگ، مسئول انبارگردانی (انباردار) اقدام به شمارش دقیق کالاها در انبار میکند. سپس، تعداد واقعی شمارششده هر کالا با موجودی ثبتشده در سیستم مقایسه میگردد. در صورت مشاهده هرگونه مغایرت، لازم است تعداد واقعی شمارششده در انبار در بخش تعداد واحد اصلی فرم انبارگردانی ثبت شود. اگر موجودی شمارششده کمتر از تعداد ثبتشده در سیستم باشد، به معنای وجود کسری انبار است و باید سند کسری برای اصلاح موجودی ثبت گردد. اگر موجودی شمارششده بیشتر از تعداد ثبتشده در سیستم باشد، به معنای وجود اضافی انبار است و باید سند اضافی در سیستم ایجاد شود.
نحوه صدور سند کسری و اضافات انبار
پس از انجام فرآیند انبارگردانی و شمارش دقیق کالاها توسط مسئول انبار، تعداد واقعی موجودی هر کالا در انبار در بخش تعداد واحد اصلی فرم انبارگردانی ثبت میشود. این تعداد، مبنای مقایسه با موجودی ثبتشده در سیستم قرار میگیرد و هرگونه مغایرت میان این دو مقدار مشخص میگردد. برای ثبت مغایرت، ابتدا گزینه تیک سبزرنگ را در فرم انبارگردانی انتخاب کنید تا مقادیر واردشده تایید شود. سپس، بر اساس نوع مغایرت شناساییشده، یکی از گزینههای زیر را انتخاب نمایید:
در صورت وجود کسری، گزینه مرتبط با صدور سند کسری را انتخاب کنید. در صورت وجود اضافات، گزینه مرتبط با صدور سند اضافی را انتخاب نمایید.پس از انتخاب گزینه مناسب (کسری یا اضافی)، فیلد مربوط به حساب معین را تکمیل نمایید. این فیلد به تعیین حسابی که تاثیرات مالی ناشی از مغایرت به آن اختصاص داده میشود، کمک میکند. در نهایت، فرم مربوطه را ذخیره کنید تا سند کسری یا اضافی در سیستم ثبت گردد.
نحوه حذف انبارگردانی
پیش از اقدام به حذف انبارگردانی، لازم است تمامی اسناد مرتبط با آن، شامل اسناد کسری و اضافات، از سیستم حذف شوند. برای انجام این کار، به فهرست اسناد مربوطه مراجعه کرده و هر سند را بهصورت جداگانه انتخاب و حذف نمایید. این مرحله ضروری است، زیرا وجود این اسناد مانع از حذف کامل انبارگردانی خواهد شد.
پس از حذف اسناد کسری و اضافات، به فرم انبارگردانی مربوطه مراجعه کرده و گزینه تایید شمارش را که بهصورت تیک فعال است، غیرفعال کنید. این اقدام با کلیک بر روی علامت ضربدر قرمز در فرم انبارگردانی انجام میشود. غیرفعال کردن تایید شمارش، امکان ادامه فرآیند حذف انبارگردانی را فراهم میکند. پس از اطمینان از حذف اسناد مرتبط و برداشتن تایید شمارش، به گوی سپیدار مراجعه نمایید. در این قسمت، گزینه حذف را انتخاب کنید. با تایید این عملیات، انبارگردانی موردنظر بهطور کامل از سیستم حذف خواهد شد.