 |
شماره: قسمت ششم |
 |
مدرس: بهنام رجبی |
 |
زمان: 10 دقیقه |
 |
دسته بندی: نرم افزار حسابداری |
جمع بندی نهایی خرید نرم افزار حسابداری
برای حمایت از ما ویدئو ها را در یوتیوب تماشا کنید
فهرست موضوعات:
گام 1) تصوير شفاف از وضعيت و هدف
- هدف اصلي را بنويسيد: کنترل سود، انبار دقيق، گزارش مديريتي، انطباق قانوني.
- محدوده را مشخص کنيد: يک شرکت يا چند شعبه، يک انبار يا چند انبار.
- افق زماني را تعيين کنيد: نياز امروز و دو سال آينده.
خروجي اين گام: يک صفحه خلاصه نياز که همه تيم آن را تاييد کرده اند.
گام 2) شناسايي مدل فعاليت
- بازرگاني: خريد و فروش، سود به ازاي کالا و فاکتور.
- توليدي: فرمول ساخت، قيمت تمام شده، مصرف مواد.
- پيمانکاري: پروژه محور، قرارداد و صورت وضعيت.
- خدماتي: قرارداد خدمات، صورتحساب دوره اي.
خروجي: يک برگه که ميگويد نرم افزار منتخب بايد کدام فرآيندها را به شکل استاندارد پوشش دهد.
گام 3) انتخاب محيط اجرا
- ويندوزي: سريع، قابل شخصي سازي، نياز به سرور داخلي.
- تحت وب: دسترسي از هر جا، نصب لازم ندارد.
- ابري: مقياس پذيري، پشتيبان گيري منظم، اشتراک.
- موبايل: ثبت آني، گزارش هاي سبک.
نکته: دسترسي، امنيت و هزينه را با هم بسنجيد. فقط يک عامل را مبنا نگذاريد.
گام 4) بودجه و هزينه کل مالکيت
- لايسنس يا اشتراک، پشتيباني، استقرار، آموزش، مهاجرت داده.
- گزارش هاي اختصاصي، افزونه ها، يکپارچه سازي و توسعه هاي آتي.
| آيتم | يکباره | ماهانه | ساليانه | توضيح |
|---|---|---|---|---|
| لايسنس يا اشتراک | ||||
| استقرار و نصب | – | – | ||
| پشتيباني و به روز رساني | – | |||
| مهاجرت داده | – | – | ||
| آموزش | – | – | ||
| گزارش اختصاصي و افزونه |
گام 5) غربال اوليه و فهرست کوتاه
- 3 تا 5 نرم افزار را بر اساس مدل فعاليت و محيط اجرا انتخاب کنيد.
- سوابق بازار، جامعه کاربري، منابع آموزشي و انطباق قانوني را بررسي کنيد.
گام 6) سناريوهاي دمو با داده نزديک به واقعيت
سه سناريو بنويسيد و در جلسه دمو همان را اجرا کنيد:
- ثبت خريد، برگشت از خريد، اثر بر موجودي و سود.
- يک گزارش مديريتي که واقعا نياز داريد.
- يک سناريوي سطح دسترسي و تاييد چند مرحله اي.
خروجي: فرم ارزيابي دمو براي هر نرم افزار.
گام 7) پشتيباني، SLA و شفافيت هزينه
- کانال هاي پشتيباني، زمان پاسخ، زمان رفع، تقويم به روز رساني.
- هزينه هاي پنهان را مکتوب کنيد: گزارش اختصاصي، افزونه، توسعه.
گام 8) امنيت و کنترل داخلي
- نقش ها و سطوح دسترسي، ثبت ردپا و لاگ عمليات.
- پشتيبان گيري، بازيابي در بحران، حق خروج کامل داده.
گام 9) مهاجرت داده و آموزش
- نقشه مپينگ حساب ها، طرف حساب ها، موجودي کالا.
- سناريوي پاک سازي داده، پشتيبان قبل و بعد از مهاجرت.
- برنامه آموزش: مقدماتي، پيشرفته، گزارش ساز، مديريت.
گام 10) يکپارچه سازي و توسعه پذيري
- API يا وب سرويس، اتصال به فروشگاه و CRM.
- افزودن ماژول بدون تغيير هسته، گزارش ساز پويا.
- نقشه راه محصول و زمان بندي نسخه هاي آتي.
گام 11) امتياز دهي نهايي
به هر بعد وزن بدهيد. سپس به هر نرم افزار نمره بدهيد. جمع امتياز، رتبه نهايي را مشخص ميکند.
| بعد | وزن (1 تا 5) | نرم افزار A | نرم افزار B | نرم افزار C |
|---|---|---|---|---|
| پوشش مدل فعاليت | ||||
| محيط اجرا و دسترسي | ||||
| گزارش ساز و تحليل | ||||
| امنيت و کنترل | ||||
| توسعه پذيري و API | ||||
| پشتيباني و SLA | ||||
| هزينه کل مالکيت |
گام 12) قرارداد و شروط ک关يدي
- سطح خدمت، زمان پاسخ و زمان رفع.
- تعهد خروج و تحويل کامل داده در فرمت استاندارد.
- برنامه استقرار، آموزش، مهاجرت داده و شاخص هاي تحويل پذيري.
گام 13) استقرار، تحويل و بازبيني پس از اجرا
- استقرار آزمايشي با داده محدود، سپس راه اندازي نهايي.
- کنترل کيفيت گزارش ها با اسناد واقعي.
- بازبيني 30 روزه: خطاها، نيازهاي جديد، آموزش تکميلي.
چک ليست 15 دقيقه اي قبل از امضا
- ☑ سناريوهاي من در دمو اجرا شد و نتيجه ثبت شد.
- ☑ هزينه کل مالکيت يک سال و سه سال مکتوب شد.
- ☑ برنامه مهاجرت داده و مسئوليت ها روشن است.
- ☑ آموزش و منابع يادگيري در دسترس و زمان بندي شده است.
- ☑ SLA، امنيت، پشتيبان گيري و حق خروج داده در قرارداد آمده است.
- ☑ نقشه راه محصول و توسعه پذيري تاييد شد.
جمع بندي
خريد نرم افزار حسابداري يک مسير است نه يک تراکنش. با اين 13 گام، ريسک را کم ميکنيد و شانس موفقيت را بالا ميبريد. معيار نهايي ساده است: آيا نرم افزار مساله شما را با هزينه معقول و پايدار حل ميکند يا نه.
50 دیدگاه. ارسال دیدگاه جدید
سلام
برای نرم افزار تحت وب، امنیت و بکاپ واقعا دغدغه منه. از کجا بفهمیم بکاپ گیریش واقعی و قابل بازیابی هست؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام سعید عزیز
از فروشنده بخواهید نمونه خروجی بکاپ و روند بازیابی را در دمو نشان دهد، نه فقط توضیح شفاهی. همچنین بپرسید بکاپ را خودتان هم میتوانید بگیرید یا فقط روی سرور آنهاست.
سپاس از همراهی شما
سلام خسته نباشید
من یه انتقاد کوچیک دارم، متن خیلی کامل بود ولی بعضی جاها خیلی اصطلاح تخصصی داشت و من چندبار برگشتم دوباره خوندم. میشه یک نسخه ساده تر هم بذارید؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام الناز عزیز
حق دارید، تلاش میکنیم یک جمع بندی ساده تر هم کنار نسخه کامل قرار بدیم تا برای دوستان تازه کار راحت تر باشه. ممنون که گفتید.
سپاس از همراهی شما
توی جمع بندی گفتید دمو رو با سناریوی واقعی تست کنیم. دقیقا چه سناریویی رو پیشنهاد میدید که همه چی رو رو کنه؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام مرادی عزیز
یک ماه واقعی رو شبیه سازی کنید: چند فاکتور فروش، چند هزینه ثابت و متغیر، یک دریافت/پرداخت، و در پایان گزارش سود و زیان و تراز رو بگیرید. اگر خروجی ها قابل فهم و قابل کنترل بود، انتخاب مطمئن تره.
سپاس از همراهی شما
خسته نباشید
ما الان با اکسل کار میکنیم و بد هم نیست، ولی وقتی تعداد فاکتورها زیاد میشه قاطی میشه. واقعا از چه حجمی به بعد اکسل دیگه جواب نمیده؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام شهاب عزیز
عدد دقیق نداره، ولی وقتی چند کاربر همزمان دارید یا کنترل انبار/دریافت و پرداخت مهم میشه، اکسل ریسک خطا و دوباره کاری رو بالا میبرد. اگر هر ماه دارید زمان زیادی برای کنترل دستی میگذارید، یعنی وقت مهاجرته.
سپاس از همراهی شما
من مقاله جمع بندی رو خوندم و خیلی کمک کرد، مخصوصا بخش معیارها. فقط هنوز نمیدونم برای شرکت خدماتی کوچیک، اولویت گزارش ها دقیقا چی باشه.
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام نرگس عزیز
برای خدماتی های کوچک معمولا اولویت با گزارش سود و زیان، گزارش هزینه ها به تفکیک پروژه/مرکز هزینه (اگر دارید)، و گردش حساب طرف حساب هاست. اگر این سه تا دقیق باشد، بخش زیادی از تصمیم گیری روشن میشه.
سپاس از همراهی شما
بعضی نرم افزارها ظاهر خیلی شیکی دارن ولی کار کردن باهاش کند میشه. تو تصمیم نهایی، سرعت سیستم رو چطوری بسنجیم؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام صدیق عزیز
بهتره دمو رو در ساعات کاری واقعی تست کنید و چند عملیات پشت سر هم انجام بدید: ثبت فاکتور، جستجوی کالا، گزارش گیری. اگر تو همین تست های ساده لگ داشت، احتمالا در حجم بالاتر هم اذیت میکنه.
سپاس از همراهی شما
سلام وقت بخیر ما دنبال نرم افزاری هستیم که گزارش سود رو به تفکیک پروژه بده. تو جمع بندی اشاره کردید، ولی آیا واقعا تو نرم افزارهای معمولی میشه اینو درآورد؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام فرهاد عزیز
در خیلی از نرم افزارها با تعریف مرکز هزینه/پروژه و ثبت درست هزینه ها و درآمدها میشه گزارش سود پروژه گرفت. مهم اینه که از روز اول ساختار ثبت رو درست بچینید و گزارش مورد نیاز رو در دمو تست کنید.
سپاس از همراهی شما
سلام
اگه کسی تازه وارد حسابداری باشه، به نظرتون بهتره اول نرم افزار ساده انتخاب کنه یا همون اول بره سراغ سیستم سنگین که بعدا عوض نکنه؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام آیدا عزیز
برای شروع، سیستم ساده تر بهتره تا منطق کار دستتون بیاد و خسته نشید. بعد که روی ثبت ها و گزارش ها مسلط شدید، مهاجرت به سیستم های بزرگتر خیلی راحت تر میشه.
سپاس از همراهی شما
من با بخش دسترسی ها موافقم یه بار کاربر فروش دسترسی انبار داشت و کلی بهم ریخت، بعد فهمیدیم ثبت ها قابل ردگیری نبوده
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام رامین عزیز
کاملا درسته؛ لاگ فعالیت و سطح دسترسی باید جدی گرفته بشه. سیستم خوب باید مشخص کنه هر تغییر رو چه کسی، چه زمانی انجام داده تا کنترل داخلی حفظ بشه.
سپاس از همراهی شما
برای فروشگاه اینترنتی که ووکامرس داره، تو جمع بندی گفتید اتصال مهمه. از کجا بفهمیم اتصالش واقعیه و نصفه نیمه نیست؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام مهتاب عزیز
از فروشنده بخواید دمو با سفارش واقعی نشون بده: ثبت سفارش، صدور فاکتور، ثبت دریافت، به روز شدن موجودی و برگشت کالا. اگر این مراحل بدون کار دستی انجام شد، یعنی اتصال عملی و قابل اتکاست.
سپاس از همراهی شما
من یه انتقادی دارم بعضی مقاله ها انقدر اسم نرم افزار میارن آدم حس میکنه تبلیغه. این یکی بهتر بود، ولی باز هم کاش کمتر اسم میاوردید
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام سپهر عزیز
نقدتون کاملا محترمه. تلاش ما اینه که محور اصلی «معیار انتخاب» باشه و اگر هم نامی گفته میشه صرفا برای مثال و شروع تحقیق باشه، نه تبلیغ.
سپاس از همراهی شما
جمع بندی خوب بود، فقط یک چیزی: چرا بعضی نرم افزارها گزارش سود و زیانشون با واقعیت نمیخونه؟ این خیلی ترسناکه
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام نیما عزیز
اغلب به خاطر تنظیمات اشتباه، کدینگ نادرست، یا روش قیمت گذاری انبار (میانگین/فایفو) است، نه صرفا خود نرم افزار. بهترین کار اینه که قبل از خرید، یک سناریوی واقعی شرکتتون رو وارد کنید و خروجی سود رو با یک محاسبه دستی ساده مقایسه کنید.
سپاس از همراهی شما
سلام وقتتون بخیر یه سوالی ازتون دارم
برای شرکت کوچیک 3-4 نفره به نظرتون ابری بهتره یا لوکال؟ اینترنت ما بعضی روزا قطع میشه و اعصاب خورد کن شده
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام کیمیا عزیز
اگر قطعی اینترنت زیاد دارید، لوکال دردسر کمتری میده. ولی اگر میخواید از راه دور دسترسی داشته باشید و بکاپ و آپدیت راحت باشه، ابری جذابه؛ فقط حتما درباره حالت آفلاین/روش بکاپ گیری از شرکت سازنده دقیق سوال کنید.
سپاس از همراهی شما
اینکه گفتید هزینه کل مالکیت مهمه خیلی به دلم نشست. ما ی بار قبل نرم افزار ارزون گرفتیم ولی تمدید و آموزش و پشتیبانی آخرش گرون تر دراومد
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام مسعود عزیز
دقیقا همینطوره؛ بهتره قبل از خرید، هزینه های تمدید، ارتقا، آموزش و حتی هزینه ماژول ها به صورت شفاف پرسیده بشه تا تصمیم واقعی تر بشه.
سپاس از همراهی شما
من هنوز بین دو گزینه موندم. توی جمع بندی گفتید نیازسنجی مهمه، ولی دقیقا از کجا شروع کنیم که سرگردان نشیم؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام سارا عزیز
از سه مورد شروع کنید: نوع فعالیت (خدماتی/بازرگانی/تولیدی)، حجم عملیات (تعداد فاکتور و کالا)، و گزارش های حیاتی مثل سود و زیان و گردش حساب. بعد با همین سه معیار دموها رو تست کنید تا انتخاب محدود بشه.
سپاس از همراهی شما
من از مقاله خوشم اومد چون خیلی بی طرفانه بود، ولی یه جا حس کردم کلی گفتید. مثلا درباره امنیت سیستم های ابری، آدم دوست داره یک راهنمای عملی هم داشته باشه
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام راضیه عزیز
نکته خوبی گفتید؛ بحث امنیت واقعا موردیه و باید با سوال های مشخص بررسی شود. سعی میکنیم یک بخش عملی اضافه کنیم مثل اینکه از شرکت سازنده درباره محل نگهداری دیتا، بکاپ گیری، دسترسی ها و گزارش لاگ ها دقیقا چه امکاناتی میدهد، تا تصمیم گیری راحت تر شود.
سپاس از همراهی شما
برای جمع بندی نهایی، نقش دسترسی ها خیلی مهمه. ما یک بار به انباردار دسترسی زیاد دادیم و بعدا کلی دردسر شد. این موضوع واقعا باید جزو خط قرمزها باشه.
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام کیارش عزیز
بله موافقم سطح دسترسی یکی از پایه های کنترل داخلی است و از همان روز اول باید جدی گرفته شود. بهتر است نقش ها (انبار، فروش، حسابداری، مدیریت) از ابتدا تفکیک شوند تا بعدا مجبور به اصلاحات سخت نشوید.
سپاس از همراهی شما
سلام من یه مقدار با بخش پشتیبانی مشکل دارم همه میگن پشتیبانی داریم، اما وقتی کار گیر میکنه تازه میفهمی چی به چیه. چه سوالی بپرسیم که بفهمیم پشتیبانی واقعی هست یا نه؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام میرزایی عزیز
پیشنهاد میکنم قبل از خرید درباره SLA یا زمان پاسخگویی کتبی سوال کنید، و بپرسید پشتیبانی شامل چه چیزهایی هست (آموزش، رفع باگ، گزارش سفارشی یا نه). حتی یک تماس تستی با پشتیبانی در ساعات شلوغ هم میتونه تصویر واقعی تری بده.
سپاس از همراهی شما
من یک نکته کوچیک دارم تو جمع بندی گفتید بهترین نرم افزار وجود نداره که درست هم هست، ولی بعضی وقتا آدم دنبال ۳ تا گزینه پیشنهادی میگرده که از اونجا شروع کنه.
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام بهروز عزیز
بله حق با شماست؛ برای شروع بررسی، داشتن چند گزینه پایه کمک کننده است. در عین حال سعی کردیم تاکید کنیم که انتخاب نهایی باید با توجه به صنعت، تعداد کاربر و نوع گزارش مورد نیاز انجام شود تا صرفا بر اساس اسم برند تصمیم گیری نشود.
سپاس از همراهی شما
برای تصمیم نهایی، شما پیشنهاد میدید اول یک نسخه ساده بگیریم و بعد ارتقا بدیم، یا از همون اول نسخه کامل تر بخریم که بعدا دوباره کاری نشه؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام پیمان عزیز
اگر مطمئن نیستید نیازهای آینده دقیقا چیه، شروع با نسخه ساده منطقیه به شرط اینکه مسیر ارتقا و انتقال داده در همون نرم افزار وجود داشته باشه. ولی اگر الان هم حجم عملیات بالاست، بهتره از همون اول نسخه مناسب مقیاس خودتون رو انتخاب کنید.
سپاس از همراهی شما
جمع بندی خوب بود، ولی به نظرم نقش آموزش اولیه خیلی دست کم گرفته میشه ما یک بار نرم افزار خوب خریدیم ولی چون کسی درست آموزش نداد، همه چیز به هم ریخت
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام الی عزیز
آموزش اولیه و راه اندازی درست، به اندازه خود نرم افزار اهمیت داره. حتی بهترین سیستم هم اگر کدینگ و فرآیندها درست چیده نشه، خروجی اشتباه میده.
سپاس از همراهی شما
سلام یه سوال اگه الان نرم افزار تحت ویندوز داریم و میخوایم بریم سمت ابری، انتقال اطلاعات معمولا چقدر دردسر داره؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام نازنین عزیز
انتقال اطلاعات بستگی به خروجی گرفتن از سیستم قبلی و فرمت فایل ها دارد. پیشنهاد میکنم قبل از خرید، از شرکت جدید بخواهید یک نمونه انتقال آزمایشی انجام بدهد تا معلوم شود چه داده هایی کامل منتقل میشود و چه چیزهایی نیاز به ورود دستی دارد.
سپاس از همراهی شما
من یه مقدار با بخش هزینه های پنهان موافقم خیلی از شرکت ها اول قیمت رو پایین میگن بعد میبینی برای هر ماژول باید جدا پول بدی. کاش تو جمع بندی یه چک لیست کوتاه هم میذاشتید.
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام سجاد عزیز
کاملا درست میگید، هزینه های پنهان یکی از جاهایی است که بیشتر افراد ضربه میخورند. حتما یک چک لیست کوتاه اضافه میکنیم که قبل از خرید، موضوعاتی مثل ماژول ها، تمدید، آموزش و محدودیت کاربر مشخص شود.
سپاس از همراهی شما
سلام وقت بخیر برای جمع بندی نهایی به نظرتون اولویت با گزارش سود و زیان درست و دقیق باشه یا با سرعت صدور فاکتور؟ ما هر دو رو میخوایم ولی مجبوریم یکی رو اول بذاریم
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام آراد عزیز
اگر قرار باشه یکی رو اولویت بدیم، گزارش دقیق مهم تره چون تصمیم های مالی و قیمت گذاری به اون وابسته است. سرعت فاکتور هم مهمه ولی معمولا با تمرین و تنظیمات قابل بهتر شدنه.
سپاس از همراهی شما
من مقاله جمع بندی رو خوندم، فقط هنوز توی ذهنم اینه که از کجا بفهمم یه نرم افزار واقعا برای ما جواب میده یا فقط تو دمو همه چی خوبه؟
کارشناس حسابداری و نرم افزار حسابداری
سلام مریم عزیز
بهترین کار اینه که دمو رو با یک سناریوی واقعی از شرکت خودتون تست کنید؛ مثلا چند فاکتور واقعی، چند هزینه، یک برگشت از فروش و آخرش گزارش سود و زیان. اگر خروجیها شفاف بود و تیم شما راحت کار کرد، احتمال زیاد انتخاب درستیه.
سپاس از همراهی شما